Transformación Digital: Cómo arrancar con su despapelización

No se trata de un trabajo ocioso, la despapelización de los procesos es una buena forma de arrancar con ese viaje que los analistas llaman Transformación Digital. Las razones son relativamente entendibles: un documento en papel es de difícil acceso y permite practicar sobre él tan sólo unas pocas tareas de automatización. En el marco de la Transformación Digital, los datos han alcanzado la categoría de activos intangibles de importancia crítica, ya que permiten tomar decisiones más eficaces, eficientes, y con resultados escalables en el tiempo. Pero un documento en papel no puede ser transformado en esta clase de información accionable o analizable hasta que no es digitalizado. Esa digitalización es, en otras palabras, el primer resultado tangible de la despapelización.

La buena noticia es que muchas organizaciones han abrazado las posibilidades que se obtienen a partir de la digitalización, razón por la cual cada vez hay más herramientas y plataformas muy asequibles que hacen posible este proceso. Los números son claros. Según ReportLinker, el mercado global de sistemas de gestión de documentos (DMS, por sus iniciales del inglés) fue valuado en 2019 en US$ 4.890 millones, y se espera que en 2025 llegue a los US$ 10.170 millones (la tasa compuesta de crecimiento anual ronda el 13%). “El mercado de DMS está en constante cambio, impulsado por la necesidad de una mayor eficiencia en el lugar de trabajo —acotan los analistas—. Se espera que las tecnologías mejoradas y la ejecución eficiente de DMS eliminen gradualmente el concepto tradicional de archivos en papel”.

Alejandro Zecler, Regional Director Of Business Development de Zetech, resume de esta forma las desventajas de “estar en papel”: “El papel es difícil de buscar, es offline, no es concurrente, no tiene backup, pero sobre todo, en un mundo que está hiperconectado, y más teniendo en cuenta que en estos meses (pandemia mediante) venimos haciendo trabajo remoto, si un documento está en papel, hay que ir a buscarlo al escritorio de la oficina”. Por otra parte, grafica Zecler, los papeles ocupan muchos metros cuadrados, que podrían ser destinados a otro fin, habida cuenta de lo que cuesta (desde el punto de vista inmobiliario y de real state), el metro cuadrado en las grandes ciudades.

Zetech es una empresa familiar que nació en 1994, con el propósito de “liberar el tiempo de las personas para que se puedan enfocar en lo importante y, a través de tecnologías que permiten despapelizar procesos, poder optimizarlos y agregarles valor. Aspiramos a que las personas en las áreas de Recursos Humanos, o de Finanzas, que son las áreas donde más nos enfocamos, puedan ser ocupadas en tareas que realmente agreguen valor, y no en acomodar papeles o sacarles fotocopias”.

Al principio, el core business de Zetech era la digitalización de los papeles (uno de sus primeros clientes fue La Caja de Ahorro y Seguro, que en circunstancias de mudanza de edificio debió afrontar la digitalización de un millón de documentos). Con el correr del tiempo, el eje del negocio fue virando hacia las herramientas de software para la digitalización, ya desde el inicio bajo la modalidad de Software as a Service. Hoy la operación se ha expandido a Uruguay, Chile, Colombia, Perú y México. En mayo de este año, la compañía fue adquirida por Grupo Visma: una empresa noruega de software, proveedor de soluciones para RRHH desde la nube, que factura anualmente 1.500 millones de euros en más de veinte países, y que, gracias a esta adquisición, logra desembarcar en América Latina. Esta adquisición (que concluyó en plena pandemia, a través de reuniones virtuales vía Zoom) da una idea cabal de lo dinámico que es el segmento de digitalización y gestión documental.

Con amplia experiencia en gestión de documentos y firma electrónica, Zetech seguirá desarrollando soluciones tecnológicas e innovadoras como NosConecta, TuRecibo.com y TSDocs. Hoy Zetech cuenta con casi un millón de usuarios y más de mil clientes a nivel nacional e internacional, que confían en sus soluciones para resguardar contratos, recibos de sueldo, facturas, legajos, y otros documentos atados a procesos empresariales. Precisamente, TuRecibo.com nació hacia fines de 2012 como una manera de despapelizar procesos, en este caso el de la gestión y entrega de los recibos de sueldo. “Primero lo hicimos para nuestros propios colaboradores, y una vez que vimos que esto tenía éxito, que esto aportaba valor tanto para el empleador como para el empleado, lo lanzamos”, recuerda Zecler. Esta herramienta se transformó en un verdadero portal en línea desde la nube (en este caso, AWS), donde está todo el legajo digital del empleado, desde la dsocumentaciónm asociada al on boarding, a la gestión de las vacaciones y licencias, y su impacto en el sistema de backend de RRHH. Una de las grandes ventajas es que todos esos documentos digitales también se encuentran accesibles remotamente a través de la web o aplicaciones.

Con el mismo espíritu que TuRecibo.com, Zetech también dispone de una herramienta para despapelizar las interacciones comerciales B2B (sobre todo entre proveedores y clientes), que se llama NosConecta. En esta plataforma se pueden gestionar presupuestos, contratos y otros documentos del intercambio comercial, muchos de los cuales, a la hora de necesitar hacer un reclamo ante un proveedor, la empresa cliente no lo tiene a mano. Zecler comenta, a modo de corolario: “El papel se pierde. Cuando necesitás hacer un reclamo o estás en una negociación, muy frecuentemente se da el caso de que no lo encontrás”.

Para Zecler, las empresas argentinas todavía tienen mucho por hacer. “En la Argentina hay unas 800.000 empresas. Supongamos que el 1% de estas empresas tienen más de cien empleados, que es un perfil que podría sacar más provecho de nuestras soluciones (aunque nuestra solución puede ser aprovechada por empresas mucho más pequeñas también). Son 8.000 empresas en la Argentina. Nosotros tenemos unos mil clientes, y nuestra competencia, en conjunto, podría tener otros mil clientes. O sea que hay, más o menos, 6.000 empresas que no han encarado la digitalización y la gestión documental a través de esta clase de plataformas”. 

Zecler admite que en COVID-19 aceleró la adopción.  “Los decisores se dieron cuenta de que, en la operación diaria, al trabajar descentralizados, necesitabas herramientas que te permitieron acceder a la información que está en los documentos. Uno se pregunta cómo es posible que muchas empresas grandes recién hayan encarado este cambio recién ahora, en el 2020 (nuestro producto existe desde 2012). En esto se advierte mucha resistencia al cambio, y hay que hacer educación: insistir, apoyar a los clientes en el cambio. Por más que muchas organizaciones siempre están detrás de lo urgente y lo que hace al core de su negocio, hay que tener en cuenta que este tipo de soluciones ayuda a que la gente se pueda enfocar en lo importante”, insiste el ejecutivo.

Encauzando el contenido empresarial

TIVIT es un proveedor de soluciones digitales (que van desde IoT a la gestión de información empresarial, entre muchos otros focos) que nació en Brasil en 1998 y hoy está presente en los diez principales países de América Latina. En los últimos cinco años ha invertido en el lanzamiento de su TIVIT OnDemandCloud en América Latina, y en la creación de un área de negocios dedicada 100% al negocio digitales de sus clientes.

Parte de la oferta de TIVIT tiene que ver con ECM (sistemas de Gestión de Contenido Empresarial), herramientas que para muchas organizaciones representan un punto de partida para su Tranfromación Digital. Consultado sobre el estado de adopción de estas soluciones en América Latina, Ivan Souza, Country Manager de TIVIT Argentina, comentó: “En proceso de adopción, países como México y Brasil presentan mayor índice de apropiación de soluciones tecnológicas enfocadas en Gestión de Contenido Empresarial / ECM, pero a nivel general se nota un avance creciente y consistente en toda la región. Según un informe de Fortune Business Insights, se espera que el mercado de gestión de contenido global crezca de US$ 15.330 millones en 2018 a US$ 43.160 millones en 2026, a una tasa compuesta anual del 14% durante el período de pronóstico”.

Souza explica que una solución de ECM puede ayudar a las organizaciones a administrar de manera eficiente los datos no estructurados relacionados con diferentes proyectos y gestiones de la compañía. “Los sectores del mercado como Gobierno, Salud, Finanzas y Seguros son los que suelen mostrar mayor interés y adopción del sistema de gestión de contenido empresarial a través de soluciones digitales”.

—¿Cuáles son los riesgos de quedarse en el papeleo físico? ¿Qué costos puede acarrear para una organización?
—Los riesgos de continuar con una gestión física del contenido empresarial suelen estar referidos normalmente a algún tipo de pérdida parcial o total de esos documentos, por ejemplo. Pero, además, una empresa atrasada en la implementación de soluciones tecnológicas de ECM está propensa a sufrir de procesos demorados y burocráticos; de disminución de la eficiencia; de decrecimiento en la calidad de la experiencia de los usuarios; a una menor transparencia y agilidad; y, finalmente, a una involución respecto a la competitividad de la compañía frente al mercado. Además, la gestión física de contenido empresarial demanda un gran volumen de archivo y papel lo que, en los contextos actuales de emergencia ambiental, puede derivar en serias acciones judiciales y rechazo social al denotar un bajo o nulo compromiso corporativo en temas relacionados con la Responsabilidad Ambiental Empresarial.

Funcionamiento y despliegue del ECM de TIVIT

Ivan Souza explica que el funcionamiento de la plataforma es sencillo, y detalla los pasos del despliegue:

• Primero se realiza un análisis de los volúmenes de documentación que la empresa interesada gestiona; quiénes y cuántos son los actores dentro del proceso; y qué se espera a la salida (output) de este flujo de trabajo.
• Posterior a esto, se realiza un diagnóstico de los procedimientos de gestión de la documentación, lo que implica evaluar posibles rutas de acceso a ese material de archivo que sean fáciles y útiles para los usuarios interesados.
• Una vez realizada la prueba de concepto, se procede a la implementación. El proceso que más lleva tiempo es la digitalización inicial del histórico de documentos, lo que puede llevar meses, pero la implementación de la herramienta se realiza en un solo día y la curva de adopción de la solución se estima que toma unos 4 meses en promedio, tiempo en el que los usuarios ya tienen los conocimientos para operar satisfactoriamente.
• El costo depende de cuántos usuarios van a operar (licenciamiento) y qué volumen de información se estará transaccionado desde allí sumado al histórico general. Este almacenamiento debe administrarse en la nube o en algún servidor local de la compañía.

—¿Tienen casos de éxito en Latinoamérica?
—Sí, en Brasil, y estamos en instancia de prueba de concepto con dos clientes en Argentina y uno en Chile (no podemos develar los nombres).

—Si tuviera que resumir la propuesta de valor de TIVIT en relación con su solución tecnológica de ECM en un párrafo, ¿qué diría?
—Estas soluciones llegaron para ayudar a las compañías a hace más fáciles y ágiles sus procesos, fidelizar a sus colaboradores haciendo más simple su trabajo, ahorrar costos operativos y constituye un gran aporte a la Responsabilidad Social Empresarial (RSE).