Durante años, las empresas escucharon la promesa de una oficina completamente libre de papel. La pandemia aceleró la digitalización, impulsó el trabajo híbrido y llevó a millones de organizaciones a migrar procesos hacia plataformas digitales. Sin embargo, la realidad del mercado mexicano demuestra que las impresoras están lejos de desaparecer. En cambio, están evolucionando para convertirse en herramientas estratégicas de productividad y sobre todo de ciberseguridad.
Diversos especialistas coinciden en que las impresoras conectadas a la red pueden representar un punto vulnerable si no cuentan con mecanismos adecuados de protección. Esta tendencia ha llevado a fabricantes como Canon a replantear su oferta empresarial, incorporando inteligencia artificial y funciones avanzadas de seguridad en sus equipos.
La oficina sin papel no llegó como se esperaba
Para Karla Ortiz, gerente senior de ventas del área empresarial de Canon Mexicana, la transformación del mercado ha sido evidente, pero no en el sentido que muchos anticipaban.
“La impresión ha evolucionado totalmente. La pandemia fue un disparador importante de este cambio. Hoy las personas imprimen de forma mucho más consciente y únicamente aquello que realmente tiene valor o importancia”, explicó.
La directiva señala que la cantidad de impresoras instaladas en el mercado mexicano se mantiene relativamente estable, aunque el volumen de impresión por equipo sí ha disminuido. De acuerdo con la experiencia de la compañía, cada dispositivo produce entre 10% y 15% menos impresiones que hace algunos años.
Ortiz considera que el concepto de una oficina completamente libre de papel no se materializó. “Creemos que la promesa del paperless no fue como nos la contaron. Definitivamente no vemos una oficina cien por ciento sin papel. Lo que sí vemos es una impresión más inteligente y consciente”, comentó.
Esta tendencia coincide con la necesidad de las empresas de optimizar recursos, reducir costos operativos y fortalecer sus estrategias ambientales, donde imprimir menos también representa un beneficio para sus objetivos de sostenibilidad.
El nuevo reto de TI: proteger también las impresoras
Uno de los cambios más importantes en el sector empresarial es que las impresoras ya forman parte de las conversaciones sobre ciberseguridad. En México, las organizaciones están incrementando sus inversiones en protección digital debido al crecimiento de los riesgos asociados con la inteligencia artificial, la expansión del trabajo híbrido y la creciente superficie de ataque en las redes corporativas.
Para Karla Ortiz, las empresas ya entendieron que cualquier dispositivo conectado puede convertirse en una puerta de entrada para un ciberataque. “Las empresas saben que todos los puntos de la red son vulnerables y necesitan equipos que ayuden a proteger esa infraestructura y no pongan en riesgo la integridad de la red”, aseguró.
Un ejemplo coyuntural de esta preocupación es el propio mercado mexicano, donde fabricantes y especialistas están impulsando modelos de seguridad Zero Trust, una filosofía que parte de no confiar automáticamente en ningún dispositivo conectado y verificar continuamente su estado de seguridad.
Incluso Canon emitió recientemente actualizaciones de seguridad para algunos de sus dispositivos empresariales, reforzando la importancia de mantener el firmware actualizado y monitorear constantemente estos equipos.
Inteligencia artificial para administrar y proteger documentos
La nueva generación de equipos empresariales incorpora capacidades que hace algunos años parecían reservadas para servidores o centros de datos. Canon ha integrado inteligencia artificial en su plataforma imageFORCE, la cual puede identificar el tipo de red en la que opera un dispositivo y generar recomendaciones automáticas de configuración para los administradores de TI.
Ortiz explicó que esta tecnología ayuda a reducir tiempos de implementación y fortalece la seguridad desde el momento en que el equipo se conecta. “El dispositivo detecta las condiciones de la red y le sugiere al administrador cuáles son las configuraciones ideales para operar de forma segura. Esto ahorra mucho tiempo a los equipos de TI”, afirmó.
La plataforma también incorpora herramientas de verificación del sistema, protección contra alteraciones del firmware y mecanismos de monitoreo continuo, elementos que responden a las necesidades actuales de las empresas mexicanas.
Además de la seguridad, las organizaciones están modificando sus criterios de compra. Hace algunos años el principal interés era reducir costos de impresión. Actualmente, las empresas buscan soluciones que también contribuyan a sus estrategias ambientales y permitan medir el impacto de sus operaciones.
Según Karla Ortiz, las compañías solicitan cada vez más herramientas que les ayuden a conocer cuánto papel ahorran y cuál es el beneficio ambiental generado.
“Las empresas ya no quieren imprimir solamente para ahorrar dinero. También buscan hacerlo de forma consciente y amigable con el medio ambiente”, comentó.
Los sistemas actuales permiten generar reportes sobre ahorro de papel, reducción en el consumo de agua y otros indicadores relacionados con sostenibilidad, una tendencia que ya forma parte de las solicitudes habituales del mercado corporativo.
Preguntas frecuentes:
1. ¿Por qué las impresoras siguen siendo importantes para las empresas en México?
Aunque la digitalización ha reducido el volumen de impresión, las empresas mexicanas continúan utilizando documentos físicos para procesos críticos, contratos, expedientes y materiales de trabajo. Hoy, las impresoras empresariales ofrecen funciones de ciberseguridad, inteligencia artificial y gestión documental que las convierten en una herramienta estratégica para las áreas de TI.
2. ¿Cómo ayuda la inteligencia artificial en las impresoras empresariales?
La inteligencia artificial permite detectar el entorno de red donde se instala el equipo, sugerir configuraciones de seguridad y optimizar la administración del dispositivo. Esto reduce el tiempo de implementación, fortalece la protección de la información y facilita el trabajo de los administradores de TI.
3. ¿Cuáles son las principales tendencias en impresión empresarial para 2026?
Las tendencias incluyen impresión consciente para reducir desperdicios, integración de medidas de ciberseguridad, adopción de modelos Zero Trust, uso de inteligencia artificial para administrar equipos y herramientas que ayudan a las empresas a medir su impacto ambiental mediante reportes de sostenibilidad.
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