5 recomendaciones clave para evitar la falsificación de documentos

Es fácil pensar que los fraudes por falsificación de documentos son cosa del pasado, sin embargo, la realidad es otra, la suplantación de identidad, alteración de títulos y falsificación de comprobantes o entradas siguen causando graves pérdidas económicas, legales y reputacionales en todo el mundo.

La falsificación documental no solo afecta a grandes corporativos o entidades gubernamentales, hoy cualquier persona u organización puede ser blanco de estos delitos desde el estudiante que recibe un diploma apócrifo, hasta el fan que compra un boleto fraudulento para un concierto.

Datos recientes aseguran que  las pérdidas globales por falsificación de documentos y empaques ascienden a más de 584 mil millones de dólares, una cifra alarmante que revela la magnitud de esta amenaza silenciosa.

Tan solo en el caso de entradas a conciertos, se calcula que cada mes se pierden cerca de 4 millones de dólares por la venta de boletos falsos. La industria farmacéutica también sufre consecuencias graves, con 231 mil millones de dólares en pérdidas estimadas debido a la falsificación de empaques. Además, se han detectado más de 200 mil títulos académicos falsos en circulación en Estados Unidos, lo que pone en duda la credibilidad de los sistemas educativos y de reclutamiento.

La seguridad documental en la era digital

Aunque la transformación digital permite automatizar procesos y facilitar el acceso a la información, también abre nuevas puertas para la alteración de documentos, un simple archivo PDF puede ser manipulado en segundos y en redes sociales abundan los tutoriales para falsificar desde identificaciones hasta facturas.

Por tal motivo, la confianza y seguridad siguen siendo pilares fundamentales para preservar la integridad documental.

Xerox, empresa en tecnología de impresión asegura que prevenir el fraude documental no tiene por qué ser complicado ni costoso, y puede lograrse a través de tecnologías accesibles y especializadas que brindan una capa extra de autenticidad y verificación.

“Las herramientas tecnológicas que ofrecemos en Xerox para prevenir la falsificación de documentos, como exclusivos efectos de imagen especiales, incluyen además programas para la gestión de documentos digitales y servicios de seguridad”, comenta Gustavo Abundis, LATAM Software & Solutions Business Development de Xerox.

Por eso te brindamos algunas recomendaciones para evitar la falsificación de documentos

1. Incorporar elementos visuales antifraude

Una de las formas más eficaces para combatir el fraude documental es la implementación de efectos visuales imposibles de replicar fácilmente. Xerox, por ejemplo, ha desarrollado tecnologías como:

• Microtext, texto tan pequeño que solo puede leerse con lupa.
• Glossmark Text, marcas visibles únicamente al inclinar el documento.
• FluorescentMark, visible solo con luz ultravioleta.
• Texto InfraRed, detectable mediante cámaras infrarrojas.
• Marcas de correlación, que requieren una lámina “clave” para revelar el contenido.

Estas herramientas pueden combinarse entre sí en cualquier tipo de impresión monocromática, a color, en hoja cortada o impresión continua  sin necesidad de invertir en papeles o tintas especiales.

2. Digitalizar con gestión segura de documentos

No basta con escanear documentos o enviarlos por correo electrónico. Es fundamental contar con sistemas que gestionen los archivos digitales con estándares de seguridad, rastreo de acceso y control de versiones. De esta forma, se reduce el riesgo de que el documento original sea alterado en su ruta digital.

3. Automatizar flujos de trabajo

Reducir la intervención humana en tareas repetitivas no solo mejora la productividad, también disminuye la posibilidad de errores que pueden ser aprovechados por los falsificadores. El ecosistema de impresión digital de Xerox incluye software que automatiza la preparación, preimpresión y enrutamiento de trabajos, lo que ayuda a blindar procesos clave dentro de las organizaciones.

4. Personalizar documentos con datos únicos

Otra estrategia eficaz es la personalización inteligente. Imprimir documentos que contengan variables únicas para cada receptor –como nombre, número de folio o identificadores visuales– hace que la falsificación sea mucho más difícil y costosa. Xerox permite adaptar mensajes y gráficos a cada cliente sin perder calidad, incluso a gran escala.

5. Apostar por calidad de imagen optimizada

La tecnología de impresión actual también permite incluir detalles de alta precisión que son difíciles de replicar sin el equipo adecuado. Xerox ofrece automatización avanzada para reducir residuos y mejorar la calidad de impresión, lo que refuerza la autenticidad del documento en cada copia.

El impacto de la falsificación va más allá de lo económico. Una entrada falsa puede arruinar la experiencia de un fan; un cheque alterado puede desatar una investigación legal contra una empresa; un título académico apócrifo puede poner en riesgo la reputación de una universidad o incluso poner en manos inadecuadas un puesto de alta responsabilidad. Se trata de un problema que afecta a la confianza, uno de los activos más valiosos de cualquier organización.

A diferencia de lo que muchos piensan, blindar un documento no requiere inversiones millonarias ni equipos complejos, las tecnologías de protección documental están cada vez más democratizadas y adaptadas a negocios de todos los tamaños.

“Las soluciones están diseñadas para mejorar la productividad, reducir costos y ofrecer una amplia gama de opciones de impresión de alta calidad”, así lo asegura Xerox, con el crecimiento del comercio digital, el trabajo remoto y la educación a distancia, la integridad documental se volvió una prioridad estratégica.

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