Migraciones tecnológicas: comprender los riesgos y dónde garantizar el valor

Si alguien se compra una casa o un departamento, seguramente estará emocionado. Será una decisión cuidadosamente considerada y presupuestada, nadie haría esta compra sin considerar los costos de funcionamiento continuos. Sí, está el pago del pie, un monto inicial considerable, pero luego está la hipoteca, la electricidad, la calefacción, el agua, además de los gastos de manutención, comida, facturas, etc. Al considerar el almacenamiento de datos, las organizaciones deben asegurarse de haber considerado y desarrollado tanto el pago inicial como el costo y operaciones en curso.

Este informe de Forrester sobre una plataforma de software de Thomson Reuters sitúa los costes de implementación en hasta un 40%. Si bien una investigación reciente de IDC lo sitúa aún más alto. La encuesta Cloud Pulse de IDC del del último trimestre de 2023 realizada a 1.350 usuarios de la nube en todo el mundo en diciembre encontró que el 54% del presupuesto de TI se asigna al mantenimiento de los sistemas y aplicaciones existentes en lugar de nuevos proyectos que respalden la innovación empresarial.

Estos elementos no suelen tenerse en cuenta a la hora de tomar una decisión de compra. ¿Por qué? La mayoría de clientes o no la miden, o la miden en diferentes centros de costos, con presupuestos atribuidos a otros departamentos: la electricidad está en las instalaciones; la contratación de especialistas cae en RR HH, los costos de migración (horas de fin de semana y administración de edificios, por ejemplo) se concentran en TI, finanzas e instalaciones, mientras que las adquisiciones examinan el costo inicial.

Es como comprar una casa mirando por una pequeña mirilla en la puerta. Cuando se abre la puerta, los nuevos propietarios se dan cuenta de que no es el espacio moderno y espacioso que se había prometido. Se produce un shock desagradable.

¿Por qué las organizaciones hacen esto?

Hay tres cuestiones:

1. El equipo de adquisiciones no comprende las complejidades de la gestión de la infraestructura, ya que se concentra en exprimir al proveedor en el punto de venta, en lugar del uso a largo plazo, o se los mide y bonifica únicamente en función del costo de adquisición.
2. No siempre se sabe cómo medir el costo total. Algunos proveedores son culpables de ocultar los costos reales de funcionamiento simplemente para entrar por la puerta.
3. Los costos de funcionamiento dentro de 3 a 5 años parecen estar muy lejos. Podría ser fácil para la persona que lo implementa pensar que dentro de unos años será problema de otra persona.

Debido a este último punto, está tan lejos que podría ser fácil olvidar el dolor de la migración y la gestión del departamento de tecnología. Reemplazar un servidor es realmente fácil: los equipos mueven instancias de máquinas virtuales de un lugar a otro y es instantáneo. Requiere mínimo o ningún esfuerzo o tiempo. Sin embargo, una nueva matriz de almacenamiento es diferente. Imagina la casa de nuevo, los propietarios se dan cuenta de que se está derrumbando, no pueden vivir allí y están planeando mudarse. Todos sus recuerdos y muebles están ahí: sus valiosos datos. Una migración equivale a no reparar un techo con goteras, durante una tormenta de nieve, y esperar que sus pertenencias permanezcan seguras y secas.

Al utilizar un sistema heredado, las empresas se ven obligadas a hacerlo cada pocos años. Esto supone un enorme riesgo empresarial y una considerable inversión de tiempo, planificación, esfuerzo y costes. Desafortunadamente, algo siempre sale mal: las pertenencias se extravían y se ponen en riesgo datos y operaciones comerciales valiosas.

Estos errores/problemas se deben a algunos factores. Error humano: las personas cometen errores y se producen interrupciones durante la gestión del cambio. Si las organizaciones pueden minimizar el cambio, automáticamente reducen el riesgo. Los clientes nos dicen que, al tener una solución de almacenamiento como servicio, han eliminado la gestión de cambios y el valor es inmenso.

Para un cliente financiero, anteriormente todos sus errores e interrupciones ocurrían durante la gestión de cambios. La migración fue un problema grande y costoso y, desde que implementaron el almacenamiento como servicio, donde los componentes del arreglo se reemplazan según sea necesario, han eliminado estas preocupaciones y el tiempo de inactividad. El almacenamiento como servicio (STaaS) agrega aún más valor ya que el proveedor comparte el riesgo de consumo y ofrece muchos servicios de valor agregado, como la planificación de capacidad.

Las soluciones STaaS adecuadas también vienen con SLA y garantías que imponen al proveedor la responsabilidad de poner su dinero en lo que dice y gestionar y proporcionar un servicio adecuadamente.

Equilibrar las presiones presupuestarias y la necesidad insaciable de más almacenamiento de datos está impulsando una mayor adopción de STaaS. El valor es enorme para las organizaciones a) minimizar el riesgo; b) eliminar las migraciones; c) minimizar los desechos electrónicos; d) aumentar la agilidad empresarial; e) garantizar la utilización eficiente de los activos. La lista de beneficios continúa, además el cliente tiene la seguridad adicional de que el acuerdo está respaldado por poderosos Acuerdos de Nivel de Servicio que hacen que el proveedor rinda cuentas.

Preparándose para el trabajo de construcción

Se podría esperar que una migración planificada tardará un año. Pero invariablemente llevará mucho más tiempo. Hemos oído hablar de un gran banco que realizó una migración heredada en la que programaron la migración de docenas de aplicaciones durante un fin de semana, pero en el último minuto, solo unas pocas se movieron debido a otros factores. Esto se traduce en retrasos constantes en el proceso de migración, lo que inmediatamente añade costos.

También significa que las nuevas matrices están en gran medida infrautilizadas. Si el departamento de adquisiciones evaluó un acuerdo en función del costo por GB y los arreglos no se llenan rápidamente, el costo real por GB está aumentando. Digamos que en un año una matriz está llena al 50%, lo que significa que el cliente ha pagado el doble y solo la mitad de lo que compró está en uso.

Se convierte en un efecto compuesto y no se considera cuando se compra. La antigua infraestructura que se esperaba fuera desactivada no lo ha sido porque todavía hay aplicaciones y datos en ella. Además, el nuevo kit está inactivo, pero su funcionamiento cuesta dinero. Mientras tanto, la persona encargada de las adquisiciones podría recibir una bonificación por comprar soluciones a bajo precio. Las organizaciones deben evitar este trabajo de construcción integral y pasar a una solución que se actualice de forma continua y no disruptiva.

¿Mudarse a un hotel?

No a mucha gente le gusta cocinar y limpiar todos los días, pagar impuestos municipales o facturas. La gente podría optar por alojarse en un hotel para evitar esto. Si bien recibirán un servicio y una experiencia superiores, pagarán un precio superior. Es una de las promesas de la nube: los equipos de TI y los propietarios de aplicaciones no tienen que preocuparse por el funcionamiento diario o los problemas de migración, pero pagan una prima enorme por cada utilidad incremental. Alguien más carga con la subutilización y el riesgo de migración.

Al fondo hay un ejército de personas realizando todas estas funciones. Si bien no es el equipo de una organización quien realiza el trabajo, la organización pagará por ello, a veces sin darse cuenta. Por supuesto, la nube tiene beneficios que incluyen economías de escala, portabilidad, facilidad de uso y la capacidad de probar cosas nuevas. Hay lugar tanto para la nube como para el entorno local dependiendo de los objetivos comerciales de una organización y la mayoría tiene un enfoque híbrido en estos días.

La gente se da cuenta de que si se completa una evaluación adecuada de la gestión del ciclo de vida de los activos de infraestructura y el entorno está bien administrado, las organizaciones pueden ofrecer almacenamiento local para las cargas de trabajo y aplicaciones adecuadas a un costo menor a largo plazo que en la nube.

Estrategia para propietarios

Para evitar caer en esta trampa y cargar con costos inesperados, las empresas necesitan un enfoque a largo plazo. La estrategia debe garantizar que las implementaciones de tecnología no se centren únicamente en el costo inicial de compra, sino en todo el ciclo de vida de propiedad. Así como el propietario de una vivienda necesitaría presupuestar las reparaciones, también lo deben hacer las empresas cuando consideran el almacenamiento de datos a largo plazo y la eliminación de las migraciones.

Unir todas las partes de una empresa es vital para el éxito: adquisiciones, infraestructura, recursos humanos, TI en general, propietarios de aplicaciones; todos ellos deben participar y ser conscientes de lo que se compra y por qué para poder prepararse para el éxito a largo plazo.