Muchos de los negocios que cuentan con un sistema de administración empresarial no lo cambian porque desconocen los procesos a realizar y creen poner en riesgo la operación de la empresa. Sin embargo, ahora todo es más. En este sentido, Israel Coto, Director de Microsip Oficina México, rescata seis pasos para cambiar de software administrativo.
- Análisis y metodología de la operación
El análisis de procesos, explica el directivo, es la parte medular ya que se trata de conocer a fondo las necesidades de la empresa y sus objetivos, asimismo sus alcances y limitantes.
“En un primer paso se realiza una conciliación de lo que el sistema ofrece con las expectativas de los clientes, se tropicaliza y definen las funciones del software, a través de un examen exhaustivo de los diagramas de flujos de la operación, los ciclos de información, requerimientos en equipo e infraestructura, hasta llegar a los principales indicadores que el cliente necesita”.
- Instalación, configuración y parametrización / Diseño de formatos y reportes
Como segundo paso, la propuesta de la firma es instalar, configurar el sistema bajo los acuerdos del paso anterior y elaborar los diseños de formatos y reportes por área desde los sencillos hasta los mediamente complejos. Por otro lado, los reportes, facturas y notas de crédito y otros documentos se definen y se establece sus usos.
- Simulación de ciclos, capacitación y detección de puntos de mejora
Para Israel Coto, la siguiente etapa consiste en realizar pruebas acerca del funcionamiento del software y determinar si los procesos nuevos son coherentes. Después, se realizan cambios previos a la puesta en marcha.
“Posteriormente, se inicia la capacitación a los empleados acerca del nuevo sistema. En algunas ocasiones, los trabajadores, como usuarios finales, son capaces de sugerir cambios para procedimientos más exitosos, así como detectar malas prácticas. Para llevar a cabo este paso resulta fundamental que el dueño de la empresa se involucre para cubrir los requisitos al 100% y si es necesario retomar la metodología inicial”, comenta el directivo.
- Importación de saldos
Después de la realización de los puntos de mejora y capacitación del personal, Microsip recomienda establecer fecha de arranque. Las cuentas de los clientes y proveedores, así como los costos y existencias de los inventarios serán trasladados al nuevo sistema.
- Puesta en marcha y garantía
La puesta en marcha representa un momento determinante porque, según señala la compañía, es cuando se apaga el sistema anterior y los integrantes de la empresa empiezan a trabajar con el nuevo. En este instante es cuando existen mayores posibilidades de detectar errores y se puede valorar realmente la calidad del trabajo del consultor.
Por otro lado, la garantía es el respaldo del trabajo realizado incluyendo saldos, análisis y alcances que se determinaron.
- Soporte post venta.
Además de la garantía, es importante que siempre se pueda contar con soporte técnico, cursos de actualización constante o capacitación. “En este último punto también se engloban revisiones periódicas, sugerencia de mejoras e incluso la adquisición de soluciones complementarias”, concluye el directivo.
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