Por Patricia Soria, cofundadora y CEO de QuienVino.
La transformación digital se instaló definitivamente en la agenda de las empresas. Procesos que hasta hace pocos años se resolvían con planillas, papeles, correos electrónicos o tareas manuales hoy pueden digitalizarse y automatizarse en muy poco tiempo.
Sin embargo, hay algo que aprendí trabajando con empresas que atraviesan estos procesos: incorporar tecnología y transformar una organización son dos cosas muy diferentes.
Una empresa puede pasar sus planillas a la nube, digitalizar documentación, automatizar tareas administrativas e incluso incorporar inteligencia artificial y continuar trabajando con prácticamente la misma lógica de antes.
Cambió la herramienta. Pero no necesariamente cambió la empresa.
Muchas veces pensamos la transformación digital desde la tecnología que vamos a incorporar, cuando creo que la conversación debería empezar bastante antes: ¿qué queremos cambiar y para qué?
La tecnología es un habilitador. Puede disminuir drásticamente costos de gestiones manuales, acelerar procesos, eliminar tareas repetitivas, generar información y abrir posibilidades que antes no teníamos. Pero la transformación ocurre cuando conseguimos que las personas y la organización trabajen mejor a partir de ella.
Automatizar no es hacer lo mismo más rápido
Durante años, una parte importante de nuestro tiempo de trabajo estuvo dedicada a tareas rutinarias: cargar información, completar planillas, controlar datos, preparar reportes, enviar documentación o repetir procesos administrativos.
Hoy muchas de esas tareas pueden automatizarse.
Y eso abre una discusión que me parece mucho más interesante que preguntarnos solamente qué podemos automatizar: ¿qué vamos a hacer con el tiempo que la tecnología nos devuelve?
Porque el verdadero valor de automatizar no debería ser únicamente hacer lo mismo en menos tiempo.
Si la tecnología puede ocuparse de lo rutinario, las personas podemos concentrarnos en aquello donde realmente podemos aportar más valor: analizar información, resolver problemas, crear, escuchar, desarrollar equipos y tomar mejores decisiones.
En definitiva, podemos dedicar más tiempo a aquello que requiere criterio humano.
Esto es algo que veo particularmente en la gestión de personas. Todavía hay organizaciones donde registrar horarios, administrar licencias, organizar turnos, gestionar documentación o preparar información requiere combinar planillas, mensajes, papeles y una enorme cantidad de seguimiento manual.
Cuando creamos QuienVino partimos justamente de ese problema. La pregunta no era solamente cómo digitalizar esas tareas, sino qué podría hacer una empresa si quienes gestionan personas dejaran de dedicar tantas horas a administrarlas.
Automatizar y centralizar esos procesos puede liberar hasta dos horas diarias de gestión administrativa. Pero para mí el dato verdaderamente importante no son solamente esas dos horas. Es qué hacemos con ellas.
¿Las usamos para entender mejor qué está pasando en nuestros equipos? ¿Para anticiparnos a un problema? ¿Para analizar información? ¿Para conversar con las personas? ¿Para mejorar un proceso? ¿Para pensar en lugar de simplemente ejecutar?
Ahí es donde la tecnología empieza a generar una transformación real.
El problema de la “resistencia al cambio”
Hay otra frase que escuchamos mucho cuando una implementación tecnológica no funciona como esperábamos: “la gente se resiste al cambio”. Creo que deberíamos revisar esa explicación.
Cuando una persona lleva diez o quince años realizando una tarea de determinada manera y de un día para otro incorporamos una herramienta que modifica ese proceso, no estamos cambiando solamente un software.
Estamos modificando rutinas, responsabilidades y conocimientos. Incluso podemos estar cambiando una tarea que esa persona entendía como parte importante de su lugar dentro de la organización.
Antes de hablar de resistencia deberíamos preguntarnos otras cosas. ¿Explicamos para qué estamos haciendo el cambio? ¿Involucramos a quienes van a utilizar la herramienta? ¿La nueva tecnología realmente simplifica su trabajo? ¿O durante la implementación estamos agregando una tarea más a una agenda que ya estaba saturada?
Por eso hay una idea que para mí es central: las personas no acompañan el cambio; son parte del cambio.
Escuchar, comunicar e involucrar no son aspectos “blandos” de una implementación tecnológica. Son parte de la implementación.
Podemos elegir la mejor herramienta disponible, pero si la organización no comprende qué problema viene a resolver y cómo debería mejorar su manera de trabajar, probablemente la transformación quede a mitad de camino.
La tecnología también cambia lo que significa liderar
Hay otra consecuencia de esta aceleración tecnológica que quizás estamos discutiendo menos: también está cambiando las capacidades que necesitamos para conducir organizaciones.
Durante mucho tiempo, liderar podía asociarse con tener experiencia suficiente para saber qué hacer frente a determinadas situaciones.
Hoy el contexto cambia demasiado rápido para pretender tener todas las respuestas.
Las herramientas cambian. Los modelos de negocio cambian. Aparecen nuevas posibilidades de automatización. La inteligencia artificial vuelve a modificar procesos que quizás terminamos de digitalizar hace apenas unos años.
En ese escenario, liderar implica cada vez más aprender, adaptarse y decidir sin tener el mapa completo.
Significa poder leer los datos propios para tomar decisiones, entender profundamente la cultura de la organización, conversar el cambio antes de anunciarlo y distinguir qué conviene automatizar y qué queremos seguir resolviendo con criterio humano.
Ninguna de esas capacidades viene instalada con un software.
La pregunta que viene después de la IA
Con el avance de la inteligencia artificial y la automatización, probablemente podamos delegar cada vez más tareas a la tecnología.
Por eso creo que la discusión más interesante de los próximos años no será solamente qué puede hacer la tecnología por nosotros.
También tendremos que decidir qué queremos seguir haciendo nosotros.
Qué decisiones queremos delegar. Cuáles necesitan criterio humano. Qué hacemos con el tiempo que recuperamos. Qué nuevas capacidades necesitamos desarrollar. Y cómo conseguimos que las personas crezcan al mismo tiempo que evolucionan las herramientas con las que trabajan.
Una empresa con más tecnología no es necesariamente una empresa más innovadora, más eficiente o mejor preparada para el futuro.
La diferencia no va a estar solamente en las herramientas que incorpore.
Va a estar en lo que sea capaz de hacer con ellas y, sobre todo, en lo que permita hacer a sus personas.
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