Herramientas digitales que transforman la gestión de gastos en las pymes.

Las 5 mejores herramientas de gestión de gastos

Digitalizar los gastos ya no es una opción para las pymes de Latam. Estas soluciones permiten ahorrar tiempo, evitar errores y tomar mejores decisiones con información en tiempo real.

Redacción de ITSitio junio 9, 2025

2 minutos de lectura

¿Tu pyme sigue llevando los gastos en planillas o WhatsApp? Entonces es momento de dar un salto. En 2025, las soluciones digitales no solo simplifican procesos: transforman la manera en que las pequeñas y medianas empresas gestionan su dinero. Desde la automatización de recibos hasta el control en tiempo real, estas cinco herramientas destacan por su impacto concreto, su facilidad de uso y, sobre todo, su adaptación al mercado latinoamericano.

5 mejores herramientas de gestión de gastos

Quipu: contabilidad simplificada

Quipu sienta bases para la gestión contable y fiscal de forma clara y eficaz. Permite emitir facturas en segundos, conectar tus cuentas bancarias para conciliación automática y visualizar flujos futuros de caja (a 3, 6 y 12 meses). La reducción del 70 % en la carga administrativa y planes mensuales con prueba gratuita la hacen práctica y económica para pymes que buscan orden sin complejidad.

Aunque no digitaliza facturas electrónicas regionales, cumple un rol clave en contabilidad y conciliación de bancos locales sin exigir conocimientos contables avanzados.

La plataforma Quipu permite visualizar en tiempo real el estado del flujo de caja y proyectarlo a futuro, ayudando a las pymes a anticiparse a desbalances financieros. — Gestión de gastos: la plataforma Quipu permite visualizar en tiempo real el estado del flujo de caja y proyectarlo a futuro, ayudando a las pymes a anticiparse a desbalances financieros.

Factorial Expenses: finanzas y RR.HH. de la mano

Componente natural del ecosistema Factorial (ya implantado en más de 5 países latinoamericanos), Factorial Expenses permite que miles de empleados carguen recibos con IA, soliciten viáticos desde su celular y usen tarjetas digitales con aprobación automática.

Esta conexión entre finanzas y RR.HH. elimina trámites manuales, reduce errores y acelera procesos internos. Para pymes medianas que ya usan Factorial o que desean profesionalizar sus políticas de gastos, es una solución coherente, funcional y segura.

Con Factorial Expenses, los colaboradores pueden cargar recibos de gastos desde el celular en segundos, agilizando el reembolso y reduciendo errores. — Gestión de gastos: con Factorial Expenses, los colaboradores pueden cargar recibos de gastos desde el celular en segundos, agilizando el reembolso y reduciendo errores.

Fuell: control de gasto desde el primer peso

Imagina gestionar tarjetas corporativas (físicas o virtuales) desde tu app, mientras recibos se digitalizan en el momento, el IVA se recupera automáticamente y los responsables tienen visibilidad inmediata. Fuell hace exactamente eso. Con paneles de consumo detallado por proyecto y empleado, es ideal para pymes con turnos, proyectos externos o equipos remotos donde el control y trazabilidad son prioridad.

Además, su enfoque en ciberseguridad y actualizaciones via feedback real lo convierte en una opción segura y efectiva para el entorno digital latinoamericano.

Gestión de gastos: Fuell combina control de tarjetas corporativas y reportes visuales para seguir el gasto por proyecto o equipo en tiempo real.

Payhawk: fintech global con mirada latinoamericana

Aunque nació en Europa, Payhawk ya opera en la región con grandes clientes y enfoque multimoneda. Automatiza tareas que suelen consumir más de 4.600 horas manuales al mes, con una precisión del 88 % en la clasificación de gastos.

Ofrece tarjetas configurables, soporte para más de 40 monedas, facturación electrónica y conciliación automática. Ideal para pymes que exportan, tienen ventas internacionales o cuentan con equipos distribuidos. Es escalable, moderno y solvente.

Gestión de gastos: Payhawk automatiza la conciliación de gastos y soporta operaciones en más de 40 monedas, ideal para empresas con equipos regionales o comercio exterior.

Spendesk: visibilidad financiera para decisiones inteligentes

Ya gestiona más de 10.000 millones en gastos y tiene presencia creciente en LATAM. Su propuesta es clara: tarjetas corporativas + aprobaciones desde el panel + seguimiento de presupuestos + conciliación en único lugar. Más de 3.500 empresas lo usan y los usuarios independientes reportan beneficios claros: decisiones financieras más rápidas, reducción de errores y menos carga operativa. Para pymes con visión de crecimiento, es una herramienta estratégica y práctica.

Contexto regional que respalda la transformación

Más del 90 % de las pymes latinoamericanas aceptan pagos digitales hoy.
Las billeteras virtuales crecerán un 20 % anual hasta 2025, alcanzando USD 70 000 M en volumen.
Sistemas como PIX en Brasil o PSE en Colombia marcan la transición del efectivo al pago instantáneo.
Unos 24 millones de pymes en la región ya usan al menos una solución fintech, en una región con 65 millones de pymes en total.