Para una pequeña empresa, emitir una factura, revisar gastos, conciliar movimientos bancarios o mantener al día la información fiscal puede parecer una parte inevitable del negocio. El problema es que todas esas tareas consumen tiempo que podría dedicarse a vender, atender clientes o hacer crecer la empresa.
En México las micro, pequeñas y medianas empresas representan prácticamente la totalidad del tejido empresarial, la inteligencia artificial comienza a plantearse como una herramienta para automatizar precisamente esos procesos. De acuerdo con el INEGI, en 2023 las microempresas representaron 95.5% de las unidades económicas del país y concentraron 41.5% de las personas ocupadas. Además, 82.1% de las pequeñas empresas ya utilizaban internet para realizar sus actividades.
Este fue uno de los temas centrales de una nueva conversación de Future Talks, el podcast de IT Sitio, donde hablamos con Jakub Roubal, Chief Revenue Officer de Alegra, sobre la manera en que la IA está entrando en la contabilidad y administración de las pymes.
El problema no es el precio, sino no saber por dónde empezar
Jakub Roubal explica que uno de los principales obstáculos para que las pequeñas empresas adopten inteligencia artificial no necesariamente es el costo de las herramientas. El verdadero reto, asegura, es entender qué pueden hacer con ellas.
“Las PyMEs no es que no estén preparadas, pero ni están conscientes de lo que le pueden pedir y esperar de inteligencia artificial”, explicó durante la entrevista. Desde su perspectiva, la IA está modificando algo más profundo que la automatización de una tarea: la manera en que las personas aprenden y utilizan tecnología.
Para ejemplificarlo, Roubal recordó que durante años quiso aprender a programar, pero la falta de conocimientos técnicos se convirtió en una barrera para desarrollar algunas de sus ideas. Con la llegada de las herramientas generativas, esa limitación comenzó a desaparecer. “Hoy en día ya no es restricción, ya no es limitante”, señaló.
La diferencia está en que una persona puede explicar en lenguaje natural qué quiere conseguir y utilizar una herramienta de IA para construir parte del proceso, sin necesariamente convertirse en programador.
En el caso de la contabilidad, esa evolución puede ser especialmente relevante para las pymes porque buena parte de sus procesos todavía dependen de la captura manual de información.
Durante la conversación, Roubal puso un ejemplo sencillo: un empresario puede abrir WhatsApp y pedir mediante voz que se genere una factura para un cliente determinado, con el producto y el monto correspondiente. Alegra procesa la instrucción y genera el documento fiscal.
La compañía actualmente ofrece funcionalidades de IA para registrar facturas, categorizar gastos, generar reportes, conciliar movimientos bancarios y automatizar registros contables. En México, Alegra asegura contar con más de 50,000 empresas y firmas contables que utilizan su plataforma.
Además, la plataforma señala que cuenta con 38 funcionalidades de IA activas y que la lectura automática de facturas ha incrementado su adopción 17 veces en un periodo de 12 meses. También reporta una reducción de 46% en el tiempo utilizado para crear facturas mediante lectura automática frente al proceso manual.
La idea no es únicamente generar una factura más rápido. El objetivo es conectar diferentes procesos para que una acción desencadene otras automáticamente: registrar una venta, actualizar inventario, conciliar un pago o generar una alerta cuando exista una inconsistencia.
La contabilidad mexicana ya es digital, pero todavía puede ser más automática
México tiene además una particularidad: buena parte de la operación empresarial está vinculada a procesos fiscales digitales. El SAT establece que las personas físicas y morales deben expedir comprobantes fiscales por las actividades que realizan y actualmente la versión válida del CFDI es la 4.0. Desde abril de 2023, esta versión sustituyó definitivamente a la 3.3.
Esto significa que para una pyme la facturación no es simplemente una actividad administrativa. Forma parte de sus obligaciones fiscales y requiere información específica como RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal del receptor.
En este contexto, la automatización puede reducir la cantidad de captura manual que existe entre una venta y su registro contable. Alegra, por ejemplo, ofrece herramientas que permiten importar información fiscal, automatizar registros contables, conectar bancos y generar reportes. También cuenta con funcionalidades para despachos que administran múltiples RFC desde una misma plataforma.
La siguiente batalla será hacer que la IA sea fácil de usar
Para Roubal, la tecnología no debería obligar a los empresarios a convertirse en expertos. De hecho, considera que la adopción será mayor cuando las herramientas sean capaces de hablar el lenguaje cotidiano de quienes las utilizan.
En esa dirección, Alegra anunció en junio de 2026 la integración de su servidor MCP, que permite conectar los datos de una cuenta con asistentes como ChatGPT, Claude o Perplexity. La compañía explica que la conexión permite consultar información como facturas, gastos, clientes e inventario mediante lenguaje natural y bajo un esquema de solo lectura.
Así, una pregunta como “¿cuánto facturé este mes?” puede convertirse en una consulta directa a la información empresarial, sin tener que abrir diferentes archivos, descargar reportes o buscar manualmente entre hojas de cálculo.
Uno de los puntos más interesantes de la conversación es que la automatización no necesariamente significa sustituir al contador. Roubal considera que el futuro apunta a que las tareas repetitivas sean realizadas por sistemas, mientras que los profesionales puedan dedicar más tiempo al análisis y la estrategia.
“Estoy viendo un futuro donde el empresario entienda, si quiere, en un par de minutos, cómo está su negocio al final de cada mes, tiene a su contador al lado”, explicó.
En ese escenario, el contador dejaría de concentrarse únicamente en capturar facturas o realizar procesos repetitivos para convertirse en un asesor que ayude al empresario a identificar oportunidades de crecimiento, problemas financieros o ineficiencias.
Para facilitar esa transición, Alegra también mantiene una plataforma educativa con cursos gratuitos, entre ellos uno dedicado específicamente a inteligencia artificial para contadores.
Para las pymes, el primer paso puede ser mucho más sencillo
La recomendación de Robal para un empresario que todavía administra su negocio en Excel es no intentar automatizarlo todo de golpe.
Su propuesta es comenzar identificando cuánto tiempo se dedica actualmente a las tareas administrativas y preguntarle a una herramienta de IA cómo podría simplificarse ese flujo. “El consejo sería, ábrete un ChatGPT, un Claude, y pregúntale: tengo mi operación administrativa en la empresa hoy en Excel”, dijo.
La transformación, en realidad, no consiste en que una máquina se encargue de todo el negocio. Consiste en dejar que la tecnología haga lo repetitivo para que las personas puedan concentrarse en lo que una hoja de cálculo difícilmente puede hacer: tomar decisiones, entender a sus clientes y hacer crecer la empresa.
Y esa podría ser una de las principales diferencias de esta nueva ola de IA: no necesitas saber programar para empezar a utilizarla. Solo necesitas saber qué problema quieres resolver.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede la inteligencia artificial ayudar a las pymes en México?
La IA puede automatizar tareas administrativas como facturación, registro de gastos, conciliación bancaria, generación de reportes y análisis de información financiera. Para una pyme mexicana, esto puede significar menos captura manual y más tiempo para enfocarse en ventas y crecimiento.
¿Qué herramientas de inteligencia artificial pueden usar las pymes mexicanas?
Las empresas pueden comenzar con asistentes generativos como ChatGPT, Claude o herramientas especializadas en administración y contabilidad, como Alegra. La recomendación es identificar primero una tarea repetitiva y probar cómo la IA puede simplificarla antes de automatizar procesos más complejos.
¿La inteligencia artificial va a reemplazar a los contadores en México?
No necesariamente. La IA puede encargarse de procesos repetitivos como registrar información, generar facturas o conciliar operaciones, mientras que el contador puede asumir un papel más estratégico: analizar la salud financiera del negocio, detectar oportunidades y asesorar al empresario en la toma de decisiones.
