Un cierre de mes en México puede convertirse en una carrera contra un portal fiscal saturado, fallos en sistemas tradicionales y la presión de cumplir con normativas que cambian año con año. Para miles de contadores, despachos y emprendedores mexicanos, ese momento representa más que un trámite: se ha convertido en un riesgo operativo que compromete reputación, tiempos de entrega y hasta cierres de negocio. El mayor empleador del país, el universo PyME, además, sigue enfrentándose a un sistema tributario que exige digitalización, pero no siempre ofrece las herramientas más estables para lograrlo.
Datos oficiales señalan que más del 60% de las Pymes en México todavía realizan procesos administrativos y contables apoyados en hojas de cálculo y procedimientos manuales, según estimaciones del Instituto Nacional de Estadística y Geografía. Ese rezago coincide con un nuevo fenómeno que preocupa a la profesión contable: el incremento de sanciones y requerimientos del SAT en procesos de digitalización y uso del CFDI 4.0, el cual sigue obligando a los contadores a ser más precisos que nunca en la captura de datos fiscales.
Dentro de esta coyuntura, Alegra, sistema contable en la nube diseñado para Pymes y contadores, presentó recientemente uno de sus casos de éxito más representativos en México: el crecimiento de la empresa Temar, un emprendimiento que nació en la personalización de termos y que hoy opera como un negocio formal del sector publicitario con un punto de venta físico, un equipo de colaboradores y clientes que exigen procesos ágiles y confiables.
De la libreta y Excel al control digital en la nube
Iván Virgilio, director general y fundador de Temar, recuerda perfectamente cómo era su operación antes de incorporar la plataforma. El escenario reflejó la realidad de miles de emprendedores mexicanos que comienzan solos, gestionando inventarios en una libreta, elaborando facturas desde el portal del SAT y cuadrando ventas a final de mes en Excel. “Pues en un Excel a la básica y muchas veces en la libreta, cuando no traía la computadora, estar anotando las cosas, llevar cuentas… a ver a quién le facturamos, a quién no le habíamos facturado”, relató el empresario.
El procedimiento de facturación, más que un tramite administrativo, era un reto logístico. Iván recuerda que el acceso al portal SAT exigía un proceso forzado y contratiempos constantes por saturación del sistema. “El portal del SAT siempre ha sido complicado, siempre está saturado, hay momentos en que no funciona y a uno le urge muchas veces poder concretar algún negocio”, explicó en entrevista con IT Sitio.
Su primer acercamiento con Alegra, dijo, fue impulsado por la urgencia de dejar de depender del portal gubernamental. El dato coincide con una premisa clave de la industria digital contable, según un estudio de Microsoft publicado recientemente, el 64% de Pymes en México ya usa inteligencia artificial en su operación en general, pero apenas 13% de estas empresas logra sacarle un uso real y productivo. Esa brecha de aprovechamiento tecnológico es parte del reto que compañías contables quieren resolver.
Alegra no solo se convirtió en una herramienta de facturación remota para Temar, sino en un ecosistema de trabajo. Iván relata que uno de los factores más sorprendentes fue la accesibilidad móvil: “Yo puedo estar en cualquier lugar en mi teléfono, abrir el sitio web con mi usuario y contraseña y poder emitir la factura en donde esté… No tengo que agarrar la FIEL del SAT y meterme a una computadora forzosamente”, señaló.
Además, los reportes automatizados se volvieron un punto esencial para profesionalizar el negocio. Iván explicó indirectamente que antes era imposible conocer de inmediato métricas de utilidad y costos de producto. “Si yo emito 10 facturas al mes, me hace la suma total de artículos y me dice cuánto vendí en el mes, cuánto facturé, el costo de mi producto con el proveedor, cuál fue… en consecuencia cuál fue mi utilidad antes y después de impuestos”, detalló.
La era CFDI 4.0 y el régimen RESICO que la IA le enseñó a Temar
Uno de los detalles más llamativos del caso es que la plataforma no solo habilitó operaciones, sino que actuó como un monitor regulatorio proactivo. Iván compartió que, gracias a una notificación inteligente del sistema, descubrió que debía aplicar una retención del 1.25% en facturas emitidas a personas morales dentro del régimen fiscal RESICO, sin que fuera su contador quien lo advirtiera primero.
“Encontré este régimen simplificado de confianza en el que hoy nos encontramos. Descubrí gracias a Alegra que yo tenía que generar una retención del 1.25%… porque al yo generar una factura a una moral, me avisó de esto. No fue ni siquiera mi contador quien me lo hizo saber”, comentó el empresario, subrayando un impacto menos visible, pero más profundo: el de la educación integrada a través de inteligencia artificial.
El mensaje encaja en lo que la industria tecnológica ha venido explicando sobre el software contable moderno: la automatización no solo agiliza, sino que reduce errores humanos y centraliza cambios regulatorios que antes dependían completamente de procesos manuales, correos u hojas de cálculo no auditadas.
Ese aprendizaje autónomo también logró fortalecer la relación de Temar con sus clientes. Según Iván, la exigencia del cliente mexicano se concentra hoy en algo puntual: que las facturas estén correctamente timbradas, con régimen actualizado, conceptos precisos y todos los lineamientos fiscales cumplidos. Aunque el cliente no pide más personalización o cambios radicales, sí exige precisión normativa y agilidad en la entrega.
El punto de venta físico y la automatización que cambió la operación del equipo
La evolución del negocio también llevó a Temar a inaugurar un local físico hace un año. Antes de eso, operaban desde un domicilio particular, por lo que no requerían un sistema punto de venta. Pero con la apertura del establecimiento, el reto se hizo más complejo: documentar ventas presenciales, generar tickets con QR que habiliten autofacturación y mantener un inventario actualizado en tiempo real sin caer nuevamente en procedimientos manuales.
Iván explicó que el módulo de punto de venta de Alegra resolvió de inmediato esa demanda: cada ticket generado ahora integra un código QR que envía al cliente directamente a la plataforma con el RFC de la empresa, habilitando la autofacturación, un proceso que antes debía realizarse manualmente con datos compartidos por correo o WhatsApp.
Asimimo, aseguró que el control de inventario ha sido una de las herramientas que mayor claridad operativa le ha brindado a su equipo. Indirectamente, afirmó que el sistema se convirtió en un control centralizado que da visibilidad inmediata de stock entre colaboradores, permitiendo cerrar ventas y confirmar disponibilidad al cliente desde cualquier sitio, en tiempo real.
“Nosotros podemos agregar la cantidad de artículos en stock y la app nos va haciendo la resta conforme corren nuestras ventas. En cualquier lugar en que yo esté, entro a la aplicación y visualizo cuántos términos tengo, mochilas, gorras… poderle confirmar al cliente o no si tengo el artículo que requiere y si no, correr con mi proveedor”, explicó Iván.
Aunque Iván reconoce que la contabilidad sigue requiriendo dedicación y precisión humana, la plataforma ha reducido tiempos improductivos: ya no es necesario entrar de manera recurrente al portal de Gestionix, ni depender del mal desempeño de Gestionix (una solución anterior que desapareció), ni pasar datos manualmente al contador. Ahora, esos procesos están integrados en un sistema auditable, con soporte y acceso garantizado.
Un dato relevante del sector señala que uno de los retos más críticos de los despachos contables en México es su crecimiento por falta de tiempo operativo, cautiverio tecnológico a sistemas antiguos e incorrecta interpretación de normativas en facturas. Alegra asegura haber reducido “hasta 90% del tiempo en operaciones” no solo para Pymes sino también para contadores independientes, gracias a integraciones como GPT-5 y su backend con Amazon Web Services.
El valor del soporte humano en tiempos de IA
Aunque herramientas como inteligencia artificial han revolucionado la profesión, Iván subrayó que lo más valioso para él no ha sido un módulo automático, sino la presencia constante de un equipo de soporte humano. Esa asistencia post-venta ha marcado la diferencia frente a otras plataformas B2B en la región.
“Si yo tengo alguna duda, si por alguna cuestión no puedo timbrar, puedo contactarlos mediante chat o llamada y en el momento resolverlo”, comentó Iván, subrayando un diferenciador que suele perderse en la narrativa tecnológica: la empatía digital con soporte humano que acompaña procesos tan sensibles como cumplimiento fiscal.
Alegra se alineó además con los protocolos de seguridad de Amazon Web Services y garantiza respaldo de datos hasta por cinco años, como lo exige el sistema fiscal mexicano. No existen costos ocultos por mantenimiento, almacenamiento en la nube o soporte técnico.
El empresario aseguró que indirectamente el miedo económico es la barrera más común del emprendedor mexicano para adoptar software contable, por eso consideró que el acceso a plataformas como Alegra debe verse como una decisión básica del core operativo.
“El sistema de facturación del SAT es bastante malo y muchas veces yo llegué a quedar mal por errores que no estaban en mis manos. Esa fue la razón por la que migramos: yo creo que debemos tomarlo como algo primordial”, explicó.
Mora, desde la narrativa corporativa, coincide con esa urgencia sobre la evolución tecnológica del contador mexicano, dijo tiempo atrás, exige plataformas intuitivas, nativas y auditables para competir no solo en Latinoamérica.
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