Los mayoristas colombianos asumen la pandemia

Frente a la pandemia que ha generado el Covid-19, la manera de trabajar y producir ha cambiado para todos. El riesgo de un contagio preocupa principalmente al poner en riesgo a la población más vulnerable, personas de la tercera edad y niños.

El primer punto es muy sencillo de formular, pero muy difícil de responder. ¿Cómo operar?  La gestión de las operaciones, la logística, y las transacciones deben replantearse en razón del imperativo de trabajar desde casa.

Frente a las decisiones que se toman con relación al trabajo de los empleados, Desde Nexsys, Gilbert Shalem comenta lo siguiente: «Estimados partners, colaboradores, amigos: Han pasado algo más de 8 días desde que la Organización Mundial de la Salud emitió la declaración de Pandemia Global a raíz de la rápida dispersión del virus Covid-19 alrededor del mundo. Es muy probable que tengamos que trabajar en aislamiento y de manera remota durante las próximas semanas, mientras se logra contener la propagación del virus y se encuentra un tratamiento o una prevención efectiva. Debemos estar preparados para ello y en Nexsys ya nos encontramos listos, por lo que queremos extender a nuestra comunidad de socios de negocios nuestro apoyo, para ayudarlos a implementar soluciones de teletrabajo, que les permitan dar continuidad a sus negocios y aprovechar para identificar nuevas oportunidades en un mundo cambiante.»

Wilton Ronderos, gente general de MPS, afirma que “MPS se ha caracterizado por ser una compañía de servicio y al ser una compañía de servicio, es importante que cada uno de nuestros colaboradores, independientemente de donde se encuentre, pueda atender a nuestros clientes. No estamos yendo a visitar a nuestros clientes de manera presencial pero tenemos todos los mecanismos y todas la tecnologías que hoy usamos nosotros para comunicarnos con nuestros clientes. Los gerentes de producto, por ejemplo, que están teletrabajando, están llamando, haciendo videoconferencia, para que nuestros clientes tengan nuestro servicio y nuestro personal logístico y de operaciones, está atento a hacer las entregas.”

Laura Spalla, Territory Sales Manager de la región SOLA en Adistec, comenta que «desde la semana pasada comenzamos un plan para reducir la presencia del equipo de trabajo en la oficina, considerando situaciones personales de salud y familia y alternando a los recursos, según las necesidades. A apartir de los últimos anuncios del Gobierno, hemos tomado la decisión de organizar nuestros trabajo 100% ‘home office’. Con un guardia administrativo y de logística.»

Esto facilita la gestión y mantiene operativos los procesos tanto logísticos como administrativos.

Carolina Correa Rangel, directora comercial en Intcomex – XCB, comenta que su empresa ha previsto entre otras decisiones “Nuestras oficinas se mantendrán abiertas, a menos de que la directriz del gobierno indique lo contrario, reforzamos los cuidados de higiene en los espacios de trabajo e incrementamos la frecuencia de limpieza de estas áreas y decidimos que parte de nuestros empleados laboren en la modalidad de teletrabajo, así ayudamos a disminuir el riesgo de contagio”.

De igual modo, Intomex ha optado por la cancelación de todos los eventos previstos y la suspensión de los viajes programados y, con el fin de prevenir una cadena de contagio, Carolina Correa afirma que “Cualquier funcionario con síntomas de gripe debe permanecer en su casa y todos los funcionarios que hayan viajado recientemente fuera del país deben informar al área de recursos humanos,» sin olvidar una última pero importante recomendación: “Conservar una distancia física prudente”.

Fredy Martínez,Director de Ventas Internacionales SAT, comenta cómo su empresa prevé sus actividades en el largo plazo: “Se ha enviado una gran parte del personal a trabajo en casa y se han reasignado funciones con el objetivo de realizar tareas, preparándonos para el momento de retomar las actividades al 100%”.

Ingram Micro, ha desplegado un plan muy concreto para enfrentar no solo la actividad de teletrabajo sino las contingencias futuras. Para lograrlo, han establecido un Grupo de trabajo COVID-19 que se reúne diariamente, de manera presencial y a través de herramientas digitales, para evaluar el estado actual de la situación a nivel mundial con el fin de garantizar la salud y la seguridad de sus empleados y apoyar sus esfuerzos de continuidad comercial.

La acción más importante, dentro de los países afectados, es la implementación de programas de trabajo temporal desde el hogar para abordar las necesidades de los asociados afectados por el cierre de colegios, universidades y otras recomendaciones del gobierno local derivadas de COVID-19.

Otras acciones incluyen aumentar la frecuencia de desinfección de instalaciones, eliminar todos los viajes de negocios y establecer pautas para viajes personales, cancelar todos los eventos presenciales programados hasta el mes Abril y la prohibición de ingreso de visitantes a las instalaciones, así como las visitas a clientes. Todo esto sin dejar de lado la disponibilidad de antibacteriales, desinfectantes y otros suministros necesarios para su uso en el lugar de trabajo.

SED Colombia, tiene su base de operaciones en Tocancipá, un municipio industrial pequeño y un poco más apartado de Bogotá, en comparación con los demás mayoristas. Ronell Rivera, su presidente, ha sido enfático en la visión que tiene frente al plan de trabajo en un momento crítico como el actual: «En SED International estamos comprometidos con el bienestar y la salud de nuestro equipo, nuestros socios de negocio y la comunidad en general. Por esto, desde la semana pasada cuando vimos con la rapidez que surgían nuevos detalles sobre la crisis del Coronavirus procedimos a permitir que personas cuyos sistemas inmunológicos estuvieran comprometidos trabajaran desde sus hogares. A medida que la situación comenzó a perfilarse más seria reaccionamos rápidamente y optamos por que la mayoría del equipo trabajara de manera remota. Esta decisión y modelo de trabajo a pesar de ser atípica, no afectó en lo más mínimo nuestro desempeño, ventas o entregas, pero si aportó a la prevención”.

Con relación a la continuidad de la operación, Rivera de SED Colombia afirma que “continuaremos monitoreando las indicaciones de las entidades oficiales y actuaremos en conformidad. Nuestra intención es continuar la operación con la mayor normalidad posible dentro de las circunstancias, pero siempre obedeciendo las autoridades y asegurando la protección de nuestro equipo”.

Fernando Lopez, general manager MCA de Westcon, nos contó que «la compañía desde la semana pasada viene tomando varias acciones y desarrollamos comunicados internos para mantener el control de la situación, velando por el bienestar de todos”.

Entre sus acciones, se incluyó que los empleados que estaban fuera de sus países y han retornado, fueran los primeros que iniciaron el trabajo desde casa, revisando permanentemente su estado de salud. Además, gracias a que son una empresa de tecnología, desde esta semana el resto de los empleados están trabajando de manera remota, asegurando que tienen todas las herramientas disponibles y seguras para que puedan ejercer sus funciones.

Igualmente, Westcon, desde la dirección de cada país se monitorea que esta medida no genere inconvenientes, retrasos para las respuestas a sus clientes, mientras asegura el bienestar de sus empleados; como parte de esta preocupación, implementó una línea de comunicación para que estén informados de las acciones que Westcon-Comstor implementa frente a esta situación y, por último, pero no menos importante, ha revisado con los fabricantes y proveedores, contar con un nivel de respuesta igual o mayor para la atención a los requerimientos que tiene la empresa.»

Meltec, por su parte siguió las directrices del gobierno y las adoptó para mejorar su desempeño.

De acuerdo con Adriana Marcela Correa Gutierrez de Piñeres, Gerente General, “en Meltec Comunicaciones S.A, dando cumplimento a las circulares y recomendaciones emitidas por el Gobierno Nacional y preocupados de la salud y seguridad de nuestros trabajadores y familias ha implementado acciones que permiten continuar con nuestras actividades de trabajo”.

Entre estas se cuentan, Flexibilidad en horarios en el grupo operativo para no exponer al personal a viajar en horas pico en el transporte público; Trabajo desde casa, gracias al proceso de transformación digital que comenzó hace 2 años, implementó trabajo desde casa para los equipos administrativo, de abastecimiento, de compras y contable. “Contamos con la plataforma Sap By Design y con ello nuestro proceso comercial de trámites de órdenes de compra, aprobación de pedidos, ordenamiento de despachos, han seguido operando normalmente. Con base en esto, seguimos dando respuesta a las necesidades y expectativas de cada una de nuestras partes interesadas”, afirma Adriana Marcela Correa, y con aplicaciones digitales, Westcon realiza reuniones a través de plataformas colaborativas, mientras realiza envíos de información y actividades de prevención ante el Covid-19 a sus colaboradores, mientras realiza un seguimiento estricto a la salud de todos los trabajadores y sus familias.

Andres Fernando Martinez Granja, gerente comercial de Canal Digital, comentó: «en Canal Digital, nos encanta visitar a nuestros clientes y estrechar su mano. Sin embargo, basados en el anuncio de la Presidencia de la República sobre la emergencia por el coronavirus COVID-19 mantendremos la distancia por un tiempo prudencial. Continuaremos como siempre atentos a las solicitudes y requerimientos, brindando pronta respuesta a través de nuestros medios digitales, Teams, WhatsApp, Skype, celular y redes sociales”.

¿Y si la crisis se extiende?

La incertidumbre sobre cuánto va a durar esta crisis plantea muchos retos para cualquier negocio. Particularmente si tenemos en cuenta que la contención de la pandemia generada por le Covid-19 depende en gran medida de las políticas del gobierno y del compromiso ciudadano, factores que ninguna empresa puede controlar.

Sin embargo, la industria debe prepararse y afrontar con una visión de largo plazo cualquier acción.

Adistec considera que su plataforma tecnológica es apropiada para responder ante la crisis. «Nuestro modelo de infraestructura está basada en la nube y comunicación Unificada, lo que nos permite a todos los recursos de la empresa trabajar desde cualquier lugar, solo necesitamos el acceso a Internet”, comenta Laura Spalla, territory sales manager de Adistec para la región SOLA.

Por su parte, Carolina Correa, de Intomex – XCB, recomienda a sus partners que usen sus herramientas tecnológicas. Entre ellas están Web Store, su servicio de ventas telefónicas en el número +57 1 4232916. Si el cliente requiere recoger su producto en bodega, el servicio Drive Up de Intcomex –XCB puede responder con solo enviar un mensaje desde el parqueadero al Whatsapp (+57 3214915483) con el fin de entregar el pedido.

Fredy Martínez, de IZC, comenta que “Estamos incrementando aún más el uso de los canales digitales de comunicación tanto internos como externos. Mas del 60% de nuestro personal de soporte técnico, entregas, servicio al cliente y ventas continua activo en nuestras oficinas centrales atendiendo los requerimientos de nuestros clientes y garantizando la continuidad de la operación.”

Martín Monroy, territory manager de Licencias Online Colombia, afirma que “Licencias Online es una compañía 100% digital y contamos con nuestra plataforma de negocios Smarthub que es nuestro e-commerce para nuestros socios de negocios. Con esta plataforma pueden realizar autogestión y seguimiento de órdenes, aprovisionamiento automático de servicios cloud, obtener oportunidades de renovación, realizar pagos con tarjeta de crédito y revisar el historial de facturación, es decir tener toda gestión integrada de licencias y suscripciones y de todas sus órdenes en un sólo lugar. También mantenemos de manera continua el apoyo de todo el equipo comercial, de preventa, de mercadeo y de finanzas que están dispuestos para brindar la atención y el soporte requerido por nuestros clientes con el objetivo de mantener un alto nivel de calidad a pesar de las circunstancias excepcionales que estamos viviendo”.

Fernando López, de Westcon, explica que desde la segunda semana de marzo, “se lanzaron varias campañas de comunicación informando a nuestros partners los mensajes y estrategias que cada uno de nuestros fabricantes tienen para este momento que estamos viviendo, con soluciones que permitirán el desarrollo continuo del negocio”. Adicionalmente, la empresa cuenta con herramientas de los diferentes fabricantes, como Webex y Teams, Soluciones de seguridad y Voz IP, entre otras, que permiten estar en contacto con nuestro clientes en los horarios habituales.

“Westcon-Cosmtor (Synnex) ha realizado compras y acuerdos con los fabricantes para cumplir con las entregas y procesos de compras oportunas, para que no se vean afectados nuestros clientes y nuestros Account Managers, Vendor Business Managers y todas las áreas de apoyo se comunican con los clientes para dar respuesta oportuna”, asevera López.

En Meltec, Marcela Correa, su gerente general, refuerza el mensaje explicando que «para darle continuidad al negocio nuestras principales herramientas son nuestra infraestructura de IT, SAP By Design y las herramientas colaborativas de Google. Estas herramientas han permitido que el discurso de la transformación digital para el cual nos habíamos venido preparando sea una realidad. Con las herramientas tecnológicas incluso estamos desviando las llamadas de las extensiones de la oficina principal a teléfonos celulares de los responsables de las diferentes áreas. Adicional a esto contamos con la conexión remota, a través de una VPN, a los sistemas de información. Por eso, los canales de comunicación siguen siendo los mismos que conocen los clientes hoy, sin dejar de lado las actividades de cara al cliente, como la mesa de ayuda, que se realiza desde la casa de las personas del área, con el fin de no impactar en la operatividad de nuestros diferentes clientes”.