Espacios colaborativos virtuales para un retorno parcial al trabajo

Los espacios de trabajo virtuales, y las herramientas asociadas a estos espacios, tienen un alcance que no siempre es visible para quienes tienen la posibilidad de implementarlos. Entender estas posibilidades “ocultas a plena vista” ha salvado más de una operación durante la Pandemia, y podría simplificar el funcionamiento de las oficinas a lo largo del New Normal, pero para eso hay que ver todo el panorama.

El riesgo, como casi siempre suele suceder, se da en los extremos. No adoptar espacios de trabajo colaborativos multiplica los frentes de conflicto dentro de las oficinas (ahora híbridas: esto es, en parte con personal dentro de las instalaciones de la empresa, pero también con personal de las mismas áreas, o que deben estar en contacto, trabajando remotamente), pero adoptarlos sin entender cabalmente la propuesta de valor se parece mucho a comprar un Gmail o un  Google Calendar costosísimos, y los líderes terminan cuestionando: “¿Por qué debería invertir en esto, si lo puedo obtener gratuitamente?”

“Creemos que el trabajo se va a convertir, como los buenos vinos, en un blend: entre el trabajo remoto desde el hogar y el trabajo en la oficina”, explica Martín Feldstein, fundador y CEO de Meriti – Broker de la Nube, quien también considera que es necesario encontrar la forma para “tener alta productividad trabajando desde cualquier lado, y no ser fundamentalistas. No creo que vayamos a un trabajo 100% remoto, porque extrañamos la interacción. Pero no creo que vayamos a perder las ventajas de los ahorros en los tiempos de traslado, mejor aprovechamiento del tiempo, mejor calidad de vida… Como dije, creo que vamos hacia un blend con lo mejor de las dos cosas”.

Meriti – Broker de la Nube nació hace más de 30 años en la Argentina, con un fuerte foco en la comunicación y en la colaboración empresarial. La compañía implementa e integra nuevas tecnologías para acompañar a las empresas en sus procesos de transformación digital y para que puedan competir con los máximos niveles de eficiencia, colaboración y productividad. En este terreno, fue partner de Lotus Notes, que fue la primera herramienta colaborativa (groupware) que exhibió la industria (luego se convertiría en IBM Notes), fue partner de Microsoft, y finalmente en 2008 tomó relación con lo que en ese momento era Google Enterprise. “En enero de 2009 estuve en Mountain View (la casa matriz de Google) con el primer entrenamiento en derredor de las herramientas empresariales, entendiendo que esto era lo mismo de siempre, o sea el mail, la hoja de cálculo, el procesador de texto y demás, pero bajo un nuevo paradigma de almacenamiento de nube”. Y con la nube también llegaría de forma nativa la posibilidad de colaboración interactiva entre los autores, incluso de manera simultánea sobre el mismo documento, acota Feldstein. Hoy Meriti es Partner Premiere de Google Cloud.

Feldstein reconoce que, detrás de esto, hay un modelo de negocios freemium, que en algún sentido se parece al de Spotify. Esto es: se pueden usar las herramientas de manera gratuita (Gmail, Google Calendar, Google Drive, etc.), pero existen alternativas más robustas e integradas para su uso pago y, más precisamente, su uso en empresas. El conjunto de estas herramientas alineadas para un determinado caso de uso hoy se denomina Google Workspace (antes G Suite), y claramente es más que la suma de las partes.

El más reciente de los “sabores” de esta suite de espacio de trabajo virtual es Google Workspace Frontline. “El trabajo remoto es solo una fracción del cambio fundamental que estamos viendo, ya que gran parte del mundo adopta un lugar de trabajo más híbrido; sin embargo, el éxito de esta nueva dinámica a largo plazo dependerá de las herramientas y el marco que tengan las empresas”, dijo al respecto Javier Soltero, vicepresidente de Google Workspace. “Desde el principio, el enfoque de Google en la productividad y la colaboración se ha basado en la flexibilidad y movilidad que requieren los empleados. Ahora nos estamos enfocado en Google Workspace para optimizar el nivel de equidad de colaboración, gestión del tiempo y conexión humana necesarios para un lugar de trabajo híbrido sostenible y saludable».

Como bien lo indica su nombre, esta edición está pensada para los trabajadores de primera línea, es decir: aquellos que prestan sus servicios directamente a clientes o pacientes. Google Workspace Frontline fue creado específicamente para este tipo de colaboradores que abre canales de comunicación y colaboración entre los empleados de primera línea y los equipos corporativos de una manera segura. La suite incluye aplicaciones como Gmail, Google Chat, Drive y más, así como funciones de Seguridad y Soporte de nivel empresarial.

También permite crear aplicaciones Appsheet personalizadas directamente desde Google Sheets y Drive, de modo que los trabajadores en campo y aquellos que tienen contacto directo con pacientes y personas puedan digitalizar y agilizar sus actividades, ya sea recopilando datos en el campo, informando de riesgos de seguridad o administrando las solicitudes de los clientes. Los equipos distribuidos también necesitan herramientas flexibles, por lo que se agregaron aún más formas de conectarse y colaborar con otros a Google Workspace Essentials, incluidos Chat, Jamboard y Calendar.

“Como son herramientas integradas muy potentes, lo que termina sucediendo es que hay un problema de adopción. La gente termina usando un Gmail caro. Este espacio de trabajo basado en la nube de Google es una plataforma con un montón de servicios de seguridad, de movilidad, de almacenamiento… pero la adopción es muy baja. Por eso Google Cloud viene desarrollando canales, como nosotros mismos, para colaborar primero en la gestión del cambio, porque la gente es resistente al cambio, y por otro lado buscando cuál es la mejor manera de lograr el retorno sobre la inversión a partir de la adopción de estas soluciones”, describe Feldstein. En otras palabras, si bien las herramientas suelen ser muy conocidas por todas, los servicios de consultoría al inicio del despliegue ayudan a echar luz sobre mejores prácticas, casos de uso y funcionalidades menos evidente, para avanzar luego sobre las posibilidades que resultan de la integración de estas herramientas, todo lo cual contribuye a un contexto productivo “híbrido” más fluido.

Sobre el diferencial de Google Workspace, Feldstein destaca tres pilares. El primero es que trabajo colaborativo (por ejemplo, dos personas o más pueden trabajar simultáneamente sobre la misma hoja de cálculo de Google Sheet o el mismo documento de Google Doc), y esto se puede dar en tiempo real, “lo cual resulta clave durante esta Pandemia. Podemos estar discutiendo un presupuesto o una estructura de costos sobre la hoja de cálculo, y estoy viendo el cursor de mi interlocutor moverse en mi pantalla. Es magia”. Precisamente, el segundo pilar es que el trabajo colaborativo sucede en tiempo real. “En esto Google es líder absoluto, porque sus aplicaciones nacieron siendo colaborativas”. El tercer pilar, destaca Feldstein, “de altísimo impacto en la productividad, es la aplicación de Inteligencia Artificial. Del mismo modo en que Google Maps me puede advertir que cambie de recorrido o adelante mi salida porque hubo un accidente en algún punto de la trayectoria de un viaje que estoy por hacer, sucede con la aplicación de IA al trabajo”. En este caso, el espacio de trabajo puede sugerirle al autor de la hoja de cálculo cómo realizar una Macro, una tabla dinámica o un buen gráfico. “Hay un botón que se llama Explorar en la app de hoja de cálculo de Google que va a recorrer la estructura que hicimos y nos va a sugerir gráficos, tablas dinámicas, y si me gusta no tengo más que arrastrarlo a la hoja. Lo hace sencillo”.

Más peligroso que mudar una computadora de escritorio…

Mobile Workers nació en 2003, enfocada en el desarrollo de soluciones móviles corporativas (fuerza de ventas, field services, field marketing), que a partir de 2011 puso foco en las plataformas de gestión de dispositivos. “En una primera etapa con la solución de Blackberry BES, y luego de analizar las diferentes plataformas de gestión de dispositivos (MDMs) que había en el mercado, elegimos trabajar con las solución de Airwatch, Actual Workspace One de VMware”, explica Diego Pirón, director comercial de la empresa. “Trabajamos con las principales empresas de la Argentina en abordar estos proyectos en las diferentes verticales: Servicios Públicos, Retail, Warehouse, Banca, Correos y encomiendas, Ventas en campo y también en la gestión de equipos del personal más enfocado en tareas administrativas de las empresas”. Actualmente, la empresa tiene oficinas en la Argentina y en Brasil, a través de una alianza de muchos años, pero trabaja en diferentes países de manera directa o a través de partners locales, incluyendo varios destinos de Latinoamérica (Chile, Uruguay, Paraguay, Perú, Colombia, México, Costa Rica). “Nuestro relacionamiento con VMware se inició en 2015, en el momento en que Airwatch fue adquirido y se integró al portafolio de soluciones de VMware”.

Consultado sobre cuál es la principal problemática que enfrentan hoy (con una Pandemia todavía vigente y pensando en el New Normal) las empresas de la Argentina en relación con sus trabajadores remotos, Pirón observa: “En este punto vimos varios problemas, principalmente en notebooks, PCs y Macbooks, que incluyen:”

• Equipos de escritorio que no se podían trasladar a los domicilios de los usuarios, en algunos casos puntuales, las empresas han llevado esos desktops a las casas de los usuarios.
• Notebooks que no tenían cliente de VPN para acceder a la red interna, que estaban administradas por alguna herramienta como System Center, o que gestionaban actualizaciones y distribución sólo cuando estaba conectado en la red Local.
• Usuarios que necesitaban rápidamente transformar las aplicaciones que utilizaban.
• Usuarios que se iban trasladando a sitios del Interior del país, y en algunos casos hasta trabajaban desde otros países, los cuales no eran fácilmente accesibles.
• Usuarios que tenían equipos que eran vulnerados a nivel seguridad y que a través de la VPN trasladaban la vulnerabilidad al interior de la red corporativa.
• Fuga de información corporativa al no tener control de los equipos que utilizaban los usuarios en sus hogares.
• Onboarding de empleados: Muchas empresas han contratado nuevo personal, y la entrega de aplicaciones, equipos y acceso complejizaba el onboarding en ese modelo donde todo se hacía con una persona de IT/HR físicamente.

Cada una de estas problemáticas requiere de un realineamiento de los espacios de trabajo, a fin de que la nueva posición remota tanga los niveles de seguridad y disponibilidad adecuados, y pueda acceder a los recursos que necesita para seguir siendo productivo, todo esto con visibilidad de la gente de TI y de RRHH. Pirón explica que “VMware aborda estos problemas desde principalmente tres soluciones que forman el Digital Workspace, o Anywhere Workspace”. Éstas son: Workspace One, Horizon y Carbon Black.

Pirón asegura que, con el empleo de estas soluciones, y de manera integrada las empresas van a poder:

• Gestionar de manera segura los diferentes endpoints (celulares, tabletas, computadoras), en sus diferentes tipos de locaciones (corporativa, personales) de manera segura e integral.
• Desplegar y retirar aplicaciones de manera remota a medida que el negocio lo requiera.
• Automatizar procesos entre soluciones, o que ante ciertas circunstancias que permitan habilitar o restringir accesos a aplicaciones, desplegar componentes y ejecutar acciones como actualizar los sistemas operativos cuando la empresa lo requiera.
• Tener visibilidad del parque de equipos para gestión de activos y para soporte mediante herramientas de seguimiento y control remoto.
• Gestionar los accesos a las aplicaciones corporativas de manera segura, a través de los mecanismos de seguridad más modernos y SSO (single sign-on), permitiendo a las empresas validar el contexto de ingreso, ubicación para evitar ingresos no deseados.
• Entregar en la misma solución VPN por aplicaciones/sitios de manera nativa, evitando licenciamiento de terceros o doble licenciamiento. Permitiendo también la integración con NSX que permite la microsegmentación de las conexiones dependiendo de múltiples factores.
• Desplegar un NGAV (Antivirus de próxima Generación) propio de VMware, que se integra nativamente con las otras soluciones de VMware, y que permite tener un total control de la seguridad de los equipos, monitoreo y automatización de acciones que se disparan ante eventos que vulneren o intente vulnerar la seguridad de los endpoints o escritorios virtuales.
• Escritorios virtuales para aquellos usuarios que necesiten un procesamiento remoto, acceso a aplicaciones y contenido que no son soportados por el host local de conexión. Esta solución también permite entregar acceso a recursos internos de manera rápida y segura.
• Aplicaciones virtuales que permiten portarse a sistemas operativos modernos y accederse de manera remota de manera segura y con procesamiento remoto que aporta mayor velocidad de acceso a la información corporativa.

Pirón explica que la solución conjunta puede ser desplegada en la nube u on premises. Particularmente, el caso de Horizom está disponible en la nube pública de IBM y en Microsoft Azure. “El modelo de comercialización es en suscripción anual y contratos a tres años”. Consultado sobre si ésta es una solución “lista para usar”, Pirón precisa: “Existe la posibilidad de entregar la solución out of the box, aunque ese modelo tiende a subutilizar la herramienta. En Mobile Workers nos diferenciamos sobre el resto de los partners y de los productos de la competencia por estar 100% enfocados en este tipo de soluciones, y tratar mediante consultoría sacar el máximo provecho de la herramienta, permitiendo a las empresas adaptarse rápidamente a los nuevos modelos de trabajo y acelerar los procesos transicionales. La tendencia actual es movilidad de las cosas, y el principal actor en el proceso de movilidad es el usuario, que es móvil. Por lo tanto, tenemos que movilizar ágilmente cada uno de los recursos (dispositivos, aplicaciones, accesos, documentos)”.

—¿Podría dar algún ejemplo, o caso de éxito de la solución en el contexto argentino?
—Si, como comentaba anteriormente tenemos muchos casos en la Argentina y en Latinoamérica de la solución. Durante la Pandemia tuvimos el caso de una de las empresas más importantes de la Argentina y la región. La primera fase comenzó en el mes de septiembre de 2020, momento en el que crearon gran parte de las configuraciones y las integraciones en las dos primeras semanas. Ya en la tercera semana, en el primer día, se enrolaron 6000 equipos, 5000 Macbooks, y escritorios con Windows 10. Durante aproximadamente 30 días se inscribieron 12.000 equipos de la compañía, teniendo actualmente 22.000 computadoras de escritorio administradas. Cerca de 8.000 equipos en el día 1 estaban entregados a los usuarios. No tenían acceso físico a los mismos, y sin embargo se pudieron encontrar los mecanismos para automatizar el proceso inicial. También están gestionando cerca de 10.000 equipos industriales que se utilizan en depósitos y esperamos próximamente estar también administrando toda la flota de equipos celulares.