Las empresas que permiten la colaboración en toda la compañía —por el despliegue de herramientas o el fomento de una cultura que la valora—probablemente serán recompensadas con ganancias de productividad y más, asegura Rafael Fernández, director para Latinoamérica de ShoreTel.
Fernández cita a Tammy Erickson, quien escribió en la revista Harvard Business Review lo siguiente: “Las tecnologías de colaboración tienen el potencial de cambiar la forma de interactuar con la gente en nuestros equipos, encontrar expertos externos cuando es necesario, y compartir ideas y observaciones de manera más amplia”.
En ShoreTel, señala, observamos un fuerte incentivo entre las organizaciones para mejorar las tasas de adopción de herramientas de colaboración, porque no sólo implica aumentos de la productividad, sino que puede generar ideas e identificar oportunidades, para hacer los negocios más competitivos. Sin embargo, mientras las empresas despliegan herramientas de colaboración, la adopción es a veces lenta, sobre todo entre los trabajadores móviles. Tal vez los viejos hábitos se interponen en el camino de su uso, o tal vez los trabajadores simplemente no son conscientes de las nuevas capacidades que tienen a su alcance.
Para crear conciencia y cambiar hábitos, sugiere el directivo, se debe pensar en la aplicación de algunas viejas estrategias de marketing. Ya sea que estés a punto de lanzar un nuevo conjunto de herramientas de colaboración o en busca de animar a tu fuerza de trabajo móvil a aprovechar las que ya tienen, prueba estas cinco tácticas para fomentar la participación.
Enseguida, indica, crea un Programa de Embajadores. Encuentra los primeros usuarios en tu empresa y privilegia su acceso a las herramientas. Busca activamente un feedback y resuelve cualquier problema que planteen. Esto establece un sentido de pertenencia y genera entusiasmo. Si los primeros usuarios tienen participación en el lanzamiento, serán defensores apasionados y más propensos a hablar positivamente sobre las herramientas con sus colegas. Una vez que estén a bordo, alienta sus esfuerzos brindándoles puntos de discusión y materiales.
Luego, detalla, desarrolla una campaña de concientización. Por definición, los trabajadores móviles no están “en la casa”. Por lo tanto, es esencial llevar a cabo una campaña de múltiples facetas que llegue a los empleados sin importar dónde se encuentren. Piensa más allá de los carteles tradicionales y los correos electrónicos masivos. Es probable que las tácticas de marketing innovadoras diseñadas específicamente para llegar a la fuerza de trabajo móvil sean más eficaces. Por ejemplo, utiliza canales con los cuales ya estén cómodos, tales como mensajes de texto y correos de voz.
Y recuerda brindar información, pues si bien la capacitación, naturalmente, formará parte de tu plan de despliegue, recuerda que debes proporcionar a los trabajadores móviles fácil acceso al aprendizaje. Las sesiones programadas de entrenamiento o en persona a menudo no se adecúan a sus calendarios y algunos trabajadores móviles se perderán —o, con el tiempo, se les olvidarán— los detalles. Por lo tanto, deben tener acceso continuo a las herramientas de aprendizaje.
Mientras que el video instructivo estándar es útil, considera otras maneras de involucrar a tus trabajadores móviles. Aplicar las herramientas a sus contextos diarios puede ser transformador. Para ello, pasa tiempo con uno de tus trabajadores móviles y registra cómo usa las herramientas de colaboración. Publica el video en tu intranet y dirige el tráfico interno promocionándolo a través de correo electrónico, chat y correo de voz. Es probable que otros trabajadores móviles digan: “¡No sabía que podía hacer eso!”.
También, aconseja Fernández, entrega consejos semanales o diarios. Toma una pista de Apple y otros desarrolladores de aplicaciones: proporcionan automáticamente consejos a los usuarios sobre cómo utilizar mejor sus herramientas. A medida que la experiencia del usuario se vuelve más cohesionada y fluida, la funcionalidad puede ser pasada por alto u olvidada. Pero un recordatorio periódico –a modo de tips “Sabías que…”— puede avanzar un largo camino hacia la educación de los usuarios. Entrega consejos vía e-mail o mensaje de texto y prueba con la frecuencia.
Los consejos semanales probablemente no abrumarán a los usuarios y los consejos diarios pueden ser discretos si aparecen en la página principal de la intranet.
Finalmente, advierte, es necesario ser realistas: los incentivos son motivadores. Trata de ofrecer tarjetas de regalo a los trabajadores móviles que dirigen diez reuniones virtuales con éxito dentro de los tres primeros meses. Los concursos son otra manera eficaz de atraer la atención, también se puede realizar una búsqueda del tesoro. El primer equipo en “encontrar” funciones de colaboración e incorporar a todos en su flujo de trabajo, gana un premio. No es sólo divertido, sino que también pueden fomentar lealtad y emoción mientras los usuarios prueban las herramientas y ven los beneficios por sí mismos.
Estas son sólo algunas ideas. Hay mucho más que se puede adaptar desde el libro de jugadas de marketing para impulsar las tasas de adopción. Recuerda, se necesita tiempo para crear conciencia y cambiar el comportamiento. Pero el esfuerzo valdrá la pena cuando la colaboración se eleve, concluye Rafael Fernández.
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