Claves para la captura de información documental
Existen multitudes de casos de uso para la captura de información desde documentos en papel, tanto en escenarios de entidades privadas como públicas. Los ejecutivos regionales de Kodak Alaris aportan algunos insights a tener en cuenta para ganar en eficiencia y productividad durante dichas capturas.
Es fácil de entender: una cosa es tener los insumos en el depósito, y otra muy distinta es disponer ya del producto terminado para su despacho. Pero incluso para tener los insumos en el depósito, existen procesos previos que hay que atender. Las bases de datos con contenido originado por los sistemas transaccionales de las empresas (sistemas de gestión, ERPs ó CRMs, por ejemplo) son un buen ejemplo de “tener los insumos en el depósito”. Esas bases de datos (depósitos) ya cargadas de contenido estructurado (insumo) pueden ser accedidas a través herramientas de software de todo tipo (capaces de realizar consolidaciones, correlaciones, inferencias, comparaciones, o bien de aplicar algoritmos más complejos para obtener insights y pronósticos de la operación), lo cual permite responder a preguntas relacionadas con esos datos (productos/resultados): cuánto se vendió, dónde se vendió más, quién compró más, en qué fechas se vendió más, qué acciones fueron más efectivas, o qué perfiles de clientes podrían expandir su cartera de productos, por dar unos pocos ejemplos.
Con todo, hay una categoría de datos que no surgen de transacciones nativamente digitales, por lo que es necesario “capturar” y procesar esa información a partir de documentos en soporte físico. Esto sería el equivalente a cosechar la fruta que luego utilizaremos como insumo en la producción de mermeladas y dulces. Es el paso previo a contar con los insumos en el depósito, por así decirlo. “Una digitalización exacta, con una captura de información relevante del documento nos permite la extracción de datos para almacenarlos de una forma estructurada, logrando así poder trabajar en sinergia con las diferentes áreas, como las de desarrollo o aplicación de la inteligencia artificial”, explica Carlos Herrera, Distributor Account Manager de Kodak Alaris para el Perú y Bolivia. Durante este proceso, agrega el ejecutivo, la intervención humana es (o podría ser) mínima. Por ese motivo se minimiza el error humano en gran medida (piénsese en errores de tipeo, o de omisión). Al mismo tiempo, esta escasa intervención humana aporta transparencia al proceso.
Mayra Cortes, Distributor and Channel Manager de Kodak Alaris para el Caribe, Centroamérica y Ecuador, coincide con Herrera, y pone el énfasis en la necesidad de automatizar ese proceso. “La correcta extracción de datos de forma automatizada garantiza la posibilidad de hacer consultas ágiles de esa información”, agrega. En línea con esto, Fernando Aldana, Sales Director de Kodak Alaris para la región North Latin America, sostiene que, a pesar de que muchas veces los documentos pueden tener manchas o arrugas, “la exactitud con la que se extrae información de los documentos es lo más importante», de ahí la necesidad de usar sistemas profesionales.
Para un proceso de digitalización adecuado, coincide Cristina Méndez, Distributor Account Manager de Kodak Alaris Colombia, “debemos tener en cuenta la exactitud y la precisión. Todos queremos que documento digitalizado sea fiel copia del documento original en papel”. Méndez sostiene que es posible en muchos casos incluso mejorar la calidad de la imagen digital del documento respecto de la que tenía el documento en papel. “Si tienes un original en papel arrugado, pero quieres que la imagen de captura de ese original sea perfecta, se puede hacer”. El siguiente paso es la extracción de los datos, donde el software de reconocimiento de caracteres / OCR interpreta el contenido de los documentos y lo pasa a formato digital. Esto permite extraer de ese papel texto y números, valores, nombres, direcciones, cantidades, códigos alfanuméricos, etcétera. “Algo también muy importante es archivar esta información de manera inteligente”, agrega la ejecutiva.
Tipos de soluciones
David Guzmán, Distributor Account Manager de Kodak Alaris para la Argentina y Chile, comenta que la captura de un documento bien podría hacerse desde un celular con una buena cámara, pero que ésta no es la solución recomendada en aplicaciones profesionales como las relacionados con empresas comerciales, dotaciones públicas o entidades académicas, por dar sólo unos ejemplos. “Dispositivos para realizar capturas existen muchos. Ahora bien, si queremos que estos dispositivos sean especializados, que permitan alcanzar una mayor eficacia, lograr mayor precisión y seguridad de la información durante la captura, nos vamos a encontrar con muy pocos. Esto es lo que una organización debería considerar a la hora de evaluar la infraestructura que necesita”, asegura.
Omar Barrios, Channel Manager de Kodak Alaris para México, también brega por “la utilización de soluciones especializadas, profesionales y dedicadas para la captura y correcta extracción de información. Esto nos va a permitir estructurar la información de una manera óptima y nos va a facilitar el acceso y la consulta”. Para Barrios, todo este conjunto de soluciones aplicadas a los procesos de captura de información ayuda a las organizaciones a aumentar su productividad, logrando incluso ahorros en costos.
Ariel Abrancato, Sales Director de Kodak Alaris para South Latam, pone el foco en otra dimensión de la captura. “Podemos encontrar dos mundos bien determinados. Uno de ellos está caracterizado por la captura de la información de forma centralizada, y el otro se basa en un modelo de captura descentralizado. Cada uno de ellos va a depender, en principio, de las características geográficas y estratégicas que tenga cada operación. Por otro lado, dependiendo del tipo de opción de captura, podemos encontrar diferentes tipos de equipamiento”. Así, un determinado tipo de operación centralizada podría requerir equipos en red, que puedan ser monitoreados/gestionados/operados remotamente, incluso con funciones de computo ya embebidas dentro de los equipos, lo cual hace que sean autónomos (no se necesita conectarlos a una computadora de escritorio). Otro tipo de operación podría demandar equipos que soporte conectividad Wi-Fi, tan sólo por dar un segundo ejemplo. La buena noticia es que Kofdak Alaris puede proveer un abanico de equipamiento con diversidad de capacidades y funcionalidades, de forma que se adaptan a cada uno de estos escenarios.