Ricoh recomienda tomar en cuenta diversos factores al comprar una multifuncional, tales como la tecnología, el tipo de uso que quiere dársele, además de percatarse si cumple con las características técnicas capaces de soportar las necesidades de su empresa en cuanto a productividad, sistemas de gestión documental y colaboración.
De esta manera, presenta algunos factores a los que los usuarios deben poner atención en la adquisición de sus productos: funciones, asequibilidad, conectividad, amigable con el ambiente y productividad.
1. Características principales:
Esto se refiere a que las compañías o el personal indicado buscan en los multifuncionales equipos eficientes que ahorren tanto en espacio como en costo.
Para la empresa, las características puntuales que una multifuncional (MFP) debe tener hoy en día son: escaneo en color, conexiones a la red de su organización, fax con gran capacidad, engrapado de papeles (una característica útil para entornos médicos o de restauración), acabado de documentos y creación de folletos, lectores de tarjetas de entrada individual y autenticación para una impresión segura, las conexiones a la red a través de Ethernet, Wi-Fi y Bluetooth, así como software de gestión de dispositivos para administrar de forma remota y de manera eficiente toda la flota de multifuncionales desde cualquier parte del mundo, a partir de un panel de control.
2. Funciones
Una MFP ayudará a simplificar y automatizar los procesos internos y permitirá a una organización adoptar nuevas formas de trabajar. La fuerza laboral de hoy es cada vez más móvil: cada vez más personas trabajan a distancia y adoptan las políticas del BYOD (Bring Your Own Device), por ello, los MFP deben también adaptarse al lugar de trabajo cambiante.
La mayoría de las impresoras multifunción modernas cuentan con algún tipo de interfaz de pantalla táctil o estilo tableta, a través del cual se controla. Algunos de estos son dispositivos de tableta completos, impulsados por el sistema operativo Android, y cuentan con teclas físicas mínimas y una pantalla a color de gran tamaño que los usuarios pueden pulsar y deslizar. El más avanzado de estos paneles de control se denomina “Panel Inteligente de Operación” (SOP), con aplicaciones para ampliar la capacidad de la pantalla y la impresora multifunción, así como posibilidades de personalización para adaptarse a las necesidades de flujo de trabajo específicas de una organización.
3. Asequibilidad
El costo siempre será un requisito en la decisión de compra de un equipo para la oficina. Si se tiene en cuenta que una multifuncional tendrá un plazo de vida de cinco años o más, será igualmente importante tener en cuenta los costos de operación: el consumo de energía eléctrica debe ser lo más bajo posible. Así que se deberá optar por los dispositivos que utilizan tecnologías innovadoras, los cuales, a su vez, deben cumplir con la especificación V2.0 Energy Star.
4. Conectividad
Las opciones de conectividad inalámbrica son cada vez más comunes en las multifuncionales, ya que facilitan la impresión directa en el dispositivo, sin necesidad de conectarse a la red de su organización. Esto proporciona a los trabajadores remotos una forma práctica de usar una multifuncional al imprimir desde sus dispositivos inteligentes.
5. Eco friendly
La mayoría de las organizaciones tienen una política de responsabilidad social corporativa activa (RSE), de ahí que sea importante notar las características verdes, como la acreditación Energy Star V2.0, un programa de la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos que ayuda a las empresas y personas a ahorrar dinero y proteger el clima a través de la eficiencia energética.
