La transformación digital en el sector de la salud no se limita a la incorporación de nuevas tecnologías para la atención de pacientes. También alcanza a los procesos administrativos que sostienen el funcionamiento de las instituciones médicas y que tienen un impacto directo en su eficiencia económica. En ese contexto, la gestión documental y la optimización de los circuitos de facturación se convirtieron en aspectos centrales para mejorar los tiempos de respuesta y garantizar que los servicios prestados puedan traducirse en ingresos para las organizaciones.
Un ejemplo de esta evolución es el trabajo que está llevando adelante el Sanatorio Mater Dei junto con Canal Directo, a través de la implementación de Digix, una solución orientada a optimizar los procesos de gestión documental. La iniciativa apunta a simplificar una tarea que, dentro de una institución de salud, involucra grandes volúmenes de información, documentación física y diferentes actores del circuito asistencial y administrativo.
Durante su participación en Future Talks, Omar Lujilde, jefe de Facturación del Sanatorio Mater Dei, explicó que la relación con Canal Directo comenzó varios años atrás, a partir de la incorporación de distintas soluciones tecnológicas vinculadas con impresión y cartelería electrónica. Ese vínculo permitió conocer Digix y evaluar su aplicación en uno de los procesos más relevantes para la administración del sanatorio.
Según detalló el ejecutivo, la facturación de los servicios de salud requiere presentar ante obras sociales, empresas de medicina prepaga y otras entidades financiadoras toda la documentación que respalda las prestaciones realizadas y los insumos utilizados durante la atención de los pacientes. Esto implica reunir pedidos médicos, autorizaciones, resúmenes de historias clínicas y otros comprobantes que permitan justificar cada importe facturado.
En particular, el circuito de atención ambulatoria demanda una importante cantidad de tareas operativas. La documentación debe ser reunida, organizada, impresa y digitalizada antes de ser presentada a los financiadores. Se trata de un proceso extenso que consume tiempo y recursos del equipo administrativo.
Frente a este escenario, Digix busca centralizar y ordenar esa información para facilitar su presentación. Lujilde explicó que la herramienta permitirá consolidar la documentación respaldatoria y entregarla a las entidades financiadoras en formatos que agilicen sus propios procesos de liquidación.
La facturación como punto de encuentro entre la gestión administrativa y asistencial
Uno de los aspectos que destacó el responsable del área es la importancia estratégica de la facturación dentro de una institución sanitaria. Lejos de ser una actividad aislada, este sector recibe información de prácticamente todos los procesos administrativos y asistenciales que se desarrollan en el sanatorio.
“Facturación se alimenta de todos los procesos administrativos y asistenciales de salud y es el punto final que nosotros tenemos que traducir en los ingresos que van a generar en el sanatorio”, señaló Lujilde.
Por ese motivo, cualquier demora en la organización de la documentación o en la presentación de las prestaciones puede repercutir directamente en los tiempos de cobro. La implementación de Digix apunta precisamente a reducir esas demoras y mejorar la eficiencia del circuito.
El ejecutivo identificó dos beneficios principales. Por un lado, la posibilidad de adelantar la entrega de las facturas, lo que permite acortar los plazos hasta recibir los pagos. Por otro, la reducción de los débitos que las entidades financiadoras pueden aplicar cuando encuentran documentación incompleta o insuficiente para justificar los servicios facturados.
En este sentido, Lujilde explicó que la documentación consolidada y ordenada permite minimizar las diferencias que posteriormente deben ser justificadas ante los financiadores. Estos débitos pueden originarse tanto en errores administrativos como en faltantes de documentación o diferencias de criterio médico respecto de las prestaciones realizadas.
El impacto de esas situaciones no termina en el importe descontado. También genera nuevas tareas para los equipos administrativos, que deben analizar cada observación, reunir información y presentar los argumentos necesarios para justificar las diferencias.
“Al no perder tanto tiempo en ordenar y en cuestiones operativas podés presentar antes la facturación para adelantar los procesos de cobro, o sea se reducen los días en la calle de las facturas y justamente al mejorar la documentación se minimizan los riesgos de tener débitos”, explicó.
Tecnología adaptable a las particularidades del sector de la salud
La incorporación de herramientas tecnológicas en instituciones médicas presenta desafíos particulares. A diferencia de otros sectores, los sanatorios utilizan sistemas especializados, diseñados para responder a las características de sus operaciones. Además, deben adaptarse permanentemente a modificaciones en las normas comerciales, los procedimientos internos y las prestaciones disponibles.
Lujilde señaló que estos cambios constantes representan una de las principales restricciones a la hora de incorporar nuevas soluciones. Los sistemas deben poder acompañar las transformaciones sin generar más tareas manuales ni obligar a modificar toda la estructura tecnológica existente.
“Los sistemas tienen que ser adaptables al cambio constante y que no repercuta en hacer tareas más manuales o cambiar ese tipo de procesos”, sostuvo.
Desde esa perspectiva, destacó el valor de las herramientas complementarias que permiten mejorar determinadas funciones sin necesidad de realizar grandes modificaciones en los sistemas centrales del sanatorio. Digix se incorpora justamente con ese objetivo: optimizar la gestión documental y acompañar los procesos existentes.
La etapa de implementación también permitió identificar oportunidades de mejora que excedían la incorporación de la herramienta. De acuerdo con el ejecutivo, revisar el funcionamiento cotidiano de los procesos ayudó a detectar tareas que podían reorganizarse para conseguir mejores resultados en menos tiempo.
Respecto de los motivos que llevaron a elegir a Canal Directo, Lujilde destacó especialmente el conocimiento previo que la compañía tenía de la institución y la capacidad de su equipo para responder a las necesidades planteadas durante el proyecto.
“La etapa de implementación nos ayudó a ver todos los procesos y descubrir oportunidades de mejora, ir cambiando algunas cuestiones para hacer mejor las cosas en menos tiempo”, comentó.
Optimización de recursos y una mirada más analítica del negocio
Si bien la implementación no estuvo asociada a un porcentaje específico de ahorro económico, el beneficio esperado se relaciona con una mejor utilización de los recursos disponibles. La automatización y simplificación de tareas operativas permite que los colaboradores puedan dedicar más tiempo al análisis del negocio y a actividades que aporten mayor valor a la gestión.
En un contexto complejo para el sistema de salud argentino, mejorar la eficiencia de los procesos administrativos adquiere especial relevancia. La posibilidad de acelerar la presentación de facturas y reducir los tiempos de cobro representa una ventaja para la planificación financiera de las instituciones.
“Yo tengo muchos recursos en cuestiones operativas que los puedo canalizar en que ahora hagan más análisis del negocio y se pueda reducir los tiempos de entrega y los plazos de cobro”, explicó Lujilde.
El ejecutivo también hizo hincapié en que digitalizar no significa simplemente dejar de imprimir documentos. Para él, el verdadero valor de estas iniciativas está en revisar cómo se trabaja y repensar los procedimientos para adaptarlos a nuevas formas de gestión.
“La verdad que es una buena oportunidad para repensar todos los procesos, porque fundamentalmente uno no lo ve como que digitalizar es dejar de imprimir, sino que nos ayuda a repensar los procesos como se están haciendo y adecuarlos para ir mejorando la situación económica”, afirmó.
Una implementación colaborativa y resultados a mediano plazo
Otro de los puntos destacados de la experiencia fue el acompañamiento recibido durante la puesta en marcha. Lujilde valoró el trabajo del equipo de ingeniería de Canal Directo y la posibilidad de construir soluciones a partir de las necesidades concretas del sanatorio.
Si bien reconoció que los proveedores tecnológicos no necesariamente conocen en profundidad las particularidades del negocio de la salud, destacó la capacidad del equipo para comprender los requerimientos y encontrar alternativas funcionales.
“Ellos no conocen el negocio de salud y la verdad que entendieron perfectamente cuáles eran mis necesidades y los cambios que fuimos haciendo fueron muy positivos”, señaló. También destacó que la implementación resultó rápida en comparación con otras experiencias anteriores.
En ese sentido, remarcó que en el ámbito sanitario difícilmente existan soluciones completamente cerradas, ya que cada institución tiene procedimientos y necesidades particulares. Por eso, el trabajo conjunto entre analistas funcionales, programadores y usuarios resulta fundamental para alcanzar una herramienta que responda a las expectativas de ambas partes.
Actualmente, el Sanatorio Mater Dei continúa en período de pruebas, por lo que todavía no es posible medir el impacto definitivo de la implementación. Según explicó Lujilde, los resultados comenzarán a observarse a mediano plazo, una vez que la documentación procesada atraviese el circuito completo de facturación y pagos, que habitualmente contempla demoras de entre 60 y 90 días.
La experiencia deja una conclusión que trasciende la incorporación de una herramienta específica: la transformación digital requiere revisar continuamente los procesos, identificar oportunidades de mejora y aprovechar la tecnología para liberar recursos operativos.
Como recomendación para otros responsables de facturación del sector sanitario que evalúen iniciativas similares, Lujilde fue concreto: “No, principalmente que trabajen en revisar continuamente los procesos y en detectar oportunidades de mejora para mejorar los procesos”.
De esta manera, la iniciativa del Sanatorio Mater Dei y Canal Directo refleja cómo la digitalización de procesos administrativos puede convertirse en una herramienta estratégica para mejorar la eficiencia, reducir tareas operativas y fortalecer la gestión financiera de las instituciones de salud.
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