¿ERP estandarizado o personalizado?: Ventajas y desventajas al momento de implementar software

Tomar decisiones dentro de la empresa es moneda corriente, pero no es simple. Los cambios, traen ciertas complicaciones bajo el brazo y muchas veces asusta. Por eso, es interesante estar al corriente de las nuevas tecnologías, pero también de las ventajas y desventajas que pueden generar en la empresa. En materia de ERP, la implementación trae algunas ventajas, siempre y cuando se tomen algunos recaudos. Le compartimos las reflexiones y consejos de Federico López Figueredo, Director de Servicios de Softland Argentina.

¿ERP estandarizado o personalizado?
Tanto la estandarización como la customización deben considerarse antes de realizar la implementación, lo importante es estar asesorado correctamente para elegir lo mejor para la empresa. A continuación explicamos en qué consiste cada una de estas formas y las ventajas y desventajas que implica la adopción de una u otra.

ESTANDARIZACIÓN
La estandarización es fundamental tanto en el proceso de ejecución de proyectos como también en el producto final. Existen muchos procesos y soluciones que se encuentran probados, son replicables y fueron sometidos a muchos ciclos de retroalimentación y mejora continua. En esos casos, no hay motivos para no ir hacia esa estandarización que, entre otras cosas, permite:

• Mejorar los tiempos de implementación de los proyectos.
• Minimizar los riesgos.
• Disminuir los costos de ejecución.
• Brindar mayor seguridad a la hora de operar y mantener soluciones.
• Reducir tiempos y costos de inducción, capacitación y puesta en marcha.

Es recomendable adoptar estas soluciones estandarizadas en los casos que sean aplicables. Salirse de ellas no aporta ninguna ventaja, ya que podría aumentar los costos de entrada y mantenimiento, y los tiempos de implementación.

PERSONALIZACIÓN
Cada organización tiene su impronta, su forma de hacer las cosas, aquello que lo identifica, que define en parte su ADN y lo diferencia del resto. Es ahí donde se plantea la necesidad de personalizar las soluciones de acuerdo a las necesidades específicas. No todas las soluciones de ERP en el mercado admiten ser personalizadas en los aspectos que la empresa lo requiere, o a un costo razonable. Sin embargo, algunas soluciones cuentan con múltiples herramientas pensadas y diseñadas para brindar flexibilidad y autonomía a los proyectos y al crecimiento de la solución, sin caer en la necesidad de desarrollos a medida. Estas herramientas permiten a un perfil técnico capacitado dentro de la estructura del cliente, definir funcionalidad específica que responda a las necesidades puntuales de la empresa, evitando completamente la dependencia respecto al proveedor.

Si analizamos las diferencias entre los tiempos de implementación de un proyecto totalmente estandarizado, respecto de uno con algunos aspectos personalizados, tomando como referencia una empresa mediana, podríamos decir que el primera se puede llevar a cabo en un plazo dentro del orden de los 4 meses a 6 meses, mientras que la variante con personalización redundará en un aumento de la variable tiempo de entre un 20% al 40%.

No obstante no hay que perder de vista el hecho que no existen dos proyectos iguales, la elección de una u otra forma de adopción dependerá mucho de cada empresa.

¿Y el CRM?
Actualmente las empresas se han dado cuenta que requieren la ayuda de sistemas tecnológicos que le permitan hacer más eficiente su gestión de tal forma que puedan optimizar sus procesos y generar más rentabilidad para la empresa. ¿Qué sucede entonces con el CRM? ¿Es una buena alternativa? Le compartimos algunos tips.

Para implementar cualquier proceso tecnológico que derive un cambio en el día a día de su empresa, debe ser planeado para evitar contratiempos con sus clientes y prestar un servicio constante presentando mejoras. Es por esto que IBP (International Business Partner) le brinda los siguientes consejos que le ayudarán a planear adecuadamente su proceso de implementación del CRM.

1. Definir un objetivo claro que le permita escoger el CRM adecuado para su negocio y sus necesidades. Es decir ¿quiere lograr más ventas? ¿busca organizar su información? ¿desea potencializar su departamento de mercadeo? ¿quiere medir la satisfacción de sus clientes?

2. Recuerde que lo perfecto es enemigo de lo bueno, es así que la implementación debe ir paso a paso y solo inicie con lo que más impacto tenga en su organización.

3. Organizar sus datos de tal forma que tengan criterios de búsqueda sencillos y de esta forma pueda migrar su información al CRM.

4. Crear indicadores que le permitan medir y monitorear el proceso, de tal forma que pueda aplicar los correctivos necesarios y así potencializar su uso.

5. El cambio de sistemas por lo general genera un choque entre sus colaboradores, es por esto que debe realizar sesiones de entrenamiento en la nueva herramienta dando a conocer los beneficios que le brindará para realizar sus labores diarias.

6. Verifique la calidad de los datos que se ingresan al CRM, si sus colaboradores meten basura, sacan basura, es así como la calidad de los datos debe asegurarse desde un inicio.

7. Nombre lideres dentro de la organización para que apoyen a los usuarios que más dificultades tienen ingresando la información.  Este apoyo ente colaboradores es vital para adopción de la herramienta.

8. Busque un proveedor con experiencia, actualmente existen muchas personas y organizaciones que asegurar conocer de implementación de CRM, pero valide referencias y contrate una empresa que le  aporte a los procesos de su organización.

9.Recuerde que un CRM no es solo una herramienta tecnológica, estoy incluye una serie de variables que hacen que sea exitoso. No se olvide también de los componentes como la redefinición de  procesos, gestión de personas y estrategias con la información recolectada son también es importantes en una adecuada implementación.

10. Asegúrese de hacer un uso inteligente de sus recursos financieros, que saca invirtiendo en pauta publicitaria, merchandising, congresos y eventos, incentivos a la fuerza de ventas, si no tiene un repositorio de información adecuado para hacer seguimiento a oportunidades de negocio, clientes y ventas? Si sus asesores se van y se llevan la información?  Si no tiene control sobre la gestión de asesores?  Tome la decisión de inmediato para seguir siendo competitivo y así no perder su dinero.