Cómo las soluciones de RRHH están ayudando a lidiar con la pandemia

La pandemia ha afectado notablemente los procesos laborales, complicando a las áreas de gestión de talentos y de RR.HH. Muchas organizaciones han encontrado en las plataformas de software de gestión de estos procesos y en la modalidad de Software as a Service un aliado fundamental para enfrentar la pandemia.

La realidad laboral ha cambiado a partir de la pandemia de COVID-19, con sus idas y vueltas, y parece claro que muchos departamentos de Recursos Humanos han tenido problemas para adaptarse limpiamente a esta nueva realidad. Acaso el principal problema a la vista sea, precisamente, el de la visibilidad. Todo aquello que antes se hacía de manera presencial ahora tiene un fuerte componente remoto, de modo que la gestión se ha vuelto compleja: nadie puede gestionar aquello que no ve. Pero esto es apenas la punta de iceberg.

Un informe reciente de Cegid (que en América Latina, a partir de la adquisición realizada en 2019, está presente como Meta 4, a Cegid Company), destaca que este nuevo normal ha traído consigo no sólo nuevas formas de trabajar, sino también de gestionar el talento. Lo primero claramente es visible a través de tendencias como el teletrabajo, la hibridación laboral, la necesidad de reformular los espacios físico y la de crear entornos virtuales para dar soporte a toda esta hibridez. Algunos datos que dan cuenta de esta tendencia:

  • Según Gartner, el gasto mundial en Tecnologías de la Información relacionada con el trabajo a distancia habría alcanzado los US$ 332.900 millones en 2021, lo que supone un aumento del 4,9% respecto a lo invertido en 2020.
  • En julio de 2020, LinkedIn publicaba los resultados de un análisis que mostró que, desde marzo, las ofertas de puestos en remoto se habían multiplicado por 2,8. De los 18 países analizados, Brasil ocupaba el primer puesto y España el segundo.

  • Con todo, el teletrabajo es sólo parte de la respuesta a la pandemia. Un análisis sobre el trabajo en remoto realizado por la consultora McKinsey estudiando 2.000 tipos de tareas, 800 tipos de trabajos y 9 países, da la voz de alarma: existe el riesgo de que el teletrabajo acentúe las desigualdades sociales. Más de la mitad de los profesionales tienen muy pocas, o ninguna oportunidad para trabajar en remoto. Sí hay una fuerte oportunidad en verticales como Finanzas y Seguros, Servicios de Gestión, Servicios Empresariales y Tecnologías de la Información.

Sobre las nuevas formas de gestión del talento, el informe de Cegid /Meta 4 destacaba: “A medida que la pandemia avanzaba, cada vez más empresas se dieron cuenta de que la supervivencia y el crecimiento de su empresa dependían totalmente de la salud, el bienestar y la productividad de sus colaboradores. En consecuencia, el concepto de ‘experiencia del empleado’ adquiere más importancia que nunca. Otro concepto relevante a tener en cuenta es el de talent life-cycle o ciclo de vida del talento, dónde se considera a la persona de manera holística, no como un mero recurso para la compañía. Por estas razones, tanto las plataformas que permiten interactuar virtualmente, como las soluciones integrales que permiten gestionar el talento a lo largo de su ciclo de vida (nómina, vacaciones, planes de carrera, entrenamiento, evaluación, etc.) son ahora más críticas que antes.

La cultura de la virtualidad

“Sin duda gestionar la fuerza laboral de manera remota fue lo más retador para muchos de nuestros clientes”, reconoce Virginia Clemente, gerente de Servicios ADP Argentina. “De ello se desprendieron muchos cambios en sus procesos, que beneficiaron la nueva cultura de trabajo basada en la virtualidad de una herramienta que se ha vuelto imprescindible en esta nueva normalidad. Es por ello, que en todos los niveles las estructuras han tenido que responder de manera inmediata desarrollando e implementando soluciones digitales, automatizando procesos y soluciones en la nube, y entregando facilidades a sus colaboradores para realizar trabajo remoto y de ese modo resguardar su integridad y aquellas que no lo han hecho se han visto forzadas a parar su operación”.

Virginia Clemente

Para Clemente, la tecnología y las plataformas digitales juegan hoy en día un papel clave, “permitiendo mantener el negocio operativo a través de diferentes herramientas de conectividad, y colaboración en donde se permiten soportar las necesidades del negocio”. Vale recordar que ADP es un proveedor global integral de soluciones de que reúnen las funcionalidades de RR.HH., nómina, tiempo, impuestos y beneficios, y servicios de tercerización empresarial. “Nuestra experiencia, nuestros conocimientos profundos y la tecnología de vanguardia, han transformado los recursos humanos de una función administrativa a una ventaja empresarial estratégica”. La compañía tiene ya setenta años en el mercado global, y dos décadas en la Argentina. En este último mercado trabajan principalmente con dos soluciones: ADP Payroll para Argentina – Processing Service y ADP Payroll para Argentina – Managed Service.

La primera de ellas (ADP Payroll para Argentina – Processing Service), bajo un modelo de Software as a Service (SaaS), integra los principales procesos para el procesamiento de la nómina, permitiendo acceder a una solución a partir de cualquier computadora con Internet, las 24 horas y los 7 días de la semana. Con esta solución, se obtiene mucho más que un software, ya que se tiene acceso a los expertos en nómina e impuestos, de la manera que más se acomode a las necesidades de cada organización. Con ADP Payroll para Argentina – Managed Service, y sin importer el tamaño de la nómina, él servicio se hace cargo del procesamiento, y ayuda como guía a través de complejas situaciones de RR.HH. “Adicional a ello, brindamos soporte de cumplimiento legal con cada actualización del producto, lo cual ayuda a evitar costosas penalidades y potenciales demandas”, aclara la ejecutiva. Debido a la expertise de ADP, los servicios de externalización entregan el mayor nivel de apoyo, para que la empresa se enfoque en su estrategia de negocio y como consecuencia, crecer a su empresa.

Adicional a ello, existen varios servicios:

  • Portal Autoconsulta: Es una herramienta que permite la descentralización de determinadas gestiones críticas del proceso de remuneraciones, pero que son extremadamente consumidoras de tiempo, como es la atención de los colaboradores para la entrega de: recibos de pago, visualización de datos del empleado, entre otros.
  • InterConnection: Es un servicio que permite el intercambio de información entre las soluciones ADP con los sistemas (internos y externos) de nuestros clientes, por ejemplo, ERP o sistemas de RRHH corporativos, de manera efectiva, automática, segura y confiable.
  • Nómina: Cálculo de nómina e impuestos con soluciones adaptadas a pequeñas, mediana, grandes empresas, así como solución a nivel global. Este servicio puede ser uso directo del sistema de liquidación de nómina por parte del cliente (PS) o servicio de nómina tercerizado (MS) con soluciones adicionales como InterConection (interfaz para de datos de entrada, de salida, de asientos contables automáticos y transfer bancario).

—¿Cómo creen que estas soluciones pudieron resolver o alivianar el peso de la pandemia a la hora de gestionar la fuerza de trabajo?

—En ADP ofrecemos soluciones que permiten a nuestros clientes, ocuparse del core bussines. Esta premisa se volvió de mayor relevancia y vital para el sostenimiento de muchas empresas, dado a que pudieron orientar sus esfuerzos en gestionar su recurso humano, el principal afectado en esta situación de pandemia. Los módulos de InterConection; por ejemplo, son una gran herramienta para alivianar peso ya que generan un ahorro de tiempo y de recursos debido a que todos los datos se envían automáticamente.Así mismo, con la interfaz de entrada se conecta los HCM (Success factors, Workday, Oracle) a nuestro sistema de nómina, por lo que las novedades y las altas llegan automáticamente. Los transfers bancarios dan seguridad que el TXT se direccione directamente a la plataforma bancaria sin necesidad de manipulación intermedia.

“Vale destacar también que nuestra presencia global nos preparó para este contexto de conectividad total donde aportamos todo este know how para el servicio a nuestros clientes, permitiendo que estos mantuvieran el servicio sin interrupciones y con la calidad de siempre”, explica Clemente.

—¿Puede dar ejemplos de la pregunta anterior? ¿Qué soluciones resultaron más relevantes en este período?

—Los módulos más importantes durante este periodo de pandemia fueron sin dudas el de nóminas, integración y autoconsulta para los colaboradores de nuestros clientes. Así mismo, la posibilidad de que los colaboradores hayan podido acceder a su información de sueldos en un portal de “autoconsulta on line”, por ejemplo, es un gran avance ya que, durante el periodo de confinamiento, permitió el rápido acceso a la información sin esperar al retorno a la oficina para contar con un recibo de sueldo físico.

El trabajo remoto y la llegada de Omicrón

Muchos sostienen que el 2022 será un año en el que se confirmará el fin de la presencialidad y se acelerará el teletrabajo con visitas esporádicas a la oficina, para seguir manteniendo el vínculo. Un artículo de la revista American Payroll reveló, en una encuesta realizada tras la llegada de la pandemia, que el 63% de los profesionales considera ahora que su trabajo es factible fuera de la oficina. Los encuestados indicaron que el mayor beneficio del trabajo a distancia ha sido el fin de los desplazamientos diarios, y el 60% que el equilibrio entre el trabajo y la vida personal ha mejorado. Otro aspecto es que el 43% de los profesionales afirma que se ha sentido cómodo con la tecnología en el último año. Y aunque el trabajo a distancia puede tener un efecto aislante en algunas personas, el 20% afirma que los últimos acontecimientos han reforzado las relaciones con sus colegas.

Para convivir con el COVID-19, y a partir de los requerimientos de los colaboradores, se observan también cambios en las prioridades desde las gerencias:

  • Un cambio a gran escala hacia el trabajo remoto, con muchos equipos que incluyen una mezcla de personal remoto y presencial
  • Nuevas prácticas de programación, como horarios flexibles y trabajo remoto.
  • Mayor recurso a la contratación flexible, con trabajadores permanentes y consultores que trabajan junto al personal fijo.
  • La automatización de procesos robóticos (RPA) y la inteligencia artificial (AI) se encargan de muchas tareas cotidianas de la nómina.

Si bien las personas se han adaptado al trabajo a distancia, aún existen opiniones divididas en cuánto, cómo y desde dónde quieren que se desarrollen sus actividades laborales. Los datos de la encuesta revelan lo siguiente como algunas de sus preocupaciones y prioridades:

  • El 79% de los empleados quiere trabajar desde casa con más frecuencia
  • El 59% se preocupa por el distanciamiento social en el trabajo
  • El 57% es reacio a reanudar los viajes de negocios
  • El 46% considera que se debe reconfigurar la distribución de la oficina

Para ADP, el trabajo a distancia sigue siendo la mejor manera de protegerse contra la pandemia, mientras viva entre nosotros, por lo cual, es importante hablar con el equipo y apoyar a quienes se sientan a gusto trabajando desde casa. “Algunas personas pueden preferir un enfoque mixto, con algunos días en las instalaciones y otros trabajando a distancia. Si es así, la idea es programar a estos empleados que vengan en días diferentes, lo que ayudará a reducir el número de personas en la oficina”, sostiene Alejandro Russo, Operations Regional Director and Country Leader de ADP para Argentina.

“Podemos ser igual de productivos, no importa desde dónde estemos trabajando”

La afirmación es de Maribel Cano Fernández, Marketing & Communications Manager de Cegid para América Latina, y podría ser tomado como el corolario de la experiencia pandémica del COVID-19. “La pandemia influyó en una forma muy significativa para que todos estos procesos que eran presenciales se volvieran completamente digitales. En América Latina, dependiendo del país, había empresas que habían avanzado en la digitalización de estos procesos, aunque todavía la gente iba a la oficina”, comenta.

Maribel Cano Fernández

En realidad, esta digitalización ya venia motorizada por la necesidad de ganar en eficiencia que tienen las organizaciones, pero también (sobre todo en las grandes empresas) por la globalización, que lleva a que los integrantes de un grupo de trabajo estén localizados en oficinas repartidas alrededor del mundo (y aunque fuera dentro de un mismo país, en ciudades diferentes, la motivación sería similar). “La pandemia demostró que definitivamente todo puede ser digital y remoto. En este contexto, la adopción de soluciones SaaS es un cambio superimportante”, añadió Cano Fernández.

La solución que brinda Meta 4 (hoy la cara visible de Cegid en la región, donde está presente desde hace más de un cuarto de siglo), abarca desde los procesos anteriores a la contratación, hasta la gestión de los procesos laborales una vez que esta contratación se hizo efectiva, tanto de la parte operativa como la de nómina, incluyendo además lo relacionado con la gestión de talentos. Bajo el paraguas de Mate 4 está la selección, el onboarding, la gestión del talento, y todo lo referente al desarrollo de carrera y el desempeño durante todo el tiempo que esa persona trabaja con la empresa. La solución es albergada en distintas nubes y se ofrece en modalidad de Software as a Service (SaaS).

Una de las ventajas que ofrece la solución de Cegid/Meta 4 es que puede ser accedida de manera tripartita: por las áreas de RR.HH., por el empleado y por el jefe de este empleado (o manager), a través de distintos medios, incluyendo el smartphone. Esto permite autogestionar algunos procesos y dar visibilidad a la información pertinente, lo cual aliviana la carga de trabajo de las áreas de RR.HH. y hace más participativa la gestión del talento.

Consultada sobre la experiencia de los clientes empresariales durante la pandemia, la ejecutiva regional de Cegid comentó: “En nuestro caso, muchos de los clientes ya tenían procesos digitales, aunque en muchos casos era solamente la nómina. Una vez que llegó la pandemia nos llamaron para avanzar rápidamente sobre la digitalización del resto de los procesos”. Pronto se hicieron evidentes las ventajas del modelo SaaS para lidiar contra los inconvenientes de la pandemia: “Como no tienes la solución en tu oficina, tampoco dependes del tu personal para que la solución funcione. La solución es soportada por un proveedor experto en su centro de datos, con alta disponibilidad y seguridad. Tú te puedes dedicar a tu core busines en lugar de preocuparte porque quien debía dar soporte a la solución dentro de tu empresa está enfermo”.

Si bien la automatización y digitalización de ciertas tareas ayudó a lidiar con el aislamiento social, para Cano Fernández no hubo un módulo o proceso que destacara más que otros durante la pandemia. “Todos los procesos son importantes. Si la pandemia hubiera durado dos meses, a lo mejor procesos como el onboarding o la selección habrían sido más importantes. Pero, dado que llevamos casi dos años, ya te tienes que preocupar por procesos que son trimestrales, semestrales o anuales, como pueden ser los de evaluación o la gestión de del desarrollo y retención de empleados en tiempos en que no puedes verlos en persona”. En este nuevo normal donde todo tenderá a darse en forma digital e incluso remota, la ejecutiva destaca, a modo de cierre, cuatro aspectos que la solución de Meta 4 permite impulsar y que son fundamentales para estos tiempos que corren:

  1. Acceso desde cualquier lugar y dispositivo
  2. Mayor colaboración
  3. Mejor gestión del tiempo / Gestión personal del tiempo
  4. Visibilidad / Autogestión / Mejora de la comunicación

Mantener al equipo unido en tiempos de pandemia

En noviembre pasado, el proveedor tecnológico Seidor anunciaba que sus clientes en la Argentina ya podían acceder a Humand: una app desarrollada por jóvenes talentos locales que conecta y conecta y fortalece las relaciones de los empleados de una organización a través de la creación de comunidades digitales. Humand es una app que permite crear una comunidad digital adaptada a las formas de trabajo actuales y del futuro, en línea con las demandas de los millennials (que en tres años serán el 75% de la fuerza laboral), pero que a su vez podría resultar sumamente útil en tiempos de trabajo remoto e híbrido, o incluso durante períodos de aislamiento físico. “En Humand ayudamos a las empresas a digitalizar sus procesos de comunicación interna, cultura y recursos humanos en un solo lugar. Con Seidor nos aliamos para dar mayor alcance a la innovación y ahorro de costos que Humand está logrando en las empresas”, explica Nicolás Benenzon, fundador de Humand.

Nicolás Benenzon

“Humand es una solución SaaS que cuenta con módulos que se pueden activar, desactivar y customizar según sus necesidades (muro social, revista, tickets de consultas, formularios, capacitaciones, reconocimientos, onboarding, encuestas, perfil rico del empleado, directorio, chat, archivos, beneficios, búsquedas internas, integraciones, accesos rápidos, y más). Todo en una app fácil de configurar, muy amigable y liviana”, agrega Benenzon.

Benenzon explicó que, luego de implementar Humand, el compromiso observado en las organizaciones aumenta en un 300%, el sentido de pertenencia en un 25% y la rotación se disminuye en un 10%. “Basados en encuestas que realizamos, un 88% siente que está más informado de lo que pasa en la empresa. También se reducen un 25% los costos de IT y comunicación interna, 18% los costos de capacitación y entrenamiento, y se duplica la productividad de los equipos de comunicación interna, cultura y RR.HH. Todo esto hace que el retorno de la inversión en Humand, tarde solamente tres meses en materializarse”.

Alejandro Alonso

Periodista de ciencia y tecnología, y escritor. Ha trabajado en medios como Insider, ComputerWorld, IT Resellers Magazine, Telecomunicaciones & Negocios y Prensa Económica, entre otros, a lo largo de más de 25 años de trayectoria.

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