“Imagine su lugar de trabajo como una máquina bien engrasada donde cada sala de reuniones permite una colaboración productiva y una conexión significativa. Los empleados entran a la sala de reuniones con su computadora portátil. En solo unos pocos clics y un par de segundos, están conectados al equipo de la sala y a sus colegas. Los asistentes remotos y presenciales son vistos y escuchados por igual”, asegura Pieter Vancoillie, gerente de productos, Meeting Experience de Barco.
Barco indica que usted puede centrarse en las tareas que considere más importantes, con la tranquilidad de que todas las salas de reuniones funcionan como deberían. “La gestión de dispositivos de reuniones es remota y sencilla, y recibirá notificaciones instantáneas si surge un problema. Parece un sueño, ¿verdad? ¿Cómo convertirías ese sueño en realidad? ¿Cómo asegurarte de que estás invirtiendo en la tecnología adecuada para tu sala de reuniones, ya sean cámaras, barras de vídeo, altavoces y micrófonos o dispositivos inalámbricos para conferencias y presentaciones?”, dice el vocero.
Por esta razón, en este artículo Vancoillie ofrece un amplio asesoramiento experto que usted necesita: 6 preguntas clave que debe hacer antes de invertir en una solución de sala de reuniones.
1. ¿Es fácil de instalar?
La facilidad de instalación no es negociable, ya sea que elija una configuración básica (una barra de video todo en uno y una pantalla) o una configuración compleja con múltiples cámaras, parlantes, micrófonos, pantallas táctiles y dispositivos de conferencia inalámbricos.
Barco indica que la facilidad de instalación le ayudará a implementar rápidamente la tecnología, de modo que sus salas de conferencias estén listas en poco tiempo. Pero, ¿cómo puede saber si un dispositivo es fácil de instalar?
- Cableado mínimo: Menos cables y cables estandarizados, como USB o HDMI, o incluso capacidades inalámbricas. Esto acelerará la instalación, reducirá las perforaciones, los desafíos técnicos y el desorden de cables.
- Información accesible de instalación e incorporación: Manuales de usuario fáciles de entender, códigos QR en el embalaje o el dispositivo, tutoriales en vídeo breves y un servicio de atención al cliente receptivo harán que la instalación sea más sencilla.
- Fácilmente escalable y ajustable: La facilidad de instalación no se limita al momento en que recibes el equipo y lo instalas en tus salas de reuniones. También debes pensar en las transformaciones a mediano y largo plazo.
-
¿Es confiable y seguro?
Barco asegura que la confiabilidad de la tecnología de las salas de reuniones se refiere a la constancia con la que la tecnología funciona sin fallas durante un período prolongado. Esto es esencial en el lugar de trabajo híbrido, donde las interrupciones en las reuniones retrasan el orden del día, disminuyen la productividad y generan empleados descontentos y decepcionados.
Varios factores contribuyen a la confiabilidad
- Calidad del hardware: Los dispositivos fiables se fabrican con materiales de alta calidad que pueden soportar el uso habitual y los percances ocasionales, como caídas o golpes. Esto incluye la durabilidad tanto de los componentes externos como de la electrónica interna.
- Calidad del software: El software que alimenta estos dispositivos debe ser estable y contar con actualizaciones periódicas para mejorar su funcionalidad con el tiempo y mantenerse al día con los estándares en constante evolución.
- Mantenimiento sencillo, servicio y soporte de calidad: Los dispositivos deben ser fáciles de mantener y contar con un amplio soporte al cliente que incluya asistencia técnica y reemplazo de hardware.
¿Sabías que todos los dispositivos ClickShare, ya sean barras de video todo en uno, sistemas de conferencias inalámbricos para reuniones híbridas y sistemas de presentación inalámbricos para presentaciones cara a cara, disfrutan de 5 años de garantía?
- Seguridad: La tecnología que elija debe contar con certificaciones de seguridad sólidas. Asegúrese de que haya sido sometida a pruebas rigurosas y de que cumpla con estándares de cifrado sólidos para garantizar la seguridad y la confidencialidad.
3. ¿Es fácil de usar?
Barco indica que la facilidad de uso de la tecnología de las salas de reuniones es esencial para garantizar que todos puedan unirse y participar en las reuniones sin esfuerzo. Varios elementos contribuyen a que la tecnología de las salas de reuniones sea fácil de usar:
- Diseño intuitivo para una experiencia fluida: La tecnología debe tener interfaces sencillas y claras, y controles intuitivos (por ejemplo, botones bien diseñados, pantallas legibles, menús simples, etiquetas claras) que permitan a los asistentes a la reunión iniciar videoconferencias al instante.
- No se requiere capacitación: La tecnología debe ser accesible para una amplia gama de usuarios que la utilicen a diario sin necesidad de capacitación, lo que permite que incluso aquellos con conocimientos técnicos mínimos puedan utilizarla de manera eficiente.
- Compatibilidad con BYOD (traiga su propio dispositivo): La tecnología de su sala de reuniones debe permitir que los participantes de la reunión se conecten fácilmente utilizando sus propios dispositivos, ya sean computadoras portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes.
-
¿Es flexible?
Barco menciona que la flexibilidad en la tecnología de las salas de reuniones es esencial porque permite una fácil adaptación a diversas tecnologías, formatos de reunión y necesidades de los participantes, garantizando la productividad y la satisfacción independientemente de los requisitos cambiantes.
Una solución de sala de conferencias flexible permitirá:
- Ser compatible con otros equipos y software de la sala de reuniones. Esto es lo que llamamos interoperabilidad y es esencial. Por lo tanto, elija una solución con socios tecnológicos sólidos que puedan garantizar que varios dispositivos de la sala de reuniones funcionen juntos sin problemas.
- Facilitar que las personas se unan a una reunión desde diferentes dispositivos, ya sean computadoras portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes.
- Permitir un fácil acceso no sólo a los empleados sino también a los invitados; todo ello manteniendo la seguridad de la infraestructura y la confidencialidad de los datos.
- Admite múltiples plataformas de videoconferencia (como Microsoft Teams o Zoom). Se puede ajustar fácilmente para adaptarse a diferentes configuraciones de salas de reuniones.
5. ¿Es fácil de gestionar y monitorear?
Saber si sus salas de reuniones están funcionando de manera óptima, poder verificar fácilmente el estado de los dispositivos e intervenir si es necesario, le brindará tranquilidad, ahorrará tiempo y esfuerzo, aclaran desde Barco. Por lo tanto, usted debe asegurarse de que su tecnología cuente con una plataforma de gestión eficaz que permita la supervisión y la gestión remotas. Pero, ¿qué es lo que debería buscar específicamente?
Una visión general completa: La plataforma debe presentar de forma clara y visualmente atractiva cómo está funcionando su base instalada en un momento determinado y cualquier acción pendiente que deba tomar para garantizar que los dispositivos funcionen de manera óptima.
Notificaciones instantáneas: Las plataformas de gestión deben alertar a los administradores inmediatamente sobre problemas como cables desconectados o unidades sobrecalentadas, para actuar rápidamente, disminuir el tiempo de inactividad y mantener la continuidad operativa.
Análisis de datos integrados: El acceso a los datos permitirá comprender el comportamiento de los empleados en las reuniones, optimizar los espacios de trabajo y aumentar el retorno de la inversión en la tecnología que tanto esfuerzo le ha costado implementar.
Entre muchas otras, aquí hay cuatro preguntas clave para las que tendrá respuesta:
- ¿Están los trabajadores adoptando la tecnología para reuniones?
- ¿Esto está sucediendo en toda la empresa o sólo en algunas ubicaciones?
- ¿Hay espacios de reunión que no se utilizan lo suficiente? Si es así, ahora puedes investigar por qué y optimizar tus espacios.
- ¿Los empleados prefieren reuniones híbridas o se reúnen cara a cara?
-
¿Es respetuoso con el medio ambiente?
Desde Barco indican que el 70% de las organizaciones afirman que las inversiones en AV serán esenciales para su estrategia ESG (ambiental, social y de gobernanza) en 2024. ¿Usted también está buscando invertir en dispositivos para salas de reuniones que reduzcan el consumo de energía y reduzcan la huella de carbono de su organización?
Luego, asegúrese de que la solución de sala de reuniones que elija tenga una huella de carbono baja o, mejor aún y más impresionante, sea carbono neutral. ¿Cómo puede saber si su tecnología tiene una huella de carbono reducida?
Eficiencia energética: Comprueba si tu tecnología tiene un bajo consumo de energía, tanto en uso como en modo de espera.
Utiliza los materiales adecuados: Busca dispositivos fabricados con materiales reciclados o de origen sostenible.
Embalaje y logística: Garantizar opciones con una huella de carbono reducida, como embalajes fabricados con materiales reciclados y transporte marítimo en lugar de aéreo.
Diseñado para reciclar: Verifique si los componentes son fáciles de desmontar y reciclar y si la organización cuenta con un programa de reciclaje para sus productos.
Al considerar la sostenibilidad de un dispositivo tecnológico, examine las afirmaciones ambientales de los fabricantes. No todas las afirmaciones se sostienen bajo escrutinio, por lo que debe buscar dispositivos con credenciales sólidas confirmadas por terceros independientes, como las de la norma de gestión ambiental ISO 14000.
¿Qué tal una solución carbono neutral?
Por último, Barco indica que se considera que una solución es neutra en carbono cuando las emisiones netas de carbono liberadas a lo largo de todo su ciclo de vida (desde la producción hasta la eliminación) se reducen a cero. Esto implica reducir las emisiones tanto como sea posible y luego equilibrar las emisiones restantes invirtiendo en actividades de compensación de carbono.
Estas actividades incluyen proyectos de energía renovable, reforestación o forestación, restauración de ecosistemas costeros y marinos, agricultura regenerativa u otros métodos de captura y almacenamiento de carbono.
Además, el proceso implica una certificación de terceros por parte de organizaciones independientes. Las certificaciones brindarán credibilidad y transparencia, y garantizarán a los consumidores y las partes interesadas que el producto es verdaderamente neutro en carbono y realmente promueve la acción climática.
Compartir nota:
