Ya sea para cumplir con la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), o para eficientizar procesos, cada vez son más organizaciones que adoptan de manera parcial o completa la emisión de comprobantes electrónicos en sus operaciones de venta de bienes y servicios. Como bien destacan los especialistas de Thomson Reuters, durante 2014 la AFIP siguió avanzando con su agenda de modernización del sistema tributario mediante la incorporación de nuevas actividades al régimen de Factura Electrónica previstos en la RG-AFIP 3571/13. Los profesionales dentro del régimen IVA impactados son de los rubros: reparación y mantenimiento de maquinarias; consultores en informática y software; agencias de noticias y servicios de información; servicios jurídicos y notariales; contabilidad, auditoría y asesoría fiscal; gerenciamiento de empresas; asesoramiento, dirección y gestión empresarial; servicios relacionados con la construcción; servicios geológicos; servicios de electrónica y telecomunicaciones; arquitectura e ingeniería; ensayos y análisis técnico; publicidad; estudios de mercado y encuestas; obtención y dotación de personal; transporte de caudales; seguridad e investigación; limpieza general de edificios; servicios de envase y empaque; y servicios empresariales en general.
En opinión de Hugo Mac Gaul, director general de Levicom Argentina, algunos de los beneficios que aporta esta tecnología incluyen:
• Mayor versatilidad: las facturas son creadas, firmadas, enviadas, validadas y almacenadas electrónicamente. La impresión es a demanda, sólo cuando se requiere.
• Menores costos: los ahorros son muy significativos, ya que ya no hay gastos de generación, impresión y distribución (correo) asociados, al no ser necesario el envío físico de las facturas.
• Reducción de tiempo de trabajo por eliminación de errores en la captura de datos. El 70% de los datos que se capturan provienen de otra computadora.
• Aumento de la productividad.
• Mejora en la comunicación entre la empresa y sus proveedores.
• Sincronía entre diferentes formatos, tecnologías, estándares y velocidades de transmisión.
• Apto para todo tipo de empresas, sin importar su tamaño ni su nivel tecnológico.
• Ahorro en el consumo de papel.
• Mucha menor probabilidad de falsificación.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de bodegas para almacenar documentos históricos.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Facilidad en los procesos de auditoria.
Existen herramientas de software sumamente accesibles para la facturación electrónica. En el caso de Levicom, por ejemplo, esta herramienta se llama EDC Invoice, y se posiciona en organizaciones de diverso tamaño en verticales tales como Retail, Construcción, Farmacia, Salud, Petróleo, Seguros, Financiero o Servicios, entre otros. Entre los beneficios prometidos por el sistema, figuran la reducción de costos administrativos hasta en un 80%, la disminución del 80% de llamadas telefónicas por soporte a proveedores y clientes, y una reducción en los costos administrativos y de oficina.
Por su parte, Softlatam ofrece un sistema de facturación electrónica con una interfaz simple y amigable para todo tipo de empresas, organizaciones y profesionales. Este sistema puede funcionar de manera independiente, o bien puede trabajar como un módulo dentro del software de gestión TOOLS ERP. Las facilidades que brinda el sistema, incluyen la reducción del margen de error, el ahorro de insumos de impresión, ahorros en la gestión del envío de comprobantes, un mejor aprovechamiento del espacio físico y la integración con la gestión de la empresa. Además, el sistema permite la solicitud inmediata del CAE (esto es: el Código de Autorización Electrónico que otorga AFIP por cada comprobante solicitado y autorizado, que es lo que da valor fiscal al documento electrónico) y el almacenamiento de los comprobantes según la resolución 1361/02.
El sistema de Softlatam permite dos formas de efectuar los comprobantes de manera electrónica: en línea y la modalidad de lote. La primera permite realizar el pedido del CAE en el momento que se está realizando la operación. Esta opción es ventajosa para las empresas que necesitan un proceso de facturación ágil como por ejemplo venta en mostrador. La segunda, fuera de línea por lote, permite generar un conjunto de facturas y luego solicitar el CAE para todos los comprobantes al mismo tiempo. Es una opción apropiada para empresas que no cuentan con conexión permanente a Internet o bien, para aquellas compañías que tienen gran volumen de facturación.
LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA DE SERVICIOS PROFESIONALES
Todos los prestadores de servicios profesionales inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado (IVA) deberán emitir obligatoriamente la Factura Electrónica, según informó la AFIP. Para garantizar el cumplimiento de la nueva obligación, los especialistas en tributación y software fiscal de Thomson Reuters en el ConoSur, destacan 5 tópicos importantes para tener en cuenta:
1. Implementar el régimen de Factura Electrónica es simple y fácil si se hace con la solución informática adecuada.
2. Es muy importante que la solución informática se conecte en forma directa con los Web Services previstos por la AFIP para asegurar una respuesta ágil e inmediata que no dificulte la operación habitual.
3. El software implementado también debe dar respuesta a la RG-AFIP 1361/02 de almacenamiento de duplicados electrónicos.
4. Asegurarse de contar con una herramienta que automatice la puesta a disposición de los clientes de los comprobantes emitidos.
5. No exponerse a sanciones o multas por implementar soluciones que no cuenten con el respaldo de un proveedor reconocido.
Thomson Reuters recomienda la incorporación de soluciones informáticas de Factura Electrónica a través de su línea de productos Sistemas Bejerman. Las soluciones INFOUNO para profesionales y pequeñas empresas y EFLEX ERP para medianas empresa ya son utilizadas por más de 2000 de contribuyentes —clientes de todos los tamaños y perfiles— desde 2009 para emitir sus comprobantes electrónicos y dar cumplimiento a toda la normativa asociada. Las soluciones Bejerman se conectan con los sitios electrónicos de la AFIP, lo que permite a los profesionales solicitar el CAE y validar la operación de forma instantánea.
Como ventajas adicionales los usuarios de Sistemas Bejerman cuentan con una plataforma web donde los comprobantes emitidos son almacenados y pueden ser visualizados por los destinatarios, mientras envía avisos a ambas partes de la disponibilidad del comprobante y de la notificación. Además las soluciones provistas también permiten dar cumplimiento a la RG 1361/02 de almacenamiento de duplicados electrónicos. Además,
“Como proveedor líder de soluciones e información inteligente para empresas y profesionales, Thomson Reuters innova para servir a sus clientes e impulsar el crecimiento de los negocios. Para eso, actuamos con audacia, captando nuevas oportunidades y anticipando las necesidades de nuestros clientes. Eso nos permite garantizar que tenemos las herramientas, el conocimiento y la experiencia para asegurar la exitosa implementación de Factura Electrónica en empresas y profesionales de todas las actividades”, explica Daniel Skiarski, director de los Negocios de Tax & Accounting Software de Thomson Reuters en el Cono Sur.
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