¿Qué alternativas existen para liderar proyectos a la distancia?

No es nuevo. Hace mucho que los líderes de grandes proyectos utilizan listas de tareas, mensajería, agendas, herramientas de workflow y líneas temporales para organizar a sus liderados, los cuales suelen estar subdivididos en grupos o áreas específicas, cada una de las cuales tiene sus objetivos y tiempos. Sin embargo, nada de esto reemplazaba la supervisión directa, las reuniones periódicas de trabajo, las aclaraciones y los ajustes sobre la marcha, las intervenciones discrecionales y las conversaciones “cara a cara” para medir el pulso de la coyuntura. Lo nuevo, si cabe el adjetivo, es que a partir de la pandemia de COVID y en el contexto del New Normal, donde se está privilegiando la colaboración remota, probablemente todo esto deba lograrse con la mediación de plataformas de software… y, claro está, todo esto se ha extendido a las organizaciones medianas y pequeñas, y a proyectos de menor envergadura.

La importancia de esta clase de plataformas quedó de manifiesto en enero pasado, cuando Citrix anunció el acuerdo definitivo para adquirir Wrike en US$ 2.250 millones en efectivo. Wrike es, precisamente, una plataforma de gestión del trabajo remoto online, con numerosas herramientas asociadas, que permite a los empleados seguir siendo productivos y colaborativos, incluso estando separados. Wrike tiene sede en California, y cuenta con más de mil empleados.

Los analistas de Mordor Intelligence estiman que el mercado de software de gestión de proyectos tuvo un volumen de US$ 5.370 millones en 2020 y esperan que alcance los US$ 9.810 millones para 2026, creciendo a una tasa compuesta anual del 10,67% durante el lustro siguiente. Algunos insights de este mercado indican:

• A medida que las corporaciones de hoy aumentan en tamaño y complejidad, se necesita una solución integral para administrar y coordinar la cartera completa de diferentes proyectos de una organización. Estas soluciones ayudan a la gerencia a alternar entre planes, cargas de trabajo, presupuestos y recursos, observar cuidadosamente el progreso del proyecto e informar sobre el éxito de la entrega.
• El software de gestión de proyectos (PMS) ahora se ha convertido en una función estratégica de los negocios debido al ritmo acelerado, los avances tecnológicos, así como la transformación digital y la disrupción que ocurren en casi todas las industrias.
• Algunos de los factores que se espera que mejoren el crecimiento del mercado de sistemas de software de gestión de proyectos (PMS) incluyen el uso creciente de software para administrar recursos, la creciente demanda del software que minimiza el riesgo del proyecto, así como el costo del proyecto, el presupuesto y los planes aleatorios, ayuda para acceder al panel en tiempo real en cualquier lugar y en cualquier momento.
• Por otro lado, también se prevé que la creciente sofisticación y las capacidades en aumento, como los recordatorios y el establecimiento de fechas de vencimiento, proporcionen un mayor impulso al crecimiento del mercado durante el período de pronóstico.
• Con la pandemia de COVID-19 acechando, es probable que el software de gestión de proyectos proporcione una vista analítica de 360 grados. Por lo tanto, la dependencia de estas soluciones digitales ha aumentado enormemente y se prevé que no habrá retroceso ni siquiera en la era posterior a la pandemia.

En el caso particular de la adquisición de Citrix, se espera que la combinación de la plataforma de trabajo digital de Citrix, que entrega de manera segura los recursos que los empleados necesitan para ser productivos mediante una experiencia unificada, con la solución de gestión del trabajo de Wrike, que agiliza la colaboración y la realización del trabajo, y así brinda a los empleados más herramientas para trabajar de manera eficiente y segura, donde sea que se encuentren, se convierta en bastante más que la mera suma de las partes. La incorporación de las capacidades de Wrike que se entregan a través de la nube acelerarán el modelo de negocios de Citrix de transición a la nube y la estrategia de convertirse en una plataforma de trabajo totalmente basada en SaaS para abordar las necesidades de distintos grupos funcionales dentro de la empresa.

Juntos, Citrix y Wrike prestarán servicio a más de 400.000 clientes en 140 países, aunque de momento no cuentan con oficinas en América Latina. En este orden, Wrike tendrá acceso al robusto ecosistema de socios de Citrix, en el que se generarán nuevas oportunidades que traerán un valor adicional para los clientes.

Un PMS cada vez más social

Con el arranque del 2021 llegó la nueva versión 7 de Zoho Projects. Se trata de la aplicación de gestión de proyectos de Zoho, que promete cambios radicales en su interfaz de usuario y nuevas características para apoyar a las empresas que enfrentan procesos complejos en su cotidianidad. Lanzado por primera vez en 2006, Projects se ha convertido en una solución integral para organizaciones de todos los tamaños y sectores, excediendo holgadamente las prestaciones de un PMS.

“Zoho Projects 7 busca dar solución a los proyectos más complicados de las empresas en los años siguientes”, señaló Fernando Sotelo, director de Alianzas Estratégicas y Experiencia del cliente para Zoho en América Latina. “Esta nueva actualización evita las complejidades de la colaboración entre sus unidades de trabajo, gracias a una mejora en su comunicación, al tiempo que refuerza la interacción con el usuario de manera intuitiva y brinda mayor soporte a la gestión de personas y recursos gracias a sus nuevas funciones”.

En una entrevista concedida a ITSitio.com, Sotelo precisó: “En esta nueva versión, nos enfocamos en la interfaz con el usuario, para que tenga una mejor experiencia y que pueda adaptarse a la herramienta lo más fácilmente posible”. De los cambios que se hicieron, el ejecutivo destaca el cambio de la interfaz de usuario (para acortar la cantidad de clicks hacia una función específica), y el agregado de capacidades de colaboración, concretamente una herramienta de mensajería e intercambio de documentos (Discusión). Esto último tiene un impacto directo en la democratización de la información, que ahora no queda restringida a una aplicación aislada (como podría ser Whatsapp). Un gerente con varios proyectos a su cargo podría recorrer las distintas conversaciones de cada proyecto y ver rápidamente qué material se intercambió. También se mejoró la integración con las demás herramientas de Zoho.

Vale recordar que esta herramienta es provista desde la nube en modalidad de Software como Servicio, y que puede requerir algún nivel de consultoría para adaptarla a cada empresa en particular. “Los clientes pueden ver una demo del producto y decidir que quieren implementarlo ellos mismos, pero al final terminan utilizando sólo un 20% de la herramienta, o a lo sumo el 30%, cuando con un partner que tiene conocimiento de Project y sabe qué novedades trae, él puede automatizar los procesos para que sean más sencillos, y los clientes terminan usando el 100% de la herramienta”, observa Sotelo.

Las poderosas características de colaboración son un aspecto obligatorio para cualquier herramienta de gestión de trabajo, y Zoho Projects 7 las lleva a un nivel superior con su nuevo módulo de Discusión. Esta herramienta facilita la mensajería instantánea y las reuniones virtuales al unirse a Zoho Cliq y Zoho Meeting. Los miembros del equipo además pueden anunciar su ingreso y salida de forma virtual, pues se integra con Zoho People, la herramienta de gestión de RRHH de Zoho.

El trabajo colaborativo entre varios equipos también se ha tenido en cuenta en esta nueva versión de Projects 7 mediante el intercambio de información. El actual módulo de documentos se ha mejorado enormemente y, en las cohortes con Zoho WorkDrive, los usuarios ahora pueden crear y organizar carpetas de equipo. La visibilidad de la información pertinente también se logra asignando diversos privilegios de acceso.

Para eliminar los posibles retrasos, Projects 7 incorpora una novedosa línea de tiempo, que muestra cuánto tiempo tomará una tarea en realizarse a través de sus diferentes etapas. Al identificar el estado detallado de cada parte, los usuarios podrán eliminar los posibles ‘cuellos de botella’ y tomar las medidas necesarias para volver a encarrilar los proyectos.

Además, Zoho Projects 7 mejora la gestión de personas y recursos, mediante vistas avanzadas y la incorporación de un horario de tareas flexible. Esta característica permite a los usuarios establecer dinámicamente el número de horas que destinarán a tareas específicas cada día y de forma independiente, de una forma que refleja cómo se realizan las asignaciones en el mundo real. Por ejemplo, los usuarios pueden dedicar diferentes cantidades de tiempo en cada día de la semana para realizar tareas complejas, en lugar de asignar el mismo tiempo a todos los días de forma estándar.

Después de colaborar en la formulación de planes y de asignar las obligaciones, los equipos deben ejecutar y hacer el seguimiento del progreso, donde monitorean diversos factores a partir de la naturaleza de las tareas, por ejemplo, los números que rastrea un gerente podrían no ser relevantes para un contratista. Por esta razón, Zoho Projects 7 incorpora un tablero del portafolio, que se une a los tableros personales. Esta nueva actualización brinda un pulso rápido del trabajo que se realiza a través de los diferentes proyectos, en oposición a un tablero personal más detallado.

Además de lo anterior, Zoho Projects 7 incluye las siguientes actualizaciones necesarias en la gestión empresarial de las compañías:

1. Reglas de negocio para las tareas: los usuarios pueden establecer reglas de escalada para tareas específicas.
2. Vista personalizada en el diagrama de Gantt: guarda vistas específicas de tareas concretas dentro del informe Gantt.
3. Línea de tiempo con el estado de las tareas: identifica los cuellos de botella de las etapas del proceso de un vistazo.
4. Diseño de hitos y campos personalizados: la personalización se extiende a los hitos.
5. Integración de la unidad de trabajo: mejora la gestión de archivos y capacidad de compartirlos en equipo, brindando mayor facilidad para reemplazar pizarras, hojas de cálculo y archivos de otras herramientas, como Microsoft Project.
6. Widget del panel de control de la cartera: ve el estado y las líneas de base de los proyectos.
7. Módulo de discusión: organiza salas de chat de los equipos de trabajo antiguas y nuevas.
8. Diseño de una sola página: el usuario puede acceder a todas las funciones y los módulos en un solo clic y desde la misma página.
9. Búsqueda y filtros in-app actualizados: proyectos más rápidos, búsqueda a nivel de portal y filtros avanzados.
10. Elección de temas coloridos y del modo oscuro.
11. Horas de trabajo flexibles: una asignación dinámica de trabajo para las tareas.
12. Contactos: los contactos del CRM se importarán como contactos y no como usuarios del cliente.

Gestionando procesos

Flokzu se ubica en la categoría de gestión de procesos de negocios (ó BPM), y es una aplicación provista desde la nube que ayuda a definir y automatizar el flujo de trabajo de los documentos entre las personas dentro de una organización o equipos de trabajo. “Como herramienta de BPM en la nube, ayuda con cualquier proceso empresarial, dado que se puede configurar de acuerdo a las necesidades de cualquier organización”, explica Agustina Riegé, gerente comercial, Etixen: uno de los partners oficiales de Flokzu. La empresa, de origen uruguayo y con oficinas en ese país y España, hasta ahora cuenta con más 10.000 organizaciones que se han registrado en su servicio, y han estado en el top 3 Cloud BPM del mundo.

En este orden, la herramienta permite:

• Ejecutar Workflows para procesar información, proveer un servicio, o cualquier otro proceso que colabore para lograr metas.
• Diseñar el Workflow como mejor se adapte a las necesidades de una organización.
• Asignar tareas a cualquier usuario y establecer tiempos y fechas de entrega.

“Flokzu se configura por medio de una interfaz visual y no requiere programación. Hay que definir las estructuras de los formularios a utilizar, definir los flujos de trabajo, aprobaciones y permisos. Los partners como Etixen contamos con consultores certificados que pueden ayudar al cliente a diseñar e identificar el proceso y configurarlo según los requerimientos relevados”, añade Riegé. Al ser una solución provista desde la nube, se puede acceder desde cualquier navegador con una conexión a Internet (no requiere instalación local). También hay aplicaciones para celulares. “El valor agregado que podemos ofrecerles en Etixen es la implementación, migración de información si es necesario y también capacitaciones para el uso tanto por áreas o equipos específicos. En Etixen contamos con consultores certificados por Flokzu para estas actividades”.