Por Pablo Marrone, de Cisco Latinoamérica
La famosa colaboración, es la reunión de personas e información en busca de un fin en común. Todo aquel proceso no repetitivo en el que se desarrolle una interacción entre personas e información, es susceptible de ser optimizado con técnicas colaborativas. Los beneficios obtenidos son directamente proporcionales con el número de personas involucradas, su dispersión, y el volumen de información que se intercambia. La Colaboración habilita, en este siglo XXI, una revolución productiva que nos hace recordar el impacto de la máquina a vapor en las organizaciones productivas del siglo XIX.
La lista de herramientas colaborativas comienza con aquellas más tradicionales como el teléfono y el correo de voz, hasta las que se basan en Web 2.0 (wikis, blogs, redes sociales, foros online, entre otras). Se suman la mensajería instantánea, los sistemas de coordinación de documentos, los calendarios electrónicos, los sistemas de video tradicional (de sala y de telepresencia), los espacios de trabajos compartidos, y otros. Todos ellos son posibles gracias a que una misma red de información corporativa vincula a los usuarios en oficinas, sucursales, lugares públicos o desde sus hogares.
Los beneficios se manifiestan en la forma de reducción de los costos operativos y de capital (CAPEX y OPEX) y aumento de la productividad, con una particularidad: lo segundo puede llegar a duplicar lo primero. Por ello, el retorno de inversión es excelente, en plazos menores a los 3 (tres) años.
Los casos de uso cruzan horizontalmente las organizaciones, y no son privativos de un sector. Las empresas más avanzadas son aquellas que logran integrar profundamente las herramientas colaborativas en sus procesos y cultura, ya que aceleran la obtención de los beneficios.
En este contexto, Cisco se encuentra en una posición única para ofrecer la arquitectura tecnológica basada en una red inteligente que permite que la información y las personas se reúnan y colaboren del mejor modo posible, sin importar con qué tipo de dispositivo lo hagan (Notebooks, PCs de escritorio, Smartphones y Tabletas), o el sistema operativo que utilicen.
La agilidad operativa se combina además con la seguridad garantizada de la información, y la autenticación de los usuarios, permitiendo mejorar la competitividad sin comprometer los datos.
Habiendo desplegado más de 30 millones de puestos de Comunicaciones Unificadas y siendo usuarios avanzados de todas las herramientas de colaboración, en Cisco existe el conocimiento para proveer soluciones que sigan el flujo de las operaciones de las empresas y las ayuden a nutrirse de los beneficios de la colaboración.
Aún hoy es válida la afirmación de Charles Darwin sobre la subsistencia de las especies que aprenden a colaborar y evolucionan, pero aplicada a las corporaciones.
¿CÓMO APROVECHAR LA COLABORACIÓN?
Existen diversas áreas dentro de las empresas donde las aplicaciones de Colaboración pueden tener un impacto positivo ayudando a mejorar algunas de las actividades del día a día. En este artículo, desarrollo las implicancias de su empleo en áreas tales como Ventas, Finanzas y Recursos Humanos de una empresa.
Estas áreas pueden ser comunes a diferentes verticales de negocio o segmentos dentro del sector privado o público. Con esto no quiero decir que todas las empresas sean iguales o que enfrentan los mismos retos, pero puede ser un muy buen ejercicio para que usted lo ponga en práctica dentro de su empresa, y así encontrar los requerimientos de algún proceso que se pueda mejorar a través de las aplicaciones de colaboración.
Área de Ventas
Reto 1: Dar a conocer a los vendedores nuevos productos en menos tiempo
Situación: En una cadena de tiendas distribuidas por todo el país, llegan cada tres meses equipos electrónicos nuevos. Por lo tanto, es necesario que todas las tiendas conozcan cómo funcionan, si es diferente a la versión anterior, cuántos colores y tamaños disponibles hay, etc.
Actualmente, hay un grupo de personas que se encarga de hacer esta tarea, sin embargo, el tiempo que toma habilitar a todos los vendedores en todas las tiendas es demasiado largo. De esta forma, nunca se terminan de actualizar todas las tiendas cuando sale un nuevo equipo.
¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?
Existen aplicaciones como Cisco Webex donde a través de la Web, los usuarios con un nombre de usuario y contraseña pueden acceder a un salón virtual donde recibirán un entrenamiento interactivo online. Puede incluir algunas preguntas por parte del instructor para medir el nivel de atención de los participantes e incluso puede ser grabado el entrenamiento para que se puedan repasar los temas vistos.
Reto 2: Tener acceso a especialistas de producto en cualquier momento y desde cualquier lugar
Situación: Para conocer algunos productos es necesario obtener una información más específica. Sabemos que no es posible tener, en todas las tiendas, personal especializado en cada área, porque implicaría agregar costos por su contratación.
¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?
Los teléfonos inteligentes, como iPhone, iPad y algunos basados en Android, cuentan con acceso inalámbrico y cámara de video, lo que les permite transmitir VIDEO a través de Internet. Frente a situaciones específicas, los vendedores pueden tomar su dispositivo personal y a través de Jabber contactar al experto mediante un mensaje instantáneo y si él acepta, tener una sesión por video en tiempo real para despejar todas las dudas.
Área de Finanzas
Reto 1: Agilizar la toma de decisiones
Situación: Cuando se requiere que se acepte la compra o renta de un servicio, el proceso normal es enviar un correo electrónico dirigido al responsable de finanzas con la solicitud para que autorizace dicha orden. Este procedimiento funciona cuando se lleva a cabo una operación normal, pero no es así en situaciones de emergencia.
¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?
Es posible realizarlo a través de un centro de atención telefónica para que estas solicitudes sean atendidas con prioridad, e incluso puede llegar de manera directa al responsable del proceso.
Reto 2: Reuniones con corporativo para reporte mensual de resultados
Situación: Mensualmente se hace un cierre de las operaciones de la compañía y se genera un reporte para el corporativo que no se encuentra en la misma ciudad. Transmitir la información adecuada cuando existen situaciones apremiantes para el negocio, para actuar en tiempo y forma con la sensibilidad acorde al problema, ha sido un factor que genera desacuerdos e influye en la toma de decisiones.
¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?
Hay reuniones que por su naturaleza, lo más recomendable es tenerlas en salas de uso dedicado, utilizando video, en donde el contacto visual es sumamente importante para poder transmitir el sentido de urgencia o la complejidad de alguna situación.
Área de Recursos humanos
Reto 1: Mejora de la educación a distancia
Situación: Dentro de la empresa hay actualización de programas, nuevas bases de datos, nuevos productos, cambio de procesos y procedimientos, y resulta complicado hacer llegar toda esta información a los empleados de forma efectiva.
¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?
Es posible crear un portal de videos corporativos a través de Show and share. Los videos pueden ser grabados con diferentes dispositivos (laptops, tablets y smartphones) o con el sistema de videoconferencia, para luego ser publicados en ese portal y sirva de entrenamiento para todos los usuarios.
Reto 2: Se requiere mayor agilidad en la toma de decisiones para contratar a personas de mandos medios-altos.
Situación: Para contratar a profesionales con nivel jerárquico, la decisión la toma un grupo de ejecutivos dentro de la empresa. Generalmente, este grupo de personas no se encuentran en el mismo lugar, la misma ciudad, o el mismo país. Es sumamente complicado hacer coincidir sus agendas.
¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?
Es posible realizar las entrevistas a través de video, accediendo a través de diferentes tipos de dispositivos (laptops, tablets, smartphones) y algunas otras (más ejecutivas) pueden ser llevadas a cabo por Video Conferencia o Telepresencia, organizando la reunión a través de su calendario de correo electrónico y asistiendo desde cualquier lugar.
Finalmente, las áreas operativas ven como un aliado a las áreas de soporte de forma reactiva. Porque para realizar cambios —seguramente usted ve más situaciones complejas dentro de su negocio— es necesario unir el ¿Qué necesito? con el ¿Cómo lo resuelvo? y una alternativa eficaz sería incluir las áreas de soporte de una forma más proactiva.
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