Fernando Contreras: “Implementamos una solución de gestión documental en menos de 2 meses”

.Doctec brinda servicios y soluciones de digitalización y gestión documental desde hace más de veinticinco años, y tiene clientes en todo el país, dentro de verticales tan heterogéneos como empresas automotrices, entidades financieras, seguros, laboratorios, industriales, operaciones de comercio electrónico, centros comerciales, cementerios, empresas de seguridad, y entidades públicas y de servicios. La organización cuenta con 25 personas, con diferentes especialidades, y ha certificado ISO 9001:2015.

“Nuestro producto, denominado ManageFile, es una plataforma de gestión documental, compuesta por distintos módulos funcionales”, explica Fernando Contreras, gerente general de .Doctec. ManageFile presenta módulos para la consulta y gestión de documentos, y módulos para la digitalización y distribución de documentos vía e-mail, entre otros procesos.

Casos de éxito

Estos son algunos de los casos de éxito/uso de ManageFile.

• Entidades Financieras: Gestión digital de listados contables, operativos, resúmenes de cuenta y tarjetas de crédito. Son cuatro millones de documentos mensuales que se gestionan digitalmente, y son consultados por los más de mil usuarios del banco, y por los clientes del mismo vía HomeBanking y puestos de atención multimedia. Disponen de diez años de información en línea.
• Entidades Financieras: Digitalización de documentación del legajo del cliente, con control de integridad del contenido del legajo y notificación por mail de avisos de vencimientos de la documentación. Los documentos son documentos digitalizados o digitales nativos.
• Industria: Digitalización del legajo de pago del proveedor, digitalización de remitos conformados.
• Industria: Digitalización del legajos de recursos humanos, con control de integridad del legajo.
• Entidades Aseguradoras: Workflow para aprobación de solicitudes de asegurados y digitalización de antecedentes de pólizas. En uno de nuestros clientes estamos integrando Firma Biométrica al proceso de solicitud de pólizas.

Despliegue

“La implementación de la solución se realiza en un tiempo breve (menos de dos meses). Es importante el relevamiento previo de las necesidades de los clientes”, aclara Contreras. En cuanto al pago de la solución, existen varios modelos de licenciamiento del software, que se adaptan a las necesidades de la organización.

Beneficios

• Los usuarios autorizados disponen de las funcionalidades necesarias para optimizar los tiempos de acceso, búsqueda, visualización, y eventualmente exportación o reimpresión, de los documentos a los cuales accede para desarrollar su tarea.
• Esto se hace dentro de un ámbito controlado (se genera un registro de las actividades de los usuarios) y seguro (se definen perfiles de acceso y acciones para los usuarios.