Casos de estudio

Optimización del flujo de trabajo

Conocé cómo Carla dedica más tiempo en administrar su negocio y menos tiempo a gestionar documentos.

La Pyme donde trabaja Carla estaba teniendo problemas para gestionar documentos en papel. Carla es la Gerente del departamento de Gestión de registros, y pasaba horas tratando de ubicar documentos en papel mal archivados o que estaban perdidos. Esta situación generaba que deba realizar viajes a la instalación externa de la empresa en el sector de almacenamiento lo que le hacían perder mucho tiempo productivo.

Optimización del flujo de trabajo

Con un software de gestión de documentos, las empresas pueden escanear y digitalizar sus registros, utilizando una impresora multifuncional con la Tecnología Xerox ConnectKey. Esta digitalización permite que los empleados tengan acceso inmediato y seguro a los documentos digitales que están autorizados a ver, utilizando sus identificaciones. Además, múltiples usuarios pueden acceder al mismo documento y actualizado simultáneamente, lo que agiliza el flujo de trabajo. Por otra parte, los registros pueden ser duplicados y subidos a la nube. Así, en caso de desastres, errores o ciberataques, dichos registros pueden ser restaurados, garantizando un 99% de tiempo de funcionamiento y acceso desde cualquier lugar del mundo.

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¿Qué logró la empresa de Carla?

1. Mayor simplicidad

Carla coloca los registros en papel en el Alimentador de documentos de la impresora multifuncional de Xerox y presiona el icono de Escaneo de IMS en la pantalla táctil.

Optimización del flujo de trabajo

2. Naturalmente intuitiva

Ella selecciona sus opciones de escaneo, responde dos preguntas del menú desplegable, ingresa un número único de archivo, y presiona el botón «Start» (Iniciar) para escanear los documentos.

3. Orientada a dar soluciones

Con todos los registros digitalizados, Carla y sus compañeros de trabajo ahora pueden acceder a todos los documentos desde su computadora o dispositivo portátil.

4. Fácil acceso

Los empleados ahora pueden encontrar e imprimir documentos fácilmente desde cualquier dispositivo con la Tecnología Xerox ConnectKey (con su aplicación para imprimir desde IMS instalada). Simplemente seleccionan el botón «Print from IMS» (Imprimir desde IMS) en la interfaz de pantalla táctil, responden unas preguntas para buscar el documento de interés, y presionan (Imprimir).

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Autor

  • Florencia Gómez Forti

    Periodista y Social Media Manager especializada en tecnología y espectáculos. Comenzó su camino en el mercado IT de la mano de ITSitio y hoy es Editora de Contenidos para toda la región. Realiza coberturas especiales internacionales y nacionales para marcas como HP Inc. e IBM.

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Florencia Gómez Forti

Periodista y Social Media Manager especializada en tecnología y espectáculos. Comenzó su camino en el mercado IT de la mano de ITSitio y hoy es Editora de Contenidos para toda la región. Realiza coberturas especiales internacionales y nacionales para marcas como HP Inc. e IBM.

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