La pandemia cambió los viajes de negocios ¿Cuáles son las tendencias actuales? ¿Qué hay para el canal?

La pandemia cambió los viajes de negocios, hoy con el teletrabajo y el aumento de las herramientas de comunicación virtual, los viajes de negocios se ven reducidos y más controlados, asimismo diminuyen los gastos asociados. En este contexto, las compañías buscan mayor vigilancia en los traslados y viáticos de sus colaboradores.

Nuevas tendencias como el Bleisure Travel, término compuesto por la unión de las palabras en inglés business y leisure, negocios y ocio en español, continúan ganando adeptos, cada vez más los viajeros de negocios buscan complementar su trabajo haciendo turismo, así los límites se desdibujan y llevar un control de los gastos, por parte de las compañías, puede ser más complejo.

De acuerdo con Dennis Tassitano Vicepresidente de SAP Concur para América Latina y el Caribe, mezclar los viajes corporativos con actividades de turismo es una actividad que cada vez cobra más fuerza, incluso el mismo la practica y la recomienda, entendiendo el reto que esto representa para las organizaciones y que puede asumirse asertivamente con tecnología.

“Cada vez son más las compañías que buscan mejorar sus prácticas internas y externas, hablando de control de gastos es necesario contar con herramientas que permitan optimizar presupuestos, gestionar compras y darles a los trabajadores la oportunidad de gestionar el dinero de manera más eficiente”, explicó Tassitano.

Un estudio global realizado por Oxford Economics y SAP Concur, detectó que las nuevas tecnologías se consolidan como aliadas clave para alcanzar los objetivos en las áreas de finanzas y de TI en épocas recesivas. En la región, el 72% de los ejecutivos latinoamericanos consultados afirmó, que el mayor uso de la inteligencia artificial (IA) y de machine learning proporciona oportunidades para aumentar la eficiencia y la productividad.

Los canales son los grandes aliados de las empresas en la búsqueda por preservar sus recursos, y hoy, cuando muchos de los gastos cambiaron, es fundamental tener en cuenta los procesos, ajustarlos, entenderlos y adoptar soluciones de control. Eso es lo que ofrece, SAP Concur, herramientas que permiten reinventar la gestión de viajes, gastos y facturas, simplificando los procesos cotidianos y creando mejores experiencias.

Para Tassitano se trata de hacer de lo difícil algo simple, visibilizar lo desconocido y acabar con las tareas tediosas, desarrollando continuamente nuevas formas de automatizar e integrar procesos utilizando tecnologías emergentes. En sus palabras hay empresas que están buscando facturar más y controlar más, esas van a crecer más.

El mismo estudio de Oxford Economics y SAP Concur, desarrollado en cuatro países de Latinoamérica, incluido Argentina/Chile/Colombia/Perú, detectó que el 72% de los ejecutivos encuestados considera que un mayor uso de la inteligencia artificial permite aumentar la eficiencia y la productividad, además un 59%, asegura que las nuevas tecnologías son clave para la reducción del gasto.

Otras de las cifras para destacar del análisis es que, durante 2022, los líderes latinoamericanos informaron una reducción de gastos del orden del 2,8% (contra un aumento en la encuesta global de 0,5%). Nada menos que el 59% atribuye esa disminución al uso de nuevas tecnologías y la presión no disminuye: 47% estima que aumentar la eficiencia funcional es la prioridad estratégica en los próximos dos años.

¿Cómo puede llegar el canal de forma asertiva a las empresas?

Algunos de los mensajes claves que SAP transmite a sus canales en Colombia para acercarse a clientes de todas las industrias, están enfocados en las capacidades que Concure Travel y Concure Expense, le permiten desarrollar a las organizaciones, entre ellas:

• Capturar todos los datos de gastos y viajes, sin importar dónde haga las reservaciones.
• Ver los datos de viajes consolidados en un solo tablero.
• Reservar fácilmente vuelos, trenes, hoteles y automóviles con una herramienta de reservaciones en línea.
• Hacer que el cumplimiento de la política sea fácil para los empleados.
• Dar a los empleados la libertad de reservar viajes por su cuenta.
• Ver todos los datos de gastos en un solo lugar.
• Ajustar la configuración a las necesidades comerciales.
• Aplicar y cambiar políticas de gastos fácilmente.
• Capturar recibos y procesar informes automáticamente.

¿Cómo la tecnología puede hacer más fácil y productiva la vida de profesionales viajeros?

Productos Metalúrgicos S.A, Promesa, empresa ecuatoriana, se ha convertido en uno de principales casos de éxito de SAP Concur en Latinoamérica. Promesa distribuye en todo Ecuador más de 20 mil productos de ferretería, de construcción y de carros. La compañía cuenta con un equipo de alrededor de 400 colaboradores, de los cuales 200 son viajeros. La empresa hacía anticipos de dinero para garantizar la movilización de los empleados y le faltaba un sistema automatizado de gestión de viajes y gastos, lo cual resultaba en pérdida de productividad, porque los viajeros dedicaban mucho tiempo para justificar los gastos. Además, no utilizaban la agencia de viajes, lo que resultaba en precios elevados en los tiquetes y seguros.

Al adoptar SAP Concur integrado con SAP S/4HANA, Promesa alcanzó la eficiencia operativa que buscaba. Con la nueva solución también logró:

• Implementar tarjetas de crédito corporativas y eliminar la necesidad de anticipos en dinero.
• Alcanzar un nivel de eficiencia de un 92%
• Reducir de 8,5 horas a una hora al mes, el tiempo dedicado por los empleados para comprobar gastos.
• Optimizar los precios de pasajes y seguros.
• Aumentar los servicios dados por la agencia de viajes.
• Reducir en un 40% los costos de administración de boletos y servicios de viaje.
• Aumentar la productividad del equipo de recursos humanos.
• Reducir de casi un mes a cinco días, el tiempo de revisión de gastos de viaje