Casos de estudio

Kodak Alaris ayuda a optimizar la digitalización de documentos

Uno de los principales organismos gubernamentales de Perú se encontraba ante el reto de eficientar el proceso de captura, distribución y administración de prácticamente miles de documentos que recibe a diario y para los cuales la dependencia buscó la implementación de soluciones de digitalización inteligente y captura distribuida con el objetivo de evitar la necesidad de tareas manuales y al mismo tiempo equipar a la organización de una herramienta tecnológica que le permitiera atender con mayor eficiencia la amplia variedad de documentos relacionados con el sector gubernamental.

El sector gubernamental de cualquier país es sin duda una de las áreas que más documentación genera actualmente. Prácticamente en todo el mundo los trámites ante dependencias federales son el punto de partida de la generación de miles de documentos que deben ser procesados, capturados, administrados y almacenados, dando por resultado una atención ciudadana lenta y poco eficiente.

En este mismo contexto uno de los principales organismos gubernamentales de Perú se encontraba ante el reto de eficientar el proceso de captura, distribución y administración de prácticamente miles de documentos que recibe a diario y para los cuales la dependencia buscó la implementación de soluciones de digitalización inteligente y captura distribuida con el objetivo de evitar la necesidad de tareas manuales y al mismo tiempo equipar a la organización de una herramienta tecnológica que le permitiera atender con mayor eficiencia la amplia variedad de documentos relacionados con el sector gubernamental.

Ante un manejo diario de millones de documentos con diferentes estructuras el organismo optó por las soluciones de escáneres profesionales de Kodak Alaris quienes tras evaluar las necesidades puntuales de la dependencia optaron por la instalación 50 modelos Kodak i4650 con ADF y la solución Capture Pro con la cual se logró una notable reducción de tiempos en la captura y distribución de la información al tiempo que la gestión documental diaria se volvió más ágil y precisa en la atención a la ciudanía.

Actualmente el organismo gubernamental de Perú continúa recibiendo y manejando una gran cantidad de documentos que, sin importar la variedad o complejidad de su estructura correspondiente a asuntos civiles, penales o laborales, todos se procesan de manera puntual haciendo llegar la información a las personas a las que concierne cada uno de estos asuntos con reduciendo al mínimo los errores de captura.

La soluciones de digitalización de Kodak Alaris han dotado al sector gubernamental de esta región de América Latina no solo de un incremento en la productividad y gestión documental sino también de un alto nivel de transparencia tanto para el ciudadano como para el personal de gobierno, de tal manera que el proceso desde la recepción del documento hasta su digitalización y captura de información es plenamente transparente para ambas partes preservando en todo tiempo la integridad de los documentos sin necesidad de que estos sean alterados, desprendidos o desengrapados.

Si bien es cierto que la implementación de las citadas soluciones de escáneres profesionales en el área gubernamental de Perú, lo cierto es que también uno de los retos que debían afrontarse juntamente con esto es que una vez digitalizado el documento este pudiera ser fácilmente clasificado y etiquetado de manera digital para su fácil consulta posterior.

En esta parte del proceso las soluciones de Kodak Alaris de captura inteligente fueron un factor clave para que al día de hoy todos los documentos digitalizados cuenten con un formato ligero que puede ser enviado de manera inteligente a través de aplicaciones de dicho organismo todo esto sin vulnerar la seguridad de la información sensible que cada documento contiene.

La colocación de 50 unidades del modelo Kodak i4650 escáner, permitió dotar a la organización de un fácil acceso y conversión de los documentos, además de hacer más sencillo el proceso de capacitación al personal sobre la correcta extracción de la meta data y base de datos. Dentro de este contexto el empleo del software Capture Pro fue esencial para que una vez digitalizados los documentos fuera posible una fácil extracción de los datos hacia la base de datos que actualmente emplea la dependencia.

Gracias a la solución integral de Kodak Alaris conformada por software y hardware, instalados para la captura de información, la velocidad, mejoramiento de imagen y detección de metales, en este caso grapas, agregó valor a la propuesta generando imágenes de alta calidad e integrando los datos con las aplicaciones que actualmente cuenta el cliente.

Tras la instalación del citado hardware y software referidos actualmente el organismo gubernamental de Perú cuenta con mayor dinamismo y precisión en el procesamiento de la información de los documentos que recibe logrando así el objetivo de reducción de tiempos y agilización del trabajo operativo.

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