Gestionar el ciclo de vida de los contratos y los beneficios para su actividad

¿Qué tienen en común las áreas de Compras y Ventas, Legales, Recursos Humanos o TI dentro de las empresas, con los integradores, y los proveedores de soluciones tecnológicas “llave en mano”? Todos ellos necesitan tener visibilidad total de los contratos con los que se manejan. Hacer esto de manera manual implica grandes riesgos legales, laborales y de compliance. Las soluciones de CLM llegan para abordar este problema.

El software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM, por sus iniciales en inglés) ayuda a administrar de forma eficiente el proceso completo de un contrato firmado entre dos o más organizaciones. Abarca desde la redacción de los contratos, su negociación y su aprobación, pasando por las instancias de cumplimiento y administración, el repositorio de contratos y cláusulas, la optimización del cumplimiento y la recuperación y renovación de los contratos, hasta llegar a las enmiendas y la disposición de éstos. De esta forma, el software de CLM garantiza el cumplimiento de las regulaciones, mitiga los riesgos asociados con un contrato, protege a una organización de incurrir en sanciones por incumplimiento y mejora su proceso de toma de decisiones. Al mismo tiempo, frecuentemente habilita una serie de ahorros derivados de evitar sanciones debido a omisiones o errores prevenibles.

Los sistemas de CLM también ayudan a la organización a formar alianzas con otras empresas para expandir su base de consumidores. Como resultado, la demanda de software CLM está aumentando a escala global en los sectores Público, Sanitario, de Fabricación y de Servicios Financieros. El año pasado, según IMARC Group, el mercado global de software de gestión del ciclo de vida de los contratos alcanzaba los US$ 1.510 millones. De cara al futuro, podría llegar a los US$ 3.040 millones para 2026, con una tasa compuesta anual de crecimiento del 11,87% durante el período 2021-2026.

Fuente: IMARC Group

Los motores del mercado de software de CLM incluyen la optimización de algunas prácticas en distintas áreas de las empresas o en los estudios profesionales que las tercerizan. “El software CLM ayuda a los abogados a recuperar contratos similares de la biblioteca con fines de referencia que se pueden ver virtualmente en formatos como Microsoft Word, PowerPoint y Excel. Esto reduce el tiempo de revisión y permite a las organizaciones identificar lagunas en su sistema”, grafican los analistas de IMARC. Este software también ofrece eficiencia y transparencia en los mecanismos de reporte y controles de gestión, y permite a las organizaciones asegurar el cumplimiento de los actos implementados por las autoridades de gobierno.

Por otra parte, “la aparición del software CLM basado en la nube está impulsando la demanda de esta solución en varias industrias, ya que ofrece una interfaz fácil de usar, proporciona una integración perfecta con los sistemas CLM populares, permite aprobaciones dinámicas de flujo de trabajo y reduce significativamente los costos generales”, observan los analistas. Al mismo tiempo, ayuda a las empresas a minimizar las inversiones en infraestructura relacionadas con la gestión de contratos. Debido a la rápida globalización, el requisito de un enfoque colaborativo en el manejo de proyectos y empresas conjuntas ha ganado una importancia inmensa, ya que conduce a una mejor visibilidad de los contratos para las partes interesadas. Por esta razón, las organizaciones están iniciando colaboraciones a gran escala para hacer frente a las constantes alteraciones en sus negocios, lo que se espera que cree una perspectiva positiva para el uso generalizado de sistemas de CLM.

De Latinoamérica para el mundo

Webdox nace en Chile en 2012, de la mano de José Manuel Jiménez (abogado, y miembro de la World Commerce & Contracting / WCC, entidad que promueve los estándares para la elaboración de contratos a escala globa). “El propósito que tiene Webdox hoy en día es promover relaciones más justas, más transparentes y sustentables a través de mejores contratos”, aclara Raúl Alcaide, director de Expansión y Canales Estratégicos en Webdox CLM. La idea es poder “gobernar” dichos contratos a través de una herramienta que es altamente configurable, user friendly y con todas las prestaciones embebidas en la misma plataforma (para la pre-firma, la firma y la post-firma de los contratos).

Raul Alcaide

Webdox es hoy una empresa de alto crecimiento, con unos cien empleados, sedes en Chile y México, que se está expandiendo a toda la región y en la actualidad tienen presencia en doce países. “Tenemos una cartera de más de 250 clientes, que incluye a Walmart, L’Oréal, British American Tobacco, Banco BCI, Telefónica, Grupo Martí y Grupo Liverpool, entre otros”. Algunos de estos clientes tienen oficinas en más de un país, como es el caso de Telefónica o Coca-Cola. El actual enfoque de la herramienta, que arranca en 2017, trasciende el uso del CLM en firmas de abogados para poner el foco en las gerencias jurídicas dentro las empresas, a fin de mitigar los riesgos y dolores que estas áreas tienen al atender los requerimientos de otras áreas (Recursos Humanos, Ventas, Compras). Así, el CLM se convierte en un eje de colaboración con otras áreas de la empresa, con el objetivo de aceitar y acelerar los procesos de estas áreas que involucran contratos. Hoy, la herramienta es provista desde la nube de Google (Google Cloud).

Uno de los puntos interesantes de Webdox es que se ha asociado con partners que proveen firma digital avanzada en cada una de las localidades donde es desplegado. “Esto nos permite aumentar la propuesta de valor hacia nuestros clientes, al entregar firmas certificadas localmente, provistas por entidades locales”, destaca Alcaide. La venta, la consultoría y el soporte es también brindado a través de partners locales. “Tenemos unos treinta partners en toda la región, lo cual es un buen número si se tiene en cuenta que apenas estamos empezando con nuestro programa de socios de negocios, dice Alcaide. Más allá del reconocimiento por ventas de licencias, dicho programa busca incentivar el involucramiento de los partners, orientándolos en algunos casos hacia objetivos estratégicos específicos. Vale aclarar que estos partners cumplen con distintos roles, y pueden estar vinculados al producto, a sus integraciones con soluciones de terceros, o al mundo de los servicios (típicamente proveedores alternativos de servicios legales, o consultorías legales de gestión de contratos).

El fin último de esta herramienta, aclara Alcaide, es “mitigar la fuga de valor de los contratos”. El ejecutivo cita métricas de distintas entidades (incluyendo la mencionada WCC), que hablan de las pérdidas que las empresas pueden tener por no saber administrar sus acuerdos. “Hablamos, por ejemplo, de la pérdida del 9% de los ingresos anuales por ventas, por una mala gestión contractual. Herramientas como Webdox, con toda su capacidad de integrabilidad y flexibilidad, además del enfoque user-friendly intuitivo que permite que los usuarios puedan configurar la herramienta sin tener que teclear código, ayudan a evitar estas pérdidas”. Esta capacidad de integración también permite, por ejemplo, extraer información de otros sistemas para que sean incorporadas a los contratos, como podría ser el caso del CRM de Salesforce, habilitando un cierto nivel de automatización sobre la elaboración y el workflow del contrato.

“En el área de RRHH, durante la pandemia, muchas empresas no estaban preparadas en su contratos laborales para poder tener un anexo de trabajo remoto con su personal”, recuerda Alcaide, poniendo el énfasis en la fuga de valor de contrato que se produce al no poder gobernar lo que pasa con los empleados, e incluso con los procesos de contratación. Esto también podría acarrear sanciones por incumplimiento y riesgos legales. Webdox permite generar los borradores de estos anexos de trabajo remoto automáticamente, para luego ajustarlos y distribuirlos en base a una lista a miles de empleados.

¿Cómo se usa / se adquiere esta herramienta? Típicamente, el administrador o super usuario del CLM está en la gerencia Legal, aunque también los hay en otras gerencias (como Compras o Ventas). Estos usuarios tienen la capacidad de configurar procesos y administrar permisos. Luego hay usuarios que usan la herramienta en calidad de operadores y otros que son colaboradores (este último puede usar la herramienta gratuitamente, y puede estar en la organización o ser un usuario externo).

Sin embargo, es muy importante también involucrar a usuarios que estén en el área de Compras y Ventas con sus gerencias, gerente comercial, gerente de RRHH, gerente corporativo, gerente financiero… Porque, al final, el área Legal se convierte en un ente de colaboración con las otras áreas que deben lidiar con contratos y procesos contractuales”, asegura Alcaide. Adicionalmente, existen prestaciones (algunas brindadas por terceras partes del ecosistema de Webdox) como las bibliotecas de cláusulas (para la aceleración en la creación de contratos que sigan las pautas de cumplimentación reglamentaria) o la aplicación de Inteligencia Artificial para la revisión de las cláusulas de los contratos, ayudan a que el personal emplee menos tiempo en estos procesos para dedicarse a tareas más estratégicas.

Todo tipo de contratos

A escala mundial, la red de negocios SAP Ariba conecta entre 4,4 y 4,5 millones de empresas. En la Argentina y en la región Sur de América Latina en general (como, por ejemplo, en Chile o Perú), existen numerosas empresas que han adquirido la solución, gracias a lo cual se han formado clústeres de proveedores que entregan servicios a las empresas compradoras. SAP Ariba es una solución basada en nube para el control inbteliugente del gasto. En este contexto, SAP Ariba tiene su propia herramienta de CLM llamada SAP Ariba Contracts.

Rodrigo Moya

Rodrigo Moya, director del equipo de Value Advisory de SAP Región Sur de América Latina para la práctica de Gestión Inteligente del Gasto, detalla que los objetivos de un sistema de CLM son “centralizar el almacenamiento de los contratos, fortalecer el cumplimiento y automatizar la creación, ejecución y gestión de cualquier tipo de acuerdo contractual”. Esto implica diversos procesos, que no se limitan a la creación del contrato y los flujos de trabajo relacionados con las negociaciones entre socios de negocios, sino también a los procesos de ejecución (una vez aprobado y formado el contrato) y su renovación o terminación. No se tratan de procesos de única vez, sino que tanto la gestión como el cumplimiento asumen características de procesos continuos. Por otra parte, las soluciones de CLM dan visibilidad a estos documentos (desde los repositorios) para que siempre estén accesibles. “En muchas empresas, incluso algunas de tamaño importante, estos procesos se manejan de manera bastante manual, lo cual trae aparejados varios riesgos”, acota Moya.

Como en otras tecnologías, la pandemia aceleró la adopción de soluciones de CLM, “generando áreas de oportunidades para que las empresas avanzaran en la automatización. Esto se pudo comprobar en temas como la firma electrónica que, si bien existían, no tuvieron la urgencia exhibida durante la pandemia”.

Moya considera que hacer las cosas de manera manual, plantea varios riesgos, comenzando por los de suministros. Y es que al no tener visibilidad cabal del contrato y su cláusulas para con un determinado proveedor (incluyendo medidas de protección en caso de que el proveedor falle), la cadena de suministros podría verse afectada. “Pero también hay riesgos legales y laborales”, agrega Moya, relacionados con la falta de visibilidad de las fechas de expiración y renovación, o la no actualización de ciertas cláusulas. “En el contrato podrían figurar además requisitos de certificaciones o cursos para evitar accidentes. Si no se tiene visibilidad de esto y no se verifica su cumplimiento, esto podría desencadenar tragedias personales y perjuicios para las empresas”. A esto se suman los riesgos de compliance, relacionados con la necesidad de cumplir las regulaciones de la actividad.

“Normalmente, a la hora de hacer un contrato se negocian ciertas cláusulas con los proveedores. Se hace un gran esfuerzo para elegir el proveedor que pueda brindar las mejores condiciones comerciales y a la vez pueda cumplir con las políticas de la empresa compradora. ¿Para qué sirven estas negociaciones si, una vez firmado, no tenemos visibilidad de ese contrato, de sus condiciones o de su expiración, al punto de que cada área termina comprando por fuera de esa negociación a proveedores que no cumplen con las políticas de la empresa?”, se pregunta Moya. También hay riesgos de procesos. Cuando se trabaja manualmente, de manera no automatizada, se invierte tiempo y esfuerzo en tareas repetitivas, se cometen errores (como por ejemplo podría suceder en un cambio de versión de un contrato, cuando no se validan esos cambios).

SAP Ariba Contract permite la gestión de todo tipo de contratos, incluyendo los de compra-venta, propiedad intelectual, y otros internos de las organizaciones. SAP Ariba Contracts no sólo cumple con el mínimo común denominador de los CLMs, como el uso de lenguaje común, plantillas base o las condiciones reaprovechables, sino que agrega capacidades de automatización, donde se toman las plantillas como base de un proyecto colaborativo de contrato. “La plantilla es parte del proyecto colaborativo, que tiene etapas, actividades, fechas de cumplimiento, responsables, tareas, alertas y escalamientos. También se dispone de bibliotecas de cláusulas, que son pre-aprobadas por las áreas legales. De modo que está muy claro cuál fue la última versión, dónde están los cambios o quién dio la aprobación, lo cual quita mucho trabajo de re-revisión a las áreas legales. A esto se agrega la opción de firma electrónica dentro del contrato”. Por otra parte, este proceso colaborativo se puede dar entre empleados de la misma compañía o con agentes externos, como proveedores o socios de negocios, todos trabajando sobre la misma herramienta, sobre la misma plantilla, usando los mismos flujos de aprobación, etc. Si bien Contracts puede ser adquirido por separado, cuando se integra con el resto de la suite SAP Ariba, permite gestionar todo el abastecimiento de punta a punta, con trazabilidad y la posibilidad de extraer información de otros módulos de la suite que es incorporada automáticamente en el contrato.

“En general, esta solución aplica a todas las industrias, pero hay ciertas industrias verticales donde esta gestión de los contratos es muy clave, como sucede en minería, Oil & Gas o consumo masivo”, explica Moya. Entre los numerosos casos de uso, también figuran los de los proveedores de soluciones llave en mano que integran mano de obra o servicios de terceras partes.

Por tratarse de una solución provista desde la nube, se contrata a través de una suscripción anual con contratos de tres a cinco años renovables. A esto se suma un proyecto de implementación y capacitación, que puede estar a cargo de los partners implementadores, o con SAP Servicios. SAP provee además un ejecutivo asignado que acompaña al cliente durante todo el período de suscripción. Las licencias pagas sólo aplican para los usuarios clave (los key users, quienes participan activamente de la elaboración del contrato, como los abogados líderes o el negociador), otros colaboradores internos o externos no pagan licencia de uso. Finalmente hay una instancia de ejecución y mejora continua. Vale aclarar que, para crear el repositorio de contratos, el partner y el cliente trabajan de manera mancomunada para cargar los contratos vigentes. Una implementación completa puede llevar tres a cuatro meses típicamente.

Alejandro Alonso

Periodista de ciencia y tecnología, y escritor. Ha trabajado en medios como Insider, ComputerWorld, IT Resellers Magazine, Telecomunicaciones & Negocios y Prensa Económica, entre otros, a lo largo de más de 25 años de trayectoria.

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