Cuando consideramos el software ERP para el planeamiento de los recursos empresariales ¿qué es lo primero que se nos ocurre? Si preguntamos cuáles son las funcionalidades y capacidades que la gente espera, lo más probable es que pidan funciones para el back office, integración completa con los clientes y proveedores. La realidad es que se puede unir cualquier gestión financiera con otras funciones y llamarlo ERP. El reto del proveedor de ERP es ofrecer a los clientes las funciones claves con la opción de llegar luego a funciones más profundas y específicas a medida que surge la necesidad. Por ejemplo, el ERP ofrece funcionalidades básicas para la gestión de los recursos humanos, pero el cliente cuenta con la opción de integrar con una solución para la gestión del capital humano, que brinda todo incluyendo gestión del talento, gestión de la capacitación entre otras funciones. A continuación algunos factores que se deben considerar al seleccionar el sistema ERP:
- Definir los requisitos iniciales junto con los temas que disparan necesidades adicionales: comenzar preguntando a cada líder funcional que necesitan hacer ese día. Luego considerar la estrategia de la empresa e incluir las necesidades adicionales considerando temas como el crecimiento de las ventas (Cuando lleguemos a 500 clientes, necesitaremos un CRM hosteado), locaciones (Cuando nos mudemos a Asia, necesitaremos contar con gestión del planeamiento avanzado y del cumplimiento); y personal (Cuando seamos 3000 empleados necesitaremos una solución completa de HCM). Esta estrategia permite al equipo saber cuándo necesita funcionalidades adicionales, sin afectar los requisitos iniciales.
- Usar demostraciones de los proveedores como medio de exploración mientras se cumplen los requisitos actuales: frecuentemente, los proveedores están limitados al ofrecer las demostraciones de los productos. Esto es para simplificar comparaciones pero también puede llevar a que el comité de selección minimice el valor de los otros factores como la funcionalidad específica del sector, integración o usabilidad. Se debe definir cuidadosamente el alcance del Proyecto del ERP basándose en las necesidades actuales de la empresa. Esto permite que los proveedores sean más detallados en sus propuestas. Sin embargo, los proveedores también deben contar con tiempo para poder mostrar la integridad de su estrategia, el portfolio de soluciones y los lanzamientos relacionados. Esto logra que el equipo pueda considerar el potencial íntegro de cada proveedor como socio estratégico.
- Alinear los equipos con anticipación y luego aumentar si fuese necesario: verificar que se documente una clara y concisa descripción del proyecto y que sea aprobada por todo el equipo interno, incluyendo los funcionarios nivel C. Alinear con los tomadores de decisiones corporativos e involucrar a otros equipos del comité de evaluación. Considerar la ayuda de consultores, su experiencia puede ser muy valiosa en las primeras etapas del proceso de selección.
- Contar con especialización: seleccionar un ERP que cubra las necesidades específicas del mercado vertical. Seleccionar una solución que cuente con funcionalidades, terminología y reglamentaciones específicas para el mercado ayudará a disminuir la necesidad de modificaciones costosas.
- Abiertos al cambio: evitar customizaciones a cualquier costo. Estas hacen que sea difícil hacer un upgrade y soportar al ERP. Considerar una solución específica, en lugar de adaptar los procesos estándar y cambiar las prácticas internas del negocio. Al adoptar las mejoras prácticas de los procesos del ERP, se aprovechan la experiencia y eficiencia que viene con una solución integrada.
- La experiencia del usuario es primordial: al seleccionar el ERP, se debe considerar la facilidad del uso y la experiencia del usuario en general dentro del criterio de selección. Una solución que es altamente intuitiva acelera el proceso de implementación y disminuye la necesidad de capacitación inicial y futura.
- Utilizar los métodos de capacitación on-demand: al hacer la selección del ERP y planificar la implementación, se debe planificar la capacitación adecuada del personal, y también considerar el plan de capacitación on demand con que cuenta el proveedor y las opciones de soporte. También, verificar que cada nuevo lanzamiento se acompañe con capacitación y desarrollo para que los usuarios estén al tanto de las nuevas funcionalidades y sus beneficios.
- Establecer expectativas realistas: no apurarse, ni saltear pasos necesarios en la implementación. Esto puede ocurrir cuando la implementación la realiza gente que no estuvo involucrada en el proceso de selección. El equipo a cargo de la selección debe estar inmerso en la implementación, para conseguir el mayor valor.
- Comunicar, colaborar y documentar: hacer el seguimiento de las decisiones relacionados con el alcance del proyecto, las expectativas, y los entregables concretos. Se debe colaborar con el proveedor del ERP, junto con las estrategias exitosas para la implementación, aprovechando los aprendizajes de implementaciones exitosas anteriores. Aunque no existen dos proyectos de ERP exactamente iguales, se pueden de todas maneras aprovechar tácticas que han funcionado junto con métodos específicos de implementación del proveedor.
- Considerar el costo total de propiedad y el crecimiento: asegurarse que el proveedor cuente con un equipo que pueda examinar el costo total de propiedad de las soluciones en cuestión. La selección del ERP, debe involucrar conversaciones con ejecutivos nivel C que consideran factores como inversiones de infraestructura, costos de soporte actuales, agilidad en el negocio y crecimiento.
- Ir más allá de la funcionalidad: las funciones como la movilidad y la nube prometen muchas formas en que los empleados se pueden vincular con las aplicaciones, conforme a sus propias agendas. Esto introduce un tema adicional que incluye la seguridad de los datos, los requisitos de la red y las políticas del upgrade, entre otros.
- Flexibilidad: las soluciones más nuevas son soportadas por flujos de trabajo flexibles, definidos por los usuarios, configuraciones de pantalla, analytics y herramientas de reportes que no requieren participación de los recursos de TI.
Ya sea desarrollando un producto para un mercado altamente demandante, agregando servicios de alto valor o especializándose en productos de alta calidad, una solución ERP flexible permite a las organizaciones a focalizarse en los detalles que más importan a los clientes. A medida que se buscan nuevas fuentes de facturación y nuevas maneras para atraer clientes, es importante focalizar en aspectos diferenciadores como: velocidad, calidad, innovación y servicio. Se debe seleccionar un ERP que soporte las necesidades actuales ofreciendo una plataforma para el crecimiento.
