Cómo hacer que los documentos formen parte de la transformación digital

Generar información es un proceso al que estamos muy acostumbrados. “La información se ha generado desde principios de la humanidad —explica Mayra Cortes, Distributor and Channel Manager de Kodak Alaris para el Caribe, Centroamérica y Ecuador—. Siempre hemos tenido la necesidad de comunicar nuestra información y conocimiento”. Sin embargo, hacer que esta información se vuelva relevante para el negocio es otro cantar.

Para Fernando Aldana, Sales Director de Kodak Alaris para la región North Latin America, “en el origen de la información es donde básicamente encontramos los datos más simples, y desde allí podemos detonar procesos de negocios inteligentes”. Claro está, esa información, usualmente encerrada en un documento, tiene que poder ser digitalizada. Los números impresos en el papel deben ser transformados en cifras que las aplicaciones puedan entender, es por esta razón por la que Aldana insiste en que “el documento que nos sirve es el que sea mejor escaneado”. Un buen escaneo habilita mejores procesos de reconocimiento óptico de caracteres o el uso de otros tipos de reconocimiento para detección e identificación de imágenes, y por lo tanto permite una mejor automatización de los procesos de digitalización de esa información.

¿Cuáles son estos documentos y con qué procesos están relacionados? Omar Barrios, Channel Manager de Kodak Alaris para México, da algunos ejemplos: “Solicitudes, procesos internos, validaciones, flujos de trabajo que tienen las organizaciones alrededor de todo el mundo. El 3% del gasto de una empresa se va precisamente en el manejo de toda esta documentación, de todos los papeles que se ocupan en el origen de la información. Y el 50% del desperdicio de una compañía es precisamente el papel, todo originado por los distintos procesos internos y hacia los clientes que tienen las organizaciones”.

Estos números son los que permiten entender las ventajas de extraer la información útil de los documentos y utilizarla sin tener que lidiar con las desventajas del soporte físico. Según Barrios, estas desventajas incluyen:

• Necesidad de manipulación física de los documentos en papel, ya sea para buscar información en ellos, o para compartir esa información.
• El papel ocupa espacio físico, y requiere costosos cuidados particulares, tanto a la hora de almacenarlo como de trasladarlo.
• El papel llama al papel. Muchas veces, para no perder documentos originales se hacen fotocopias, que son entregadas a terceros.
• La información se encuentra confinada en el papel, por lo tanto es necesario que haya una persona allí donde se encuentra dicho documento para poder acceder a ella. Por otra parte, esto lleva más tiempo.
• Ese confinamiento evita además la posibilidad de su tratamiento (consolidación, clasificación, extracción de insights del negocio).

Un viaje a las fuentes de la información

Un documento puede asumir distintas formas, “ya sea de manera física o digital”, comenta David Guzmán, Distributor Account Manager de Kodak Alaris para la Argentina y Chile. “Por ejemplo, en redes sociales es muy común que nos encontremos con páginas donde nos descarga un formulario que nos solicita información”, grafica Guzmán. En los procesos donde estos formularios son digitales/en línea, suele haber alguna forma de que esta información quede debidamente acomodada y tipificada (texto, números, fechas, elecciones de tro de un grupo limitado de opciones, etc.) en bases de datos o planillas que permiten su posterior procesamiento. El desafío que sucede con los formularios en papel (algunos actuales, otros que forman parte del archivo) puedan ser digitalizados (escaneados, interpretados, traducidos a formato digital) para su aprovechamiento posterior.

“Inicialmente hay dos formatos principales, el físico y el digital, El documento físico puede venir de diferentes formas. Podemos hablar de documentos históricos, de registros gubernamentales, incluso de papiros… y estos a su vez pueden estar sobre diferentes tipos de papel, diferentes gramajes, tamaños…”, ejemplifica Ariel Abrancato, Sales Director de Kodak Alaris para South Latam. “Y luego tenemos el soporte digital, dentro del cual podemos encontrar archivos de texto, información desclasificada, datos digitales creados a partir de diferentes dispositivos, como puede ser un dispositivo móvil, un equipo multifuncional o un escáner propiamente dicho”.

Coincidiendo con Abrancato, Carlos Herrera, Distributor Account Manager de Kodak Alaris para el Perú y Bolivia, señala que un documento en formato digital puede ser generado a partir de cualquier dispositivo móvil. Sin embargo, muy frecuentemente, la información de las empresas (sobre todo si estas organizaciones tienen muchos años en el mercado), suelen estar confinadas al papel. Cajas y cajas de papel.

Con un abordaje de consultoría, y a la hora de encarar la digitalización de estos archivos históricos, Cristina Méndez, Distributor Account Manager de Kodak Alaris Colombia, propone “ir un poco más allá”, investigar qué tipo y formato de documento será tratado a través de escáneres y equipos multifunción, a fin de recomendar las soluciones adecuadas para ese tratamiento. “Los clientes te pueden decir tengo muchos papeles, pero no sabemos cuánto es mucho. Cuántas cajas tienes, y dentro de esas cajas cuántos folios, y dentro de los folios cuántas hojas”. A la hora de digitalizar es necesario saber si nos enfrentamos a documentos de tamaño estándar (típicamente un escáner o multifunción que soporte formato A4, carta u oficio) o si se requieren equipos que puedan escanear “doble página”, como los de formato A3. Para Méndez, estas preguntas están en el origen de lo que se va a digitalizar.

Méndez explica que la digitalización del documento rompe los silos físicos que impone el papel, lo cual no impide que, paralelamente, estos documentos puedan ser preservados en las condiciones adecuadas en otra parte (por ejemplo, en sitios donde el costo inmobiliario por metro cuadrado no sea elevado). “Una vez rotos los silos, la información que hay en los documentos puede ser procesada para que los decisores y gatekeepers puedan obrar en línea con los objetivos de productividad, rentabilidad, eficiencia, seguridad, cumplimentación de regulaciones, o incluso la búsqueda de mejores experiencias para clientes, pacientes, ciudadanos, usuarios, alumnos, suscriptores, proveedores y empleados, entre otros perfiles”, concluye Méndez.