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Cajas chicas, grandes desafíos

Lilly Levi, Chief Operation Officer de SAP Concur para América Latina escribe un informe exclusivo para ITSitio.com donde nos cuenta en detalle sobre los movimientos constantes de dinero.

La caja chica es sinónimo de movimientos constantes. El dinero entra y sale tan asiduamente que muchas organizaciones se relajan y no le prestan demasiada atención a estas operaciones, pensando que un gasto pequeño no modificará demasiado su estado financiero a fin de mes. Después de todo, ¿qué son 5 pesos o dólares para una organización que factura millones al año?

Tecnología anti-fraude ¿la están usando las empresas? – Asociación contra el Fraude

De acuerdo con la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), lo que sucede en la caja chica importa y mucho. Su último reporte global informa que la entrega anticipada de dinero en efectivo es uno de los cinco fraudes más comunes en las organizaciones, causando pérdidas anuales que pueden promediar los 26 mil dólares y tardar hasta 14 meses en ser descubiertos. A pesar de que muchos engaños pasan desapercibidos, la ACFE calcula que las instituciones pierden un 5% de sus ganancias por año debido al fraude.

En América Latina, 6 de cada 10 fraudes son detectados por avisos de terceros o auditorías internas, dejando un gran margen de crecimiento a los controles externos o a través de IT. Los países que más casos reportaron en el último análisis regional del informe son: México, Brasil, Argentina, Colombia y Perú. Por otro lado, una tendencia que se repite en todo el mundo es que la corrupción es el tipo de fraude más común, aunque en algunas zonas representa un porcentaje mayor que en otras.

Con o sin estafas de por medio, realizar una gestión eficaz de los fondos en una caja chica no es tarea sencilla. Muchas organizaciones poseen múltiples cajas menores distribuidas en varias oficinas y ciudades, sin datos consolidados y con poca visibilidad para controlar los gastos. Esta combinación de factores dificulta la toma de decisiones y genera trabajo extra.

SAP Concur Expense Australia | Corporate Expense Management

Para alivio de muchos departamentos de finanzas, la tecnología tiene respuestas para todos estos problemas. SAP Concur, solución en la nube de gestión de gastos, permite digitalizar todo el manejo de la caja chica en una sola plataforma, abarcando desde el proceso de solicitud y aprobación de fondos hasta la aplicación de reglas internas y políticas de auditoría. Para evitar fraudes, el sistema emite alertas si se solicitan reembolsos por montos superiores a los que fueron acordados y detecta tendencias de gastos duplicados.

De esta forma, los CFOs le dicen adiós al análisis exhaustivo de correos, aprobaciones y comprobantes para darle la bienvenida a la digitalización, la agilidad y los datos centralizados. Aplicar inteligencia y eficacia hasta en las operaciones pequeñas puede ahorrar 26 mil dólares por año.

Cajas chicas, grandes desafíos

Autor: Lilly Levi, Chief Operation Officer de SAP Concur para América Latina.

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