Sapia quiere crecer en innovación tecnológica, apoyado en soluciones Microsoft

Sapia, con sede en Lima, es una empresa que se dedica a la prestación y provisión de herramientas y soluciones digitales a clientes empresariales. Sus servicios incluyen la aplicación de tecnologías que buscan optimizar la experiencia digital de sus clientes y permitir que se generen ambientes de trabajo altamente productivos. La empresa del Perú ofrece una amplitud de servicios digitales: desde la automatización, pasando por la instauración y soporte a centros de datos virtualizados, hasta la instalación y mantenimiento de las redes de telecomunicaciones de sus empresas clientes.

En el 2020, Sapia se dispuso al reto de desarrollar un proyecto innovador de transformación corporativa. Su objetivo: seguir ofreciendo sus servicios en un ambiente plenamente digitalizado y virtualizado. Para ello contó con el soporte y la versatilidad de la tecnología de Microsoft. En su jornada, y entre otros logros, Sapia logró reemplazar su centro de datos on-premise por una estructura de servidores virtuales alojados en la nube de Microsoft. Esto permitió que la empresa limeña siguiese operando interna y remotamente en un contexto de trabajo a distancia.

Mas adelante, con el objetico de transformar sus áreas de gobernanza, Sapia se enfocó en la implementación de diversas soluciones de Microsoft, entre las que se cuentan, Microsoft Dynamics 365 for Sales, Dynamics 365 for Marketing, Microsoft Azure, Microsoft 365 y Microsoft Power Platform.

Roadmap e implementación de Microsoft Dynamics 365

A principios del 2020, Sapia decidió suplementar su CRM propio con Dynamics 365. “En el trayecto hacia los cambios y mejoras de nuestros procesos, y debido a que ya contábamos con soluciones Microsoft, entendimos que lo mejor era invertir nuestro esfuerzo en adoptar el CRM de Microsoft”, cuenta Rosa María Solis Liendo, Gerente de Operaciones de Negocio en Sapia.

Para la gestora, la productividad se ha acentuado progresivamente gracias a los diferentes parámetros que los módulos de Marketing y Sales (Ventas) ofrecen a los usuarios. “Gracias a Dynamics 365 pudimos agilizar la información y nos permitió tener una mirada diferenciada hacia todos los procesos que componen nuestras entregas internas y externas. Anteriormente, la información cruda de Marketing y Ventas se trabajaba de forma manual y esto impactaba en términos de agilidad. Dynamics nos entrega la información más detallada para la extracción de data para los reportes”, apunta la Gerente de Operaciones.

En otras palabras, el CRM de Microsoft brindó a Sapia la posibilidad de registrar, dar seguimiento y cerrar las oportunidades de negocio colaborativamente, con el recurso adicional de notificaciones direccionadas hacia el correo electrónico. En un plazo cercano a los seis meses, y en una implementación que se dio remotamente debido a la pandemia del COVID-19, Sapia logró poner a disposición de sus vendedores una herramienta intuitiva y de fácil manejo para uso de todo el front y back office de la compañía.

Entre otros beneficios que trajeron Dynamics 365 for Sales y Dynamics 365 for Marketing a cada vendedor está, por ejemplo, la facilidad de crear filtros personalizados para posibles clientes. Con ello, el colaborador obtiene una mayor cantidad de información sobre cada prospecto para poder apoyar su concretización de nuevos negocios empresariales. Además, Dynamics 365 sincroniza con Microsoft Power BI para extraer una cantidad considerable de información y medir proyecciones de ventas que se manejan en las áreas comerciales.

En ese sentido, Sapia cuenta con dashboards customizados en Power BI especialmente compartidos entre líderes y supervisores del departamento PMO (Project Management Office) para informar decisiones claves para el análisis del negocio con data que se actualiza en tiempo real. Además, con la data de cada vendedor claramente expuesta mediante Power BI, la gerencia puede observar y administrar instancias donde la distribución de proyectos no es eficiente entre vendedores, o donde existe una posible sobrecarga dentro un proyecto específico. Esto ha sido un gran beneficio para Sapia: antes n o era posible obtener métricas exactas de actuación comercial individual y grupal.

“Microsoft Dynamics 365 nos dio una visión de nuestro proceso de ventas que nos permitió mejorar nuestra [productividad] e identificar las áreas en las que debemos enfocarnos para mitigar riesgos”, sentencia la Gerente de Operaciones de Negocio en Sapia.

Comunicación y disponibilidad de datos con Microsoft 365

“Conseguir el éxito en nuestro desafío de migrar hacia la nube, implicaba compatibilidad entre las soluciones que manejábamos on-premise y las que íbamos a adoptar en nube. En este sentido, soluciones como Microsoft Exchange o nuestros archivos compartidos en Microsoft SharePoint, que estaban anteriormente abrigados en nuestro data center físico, lograron su alojamiento simplificado”, detalla Ghillo Vedruni Fiori Guerovich, IT Leader de Sapia.

En el desarrollo de su transformación digital, Sapia también pudo contar con los servicios en línea de Microsoft 365 para efectos de comunicación y planificación de todo el trabajo ejecutado remotamente.

“La pandemia por el Covid-19 nos dispuso el reto de desplegar y ofrecer soluciones que estuviesen al alcance de nuestros más de 450 colaboradores que no podían estar presentes en nuestras oficinas. La gestión del trabajo en las diferentes áreas de Sapia, tales como las de proyecto o ventas, se vio beneficiada al trasladar nuestro ambiente hacia la nube, pues la comunicación entre Microsoft 365 y Azure ocurre en contexto automatizado y seguro”, indica el Líder de tecnología de Sapia. “Desde la migración, cada colaborador, cada equipo y cada gerente ha conseguido llevar adelante sus actividades de forma más ágil y rápida independientemente del lugar donde están. Sabemos que hoy, todo movimiento de naturaleza comercial debe ocurrir en tiempo real. Hemos aprovechado cada herramienta dispuesta por Microsoft (desde Microsoft Teams a Power BI) para revisar indicadores y tomar decisiones que han impactado positivamente en nuestro negocio”, refuerza Ghillo Fiori.

Para Fiori, Microsoft Teams y su integración con Microsoft Phone System ha sido esencial, pues permite habilitar el control de llamadas y capacidades PBX (central de conmutación) en nube. “Toda la central corporativa y de soporte ahora se maneja mediante Teams. Es una herramienta bastante ágil que nos permite tomar llamadas externas y llamadas de videoconferencia de manera idéntica, facilitando la experiencia para el usuario final y ahorrando costos para el negocio”, enfatiza el Líder de Tecnología, Ghillo Fiori.

Además, Sapia resalta la importancia de Microsoft 365 en la protección de datos, ya que “ofrece mecanismos de control y supervisión que capacita a nuestro equipo de TI a identificar posibles vulnerabilidades. Microsoft ofrece, por medio de sus actualizaciones, todas las herramientas necesarias para la recuperación de informaciones que eventualmente se pierden por accidente o intento de uso indebido. Esto es posible gracias a las capacidades de seguridad y cumplimento”, explica Fiori.

Power Apps: Desarrollos low-code con agilidad

Apoyada de Power Apps, la herramienta low-code de Microsoft, la empresa peruana ha podido desarrollar una aplicación llamada Gestor de Proyectos, enfocada en automatizar la asignación de tareas con colaboradores y funcionarios especialistas en TI. La aplicación mantiene un registro de los entregables pendientes y sus fechas de vencimiento. La implementación de la misma se realizó en menos de 1 semana.

Otra de las aplicaciones creadas con Power Apps se denomina Gestor de Actividades, y fue desarrollada en menos de 10 días para el Centro de Servicios de Sapia. Esta app facilita la asignación de actividades de los especialistas del área. Se desarrolló en conjunto con el supervisor del área, lo que ha permitido estrechar el contacto entre encargados y sus equipos en las asignaciones correspondientes.

De estructura física hacia la nube de Microsoft Azure

Sapia menciona que su transición de tecnología basada en hardware y virtualización de servicios on-premise hacia la nube ocurrió obedeciendo a criterios técnicos y de disponibilidad.

“Contábamos con más de un data center, que se encontraban geográficamente distantes. Decidimos adoptar la metodología de Microsoft ‘Cloud Adoption Framework’ para trasladar nuestros servidores físicos hacia la nube, pues el proceso dividido en etapas resultaba muy práctico. Toda la implementación se dio con transparencia, seguridad y en un espacio de tiempo muy adecuado en términos de nuestra necesidad”, según Ghillo Fiori, encargado de tecnología de la información.

Los servicios IaaS (Infraestructura como servicio) de Microsoft Azure fueron claves en permitir que Sapia pudiera lograr la migración de aplicativos -tanto legacy como modernos- hacia la nube. Para ello, la empresa se apoyó de Máquinas Virtuales y Azure Site Recovery para replicar y mover ambientes físicos en Azure. Una vez alojadas las aplicaciones en la nube de Microsoft, Sapia utilizó Azure Monitor para monitorear el rendimiento de las aplicaciones e identificar de manera proactiva los problemas que les afectan.

En el formato PaaS (Plataforma como servicio), Sapia utiliza App Service para el desarrollo de sus páginas web, y Azure SQL Database para la administración de sus bases de datos. Por su lado, en términos de almacenamiento, la empresa utiliza Storage Accounts, apoyándose de Blob Storage, para almacenar grandes cantidades de datos no estructurados.

Otra solución de Azure que fue clave para Sapia, especialmente durante la pandemia del Covid-19, fue Windows Virtual Desktop, el servicio de virtualización de escritorio y de aplicaciones de Microsoft que se ejecuta en la nube. Fiori explica: “varios de nuestros usuarios de negocio -aproximadamente 70 personas- utilizan aplicaciones bastante pesadas en su día a día. Windows Virtual Desktop fue sumamente importante durante la pandemia porque la mayoría de estas personas no contaba con el hardware o la conexión necesaria para correr el software desde casa. Hoy en día, con esta solución, todo corre en un ambiente cloud; permite a nuestros usuarios utilizar los aplicativos con naturalidad, manteniendo los tiempos de respuesta intactos.”

Innovación tecnológica en el Perú: próximos pasos

Sapia estima que, con la flexibilidad de la virtualización, va a simplificar y reducir sus costos de operación en, aproximadamente, un 20% en los siguientes tres años. Sin embargo, la actuación de la empresa en el mercado tecnológico peruano pretende volverse cada vez mayor. Tras su trayectoria de transformación digital, Sapia busca ofrecer servicios tecnológicos a todos sus clientes con soluciones propias albergadas en la nube de Microsoft.

La compañía limeña construye relaciones empresariales que generan cambios e innovaciones constantes. En alianza con Microsoft, Sapia espera seguir facilitando el alcance de metas empresariales a todas sus organizaciones clientes.