Realidad de la digitalización de documentos en las empresas peruanas

Debido al aislamiento social muchas de las empresas peruanas tuvieron que dejar de operar porque sus documentos estaban en físico y la digitalización de documentos fue una de las piezas fundamentales para continuar con las actividades comerciales. Conversamos con Ismael González, gerente de proyectos de Inetum, quien nos comentó sobre estos beneficios que trae consigo la digitalización y sobre la realidad actual en el Perú.

Cuatro puntos clave

La digitalización de documentos involucra convertir la información desde un archivo físico a uno digital, ello no solo ayuda a que las compañías mejoren la eficacia de sus procesos y la calidad, sino que también es de gran ayuda para la accesibilidad para el usuario.

Ante esto, Gonzáles, nos comparte cuatro beneficios de la digitalización y cómo ello puede resultar eficiente para las empresas:

• Ahorro de costos de almacenamiento. “En lugar de tener documentos en una oficina, puedo tener esa oficina para alquilarla o usarlo para otra cosa y los documentos pueden estar en un DVD o Blu-ray por la capacidad de almacenamiento que esto tiene”.
• Aumento de la productividad. “Los que trabajamos en archivo o con documentación, sabemos lo que demora la clasificación, el ordenamiento y la búsqueda de los documentos, a veces tú pones los documentos en otro lado y no sabes dónde encontrarlo, mandas a una persona a buscarlo y es mucho tiempo el que se pierde realmente. Esto es un costo escondido que normalmente las empresas no consideran”.
• Archivos en tiempo real. “Con la digitalización se tiene los archivos online, en tiempo real. Ya no tienes que ir a buscar un catálogo físico, así como en bibliotecas, usualmente uno utilizaba el tesauro va ubicar los temas, acá la búsqueda lo hace un sistema, un sistema de gestión de documentos”.
• “Si estos documentos digitalizados se encuentran dentro de un gestor documental, yo voy a tener una trazabilidad completa, voy a saber quién ve qué, en qué momento y qué hace con el documento en sí”.

Respecto a este último punto, Ismael, hace hincapié sobre la gran importancia del beneficio de seguridad, puesto que al tener la trazabilidad completa se podría evitar o disminuir la corrupción en las entidades peruanas ya que habría una transparencia completa, un gran beneficio para la sociedad peruana.

El gran consumidor

Ismael González explica que en el país más del 90% son pequeñas empresas y que realizar un proyecto de digitalización lo hace inasequible, por ello hoy en día, el gran consumidor de digitalización de documentos en el Perú es el Estado. “El Gobierno ha sido el que ha sacado los concursos de digitalización más grandes, te puedo decir que alrededor de 20 empresas de 20 entidades públicas tienen su línea de digitalización certificadas. Es decir, que ellos pueden absorber sus necesidades de digitalización del día a día”.

Efecto pandemia

La llegada de la pandemia en el Perú ha golpeado definitivamente a las empresas y aunque en algunos sectores se vio la necesidad de aumentar el tema de digitalización, hubo otros que se quedaron paralizados. “Yo creo que esta vez en estos últimos años no ha habido mucho crecimiento en el tema de digitalización, se ha estancado y no estamos llegando todavía a niveles pre pandemia”.

Así mismo, nos explica que esto también se debe a las limitaciones en los tiempos y las atenciones de las entidades públicas porque aún siguen pidiendo la documentación física. “En el Perú tenemos una cultura básicamente de papelito manda, somos demasiado papeleros. La entidad pública te pide el documento digital y te pide que lo juntes con un documento físico, es por ello que aún tenemos esa dependencia excesiva de papel”.

No obstante, hoy en día ya convivimos con nativos digitales, las nuevas generaciones que están ingresando fuertemente a los canales de la virtualización, se espera que con ello y con el mejoramiento de la digitalización, en el futuro se diga un adiós al papel para que la digitalización de documentos se haga más presente en toda empresa. “A finales de este año, se espera que haya, por lo menos, un proyecto de digitalización grande que podría compensar el crecimiento de la digitalización de años anteriores”.

Oportunidades

Las empresas vienen avanzando en el proceso de digitalización de documentos y desde hace dos meses, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), esta empezando un proyecto que abarca digitalizar 86 municipalidades a nivel nacional, un plan que beneficiaría mucho con el avance de la transformación digital, esperando que este sea uno de los casos de éxito de digitalización de documentos en el Perú. “RENIEC está digitalizando las actas de nacimiento, matrimonio y defunción de una cantidad bastante alta de municipalidades, esto de aquí va dar acceso a la ciudadanía a sus documentos, sin la necesidad de ir a la localidad, yo estoy en Lima y podría obtener mi documentación de documentos para realizar cualquier trámite, sin la necesidad de viajar. Entonces la interconexión va estar presente en este caso, el impacto social esperamos que sea bastante elevado en este proyecto”, mencionó Ismael González.