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¿Qué beneficios aporta el pasar de la información digital a la inteligencia de negocios?

Para ganar eficiencia en la operación, muchas empresas están automatizando sus procesos, pero esa automatización resulta virtualmente imposible si los datos que nutren esos procesos están almacenados en un formato no estructurado. Los beneficios de estructurar, automatizar y ganar en inteligencia.

Ya se sabe: digitalizar fue sólo el comienzo. En el camino de la transformación digital del negocio, transformar la información en papel en datos estructurados que pueden ser usados por los sistemas empresariales y las aplicaciones, nos deja a las puertas de la parte más emocionante de todas, que es la de procesar esa data para que de este procesamiento surja información accionable para la operación. A menudo, ese procesamiento se hace manualmente, pero en los últimos tiempos, y gracias a que la información ha sido estructurada, las empresas están avanzando hacia una progresiva automatización de estos procesos. Los resultados son muy prometedores.

Para Ariel Abrancato, Sales Director de Kodak Alaris para South Latam, cualquier información pasible de ser digitalizada debe ser almacenada como dato estructurado, porque en dicho formato es más sencillo practicarle todo tipo de análisis. En ese orden, es posible desglosarla, sumarizarla, compararla, ver su evolución través del tiempo o de zonas geográficas… incluso se le pueden aplicar algoritmos de Inteligencia Artificial a fin de extraer insights menos evidentes que pueden ayudar a encarar más eficientemente la toma de decisiones. Lo que es más importante: “Contar con información estructurada nos permite también incorporarla a los diferentes procesos de negocios dentro de la compañía”, sostiene. “El hecho de tener esta información de forma estructurada y aterrizada dentro de los sistemas de la compañía permite, en primer lugar, que los colaboradores trabajen de forma más eficiente. No habrá pérdida de tiempo en la búsqueda de información, cosa que hoy sucede en muchas dimensiones. “Y, por otro lado, la información estructurada puede ser puesta a disposición del cliente”, añade, cualquiera sea la industria o segmento vertical al que este cliente pertenece.

Esta última circulación de la información a la que hace referencia Abrancanto, es hoy más crítica que hace unos años. “Las circunstancias que vivimos a nivel mundial hicieron que todas las organizaciones, incluso la vida diaria de una persona se agilizara. Pero para poder hacer esto, con el respectivo impacto sobre costos, esfuerzos y tiempos, es necesario poder automatizar procesos”, destaca David Guzmán, Distributor Account Manager para la Argentina y Chile. La llave para automatizar esos procesos es que la información esté al alcance de la mano (pero sobre todo que esté disponible para los sistemas), y que esté asegurada, lo cual dispara la necesidad de contar con una infraestructura sólida.

¿Qué beneficios aporta el pasar de la información digital a la inteligencia de negocios?“Las organizaciones pueden habilitar de mejor manera el trabajo remoto para sus colaboradores, dándoles fácil acceso y disponibilidad a la información que éstos requieren”, explica Omar Barrios, Channel Manager de Kodak Alaris para México. “Igualmente, se facilita el acceso a la información de todo su ecosistema de clientes. El correcto procesamiento automatizado de la información no sólo ayuda a reducir costos, sino que también optimiza una operación, dando visibilidad oportuna y trazabilidad a todos esos documentos que se generan en papel y se convierten en digital, evitando así el manejo de grandes lotes de manera manual y lo que conlleva su respectivo almacenamiento. Todo esto resulta en mayor productividad para las organizaciones”.

¿Cuáles son los beneficios?

Mayra Cortes, Distributor and Channel Manager de Kodak Alaris para el Caribe, Centroamérica y Ecuador, sostiene que “el correcto manejo de información útil influye directamente en la vida de las empresas. La buena calidad de los datos mejora la productividad, reduce el tiempo de las consultas, mejora el servicio de los clientes y brinda apoyo en las respuestas y decisiones corporativas”.

La automatización y sus ventajas

¿Qué beneficios aporta el pasar de la información digital a la inteligencia de negocios?
Cristina Méndez

Cristina Méndez, Distributor Account Manager de Kodak Alaris Colombia, asegura que existen muchos beneficios en tener automatizada la información. Probablemente el más importante es que esa información ayuda a tomar decisiones basadas en la evidencia. A esto se suma la reducción en los tiempos de búsqueda. “Si es información que no está almacenada de manera estructurada, vamos a perder mucho tiempo buscándola”, agrega.

Otros beneficios incluyen:

    • Se mejora el servicio al cliente, sobre todo en términos de lograr una mayor velocidad en la respuesta a ese clientes por os pedidos, consultas o reclamos que pueda hacer. Esa celeridad tiene gran impacto en la experiencia positiva del cliente.
    • Se disminuyen los costos operativos. No sólo se requerirá menos personal para gestionar / encontrar la información, sino que además se podrán almacenar los papeles en locaciones cuyo costo por metro cuadrado sea sensiblemente menor al que suele tener una oficina comercial. Incluso la cantidad de papeles a almacenar también disminuirá.
    • Se mejora la calidad de vida de los empleados. Por un lado, en lugar de acarrear cajas y bucear entre papeles es posible asignarles tareas donde pueden agregar valor, lo cual contribuye a jerarquizarlos. Pero también es sabido que las bodegas llenas de papeles pueden ser lugares poco amigables para quienes tienen asma o algún tipo de alergia. La digitalización y el eventual procesamiento de la información hacen que esa búsqueda sea menos lesiva y más veloz.
    • Facilita el trabajo distancia y desde los hogares, y las comunicaciones entre clientes y proveedores. Al no ser necesario que los interlocutores estén en contacto con el documento físico, o una copia física de él, se puede intercambiar información más fácilmente.

Carlos Herrera, Distributor Account Manager para el Perú y Bolivia de Kodak Alaris sostiene que “los beneficios son que el tener la información de manera automatizada permite tomar ciertas decisiones más ágilmente, y también ayuda a dar transparencia, dado que se minimiza la intervención humana”. A esto se suma el hecho de que, una vez que la información puede ser usada en procesos automatizados, las organizaciones generan una mayor productividad, se disminuyen los costos operacionales, “y con esa información podemos trabajar diferentes temas de inteligencia de negocios e IA, y todo esto se puede implementar con software robótico, manejándolo on premises o a través de software que está en la nube”.

Fernando Aldana, Sales Director de Kodak Alaris para la región North Latin America, coincide en los beneficios que el procesamiento automatizado de la información aporta a las organizaciones en materia de toma de decisiones. “Muchas veces los datos desestructurados y la información desordenada nos hace perder tiempo. Hacernos eficientes implica de alguna manera tener la información organizada. Esta información con mayor claridad y organización nos ayuda a ser mucho más productivos y por consiguiente incrementamos las mejoras de servicios, incrementamos la satisfacción de nuestros clientes y colabora en facilitarnos la vida”.

Autor

  • Alejandro Alonso

    Periodista de ciencia y tecnología, y escritor. Ha trabajado en medios como Insider, ComputerWorld, IT Resellers Magazine, Telecomunicaciones & Negocios y Prensa Económica, entre otros, a lo largo de más de 25 años de trayectoria.

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Alejandro Alonso

Periodista de ciencia y tecnología, y escritor. Ha trabajado en medios como Insider, ComputerWorld, IT Resellers Magazine, Telecomunicaciones & Negocios y Prensa Económica, entre otros, a lo largo de más de 25 años de trayectoria.

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