Por Michael Roman
Arquitecto de capacidades de negocio en Manufacturing practices
Cuando nos paramos a pensar sobre el objetivo central de los sistemas ERP, entonces la selección y la implantación de las mejores prácticas adquiere una mayor importancia, si se ignoran estas mejores prácticas, la compañía que utiliza el sistema ERP dejará de funcionar de una forma armónica y perderá dinero. Si se aplican esas mejores prácticas, la compañía estará en disposición de operar correctamente y verá cómo se incrementan sus beneficios. En este documento examinaremos los riesgos, identificaremos algunas sorpresas que se pueden manifestar en el proceso de selección e implantación de un sistema ERP, y ofreceremos algunos consejos para evitar problemas.
Por supuesto, las aplicaciones ERP son un sistema integrado de gestión de negocio que incluye todas las funciones departamentales de una compañía, tales como la planificación de la producción, la gestión de los materiales, el control de la producción, las compras y el suministro, la ingeniería, la contabilidad, las ventas, la distribución y los recursos humanos. En la actualidad, los sistemas ERP son una ampliación y evolución de sistemas de generaciones anteriores de Planificación de Requerimientos de Materiales MRP (Materials Requirements Planning) que van más allá de las actividades de gestión de los materiales y control de la producción, una extensión que comenzó con los sistemas de Planificación de Recursos de Fabricación MRP II (Manufacturing Resource Planning), que evolucionaron a los sistemas ERP en la década de los 90.
Pero los ERPs han continuado evolucionando, añadiendo una serie de funcionalidades integradas tales como gestión de proyectos, servicios de campo, gestión del ciclo de vida de los productos y gestión de activos. A lo largo de los años, los sistemas ERP han continuado siendo el sistema de gestión de negocio central en el que se apoyan las compañías para tener éxito. Esto hace que la selección e implantación adecuada de un sistema ERP sea un proyecto vital para cualquier compañía, y no simplemente una tarea más que tenemos que realizar entre las actividades pendientes de la corporación.
1. EVITAR SORPRESAS
Cuando la implantación de un sistema ERP no se hace correctamente, los daños se extienden más allá del usuario que no sabe cómo realizar un informe o introducir los datos en una transacción, porque el problema se puede expandir y quedar fuera de control hasta causar un cliente insatisfecho. Simplemente, consideremos el caso real de un fabricante de bienes de equipo que no incluyó a todos sus departamentos en la fase de integración / pruebas del sistema ERP que estaba implantando. Se permitió al departamento de ingeniería de la compañía que continuara operando su propio sistema para generar los listados de materiales y los procesos de ingeniería, y los datos maestros sobre cómo se debían realizar los diseños nunca se probaron adecuadamente en el nuevo sistema ERP antes de ponerse en producción. Como resultado de ello, cuando se entregó al cliente el primer producto fabricado con el nuevo sistema, observaron con estupor que el producto que se envió no cumplía las especificaciones. Y no se sintieron muy felices con ello.
Este escenario no es raro que se produzca y sucede con más frecuencia de lo que podríamos pensar. Los integradores de sistemas, consultores y técnicos que participan en proyectos ERP han visto cómo surgen este tipo de problemas cuando los procesos de formación, selección e implantación no se realizan correctamente. No todas las implantaciones inadecuadas de sistemas ERP van a dar como resultado productos defectuosos, pero el tema es que un despliegue no cuidadoso puede afectar a los procesos más cruciales de una compañía, desde la evaluación precisa de los costes a la satisfacción del cliente. Si se da el caso de que algún departamento no se incorpora al sistema, con frecuencia esto conlleva graves consecuencias.
Afortunadamente, hay una serie de mejores prácticas para la selección e implantación de un sistema ERP que le pueden proteger de tales riesgos, al mismo tiempo que promueven el tipo de diálogo y comunicación interdepartamental que mejora los procesos de negocio y aporta valor.
2. PRÁCTICAS DE EFECTIVIDAD DEMOSTRADA
El éxito de un sistema ERP comienza con el proceso de formación y con un examen cuidadoso de los procesos de negocio de la empresa para determinar qué actividades son los elementos diferenciadores principales en el mercado para la compañía. Identifique los elementos que refuerzan su posicionamiento, y de ellos obtendremos las funcionalidades necesarias de un paquete ERP.
A continuación se indican los pasos a realizar en la implantación de un sistema ERP y las mejores prácticas a considerar:
• Formación, formación y formación. Nada es más importante que la formación para asegurarse que todo el mundo está alineado y es consciente de los objetivos corporativos y de la complejidad de las interdependencias entre departamentos. Asimismo, la formación tiene múltiples facetas, y debe realizarse a tres niveles diferentes. En primer lugar, la dirección de la compañía debe comprender qué hará para la compañía el despliegue del sistema ERP y para qué. En segundo lugar, es necesario formar a todos los niveles de gestión y del personal de modo que todo el mundo comprenda los objetivos. Y por último, todo el mundo, desde la dirección a los empleados, debe actuar como grupo de forma conjunta para comprender qué van a hacer para la compañía con el despliegue del sistema ERP. Esto debe suceder a múltiples niveles, con líneas de comunicación abiertas para responder a las preguntas que puedan surgir.
• Es necesario que los líderes sean líderes y no dictadores. Los mejores líderes para la implantación de un sistema ERP son aquellos que dedican el tiempo necesario para formarse en los objetivos del proyecto y plantean las preguntas adecuadas. La primera y la principal pregunta que deben hacer los líderes a su grupo es: “¿Qué necesitas para tener éxito con este proyecto?”
• Prepare a la compañía para encontrar el ERP adecuado. Todas las personas involucradas en el proyecto, desde la alta dirección hasta los empleados, deberían acordar cuáles son las tres o cuatro actividades principales que llevarán a la compañía a alcanzar el éxito. A continuación, la compañía debería actualizar esas actividades antes de buscar el software, este paso contribuye a asegurar que encajará correctamente, y al mismo tiempo ayudará a perfilar los elementos a evaluar en la búsqueda.
• Consiga la ayuda de expertos. Hay diversas razones para tener un consultor experimentado en sistemas ERP que gestione la selección e implantación de la solución. Un consultor aportará un enfoque disciplinado, riguroso y objetivo al proceso de búsqueda, le ayudará a identificar el software que responde verdaderamente a sus necesidades y a asegurar que las propuestas y plazos de implantación ofrecidos por los suministradores de software son realistas.
• Evite la personalización del software a implantar. Si los procedimientos establecidos en su compañía no le proporcionan una ventaja competitiva en el mercado, cambie sus procesos para que coincidan con el software. Los sistemas ERP son más flexibles que en el pasado, y generalmente cuanto menores sean los cambios a realizar en un sistema ERP, más fácil será mantener el paquete y ampliar la solución a lo largo del tiempo.
• No escatime esfuerzos y realice las actividades de formación y las pruebas de integración del sistema que ha seleccionado en profundidad. El proyecto de implantación del sistema ERP incluye algunas etapas clave, tales como la formación de los usuarios, las pruebas de integración y una prueba piloto, en la que se testean los procesos más extensos de principio a fin. Es necesario seguir minuciosamente estos pasos con la plena participación de todos los departamentos.
3. CONSECUENCIAS
Si no se siguen estas buenas prácticas surgirán problemas. La empresa cuyo departamento de ingeniería no se incorporó al despliegue del sistema ERP observó que, además de un diseño incorrecto, se puede producir un cálculo erróneo de los costes, porque el coste del tiempo de ingeniería no se consideró en el proyecto. Para tener éxito, una compañía que proporciona productos personalizados debe poder asignar el coste del tiempo de ingeniería y diseño o de las actividades de planificación de producto. No realizar las pruebas adecuadas de integración, o acostumbrar a los usuarios de ingeniería a utilizar determinadas partes de la funcionalidad ERP – en lugar de operar estrictamente en su pequeña base de datos de información – podría dar como resultado unos costes imprecisos que afectarán el margen de beneficios.
Por supuesto que ingeniería no es el único departamento que debería considerar cómo afecta su función en el sistema ERP a los objetivos globales. Algunas empresas tienen el hábito de aprobar pedidos precipitadamente sin darse cuenta de cómo esto puede alterar los planes de distribución, la planificación del transporte y las promesas de entrega de trabajos que ya están en la planta de producción. Éstos son exactamente los tipos de interdependencias que deben discutirse y entenderse por todos.
La alta dirección debe ser consciente del daño que pueden causar algunos hábitos, como los de aprobar pedidos precipitadamente, y los gerentes de producción deben saber que hacer malabarismos con la planificación afecta a las actividades subsiguientes. Se debe animar a todas las personas involucradas a plantear preguntas sobre cómo afectará la utilización del sistema a los grandes procesos de la compañía.
La implantación de un sistema ERP puede incluir también características de múltiples localizaciones o de un entorno internacional. Algunas compañías tienen múltiples sedes, múltiples unidades de negocio y diferentes países en los que desarrollan sus operaciones, y quizás necesitan utilizar varios idiomas en el sistema ERP. Adicionalmente, algunos fabricantes se centran en proyectos, por lo que es necesario que presten una especial atención a la forma en que desean soportar una serie de procesos cruciales, como el cálculo de los costes, la facturación en función de los avances realizados, o los servicios y las instalaciones de campo.
Aunque estas características avanzadas pueden hacer que los proyectos de ERP parezcan una tarea gigantesca, hay dos consejos que ayudan a simplificar las cosas. En primer lugar, utilice la fase de formación para racionalizar por adelantado las actividades clave. Por ejemplo, si sabemos que el mantenimiento y los servicios de campo tienen un impacto importante en su margen de beneficios, es necesario evaluar estos procesos para encontrar el software adecuado. Y durante la implantación, la formación y las pruebas de las funcionalidades correspondientes deberían ser lo más completas posible, incluso aunque esto requiera dedicar un coste y un tiempo adicional para finalizar estos pasos.
En segundo lugar, con cualquier sistema o proyecto en operación, hay aspectos de planificación, ejecución y control.
Lo mismo es aplicable a las implantaciones de sistemas ERP. Cuando una implantación compleja engloba múltiples países o divisiones, puede dividir la implantación en fases, con etapas de planificación, ejecución y control (esto es, revisión) para cada una de las fases, y con el mismo método para integrar todas estas fases. Se deben examinar, planificar, configurar, probar y revisar cuestiones como: ¿Cómo vamos a implantar las aplicaciones del área financiera de una división a otra? O bien: ¿Pueden compartir estas dos unidades de negocio el área de compras y suministros? Cualquier problema del sistema ERP se puede resolver si se descompone de una forma sistemática.
4. CONSEGUIR AYUDA PARA TENER ÉXITO
Uno de los mejores pasos que puede dar una compañía para asegurar el éxito del sistema ERP es contratar a un consultor de ERP. El consultor garantizará que la fase de formación se realice adecuadamente, puede ayudar a seleccionar el sistema y negociar la implantación de los entregables de los servicios, y podrá detectar si alguno de los pasos cruciales, como las pruebas de integración, no se realizan a la perfección. Un consultor puede analizar el plan de implantación de un suministrador de ERP y evaluar si la relación entre los costes de las licencias y los servicios es realista. Un consultor que haya trabajado en docenas de proyectos tiene también un agudo sentido sobre el tiempo que se requiere para realizar pruebas específicas o procedimientos de formación.
Si un suministrador está presupuestando unos plazos de implantación excesivamente reducidos, un consultor se dará cuenta de ello y ayudará a negociar algún tipo de salvaguarda.
Con un consultor en el equipo, la organización dispone de unos ojos y oídos experimentados e imparciales a la hora de decidir sobre factores tales como formación, plazos y elementos a entregar por el suministrador. Éste es un factor clave, ya que muchos suministradores pueden reducir deliberadamente los costes de implantación para parecer más competitivos, planeando desde el primer momento incrementar su factura con un nivel de servicio más adecuado una vez se firme el contrato. Al promover la formación y un diálogo abierto entre los miembros del equipo, un consultor ayuda también a crear un entorno de trabajo en el que la compañía identifica oportunidades de mejora.
Sí, un sistema ERP comporta riesgos cuando no se siguen unas buenas prácticas, pero también abre la posibilidad de conseguir importantes mejoras. Por ejemplo, para un fabricante tradicional que fabrica bajo pedido, un replanteamiento de sus procesos de diseño / fabricación podría descubrir nuevas formas de fabricar familias de componentes comunes que se pueden utilizar para soportar una estrategia más rentable de configurar bajo pedido. O un fabricante orientado a proyectos podría identificar la oportunidad de facturar los proyectos en función de los avances realizados, porque alguien en el departamento financiero ha observado que los clientes tienen dificultades para realizar un solo pago por el importe total del proyecto, y cree que en un nuevo sistema se podrían asociar los hitos del proyecto a una serie de pagos en función de los avances realizados.
Todo lo que hace falta es una o dos personas que hagan las preguntas adecuadas en el proyecto ERP, y aparecerán nuevas formas más rentables de desarrollar el negocio.
CONCLUSIÓN
La implantación de un sistema ERP plantea nuevos riesgos y oportunidades para la empresa que lo utiliza. Sin embargo, siguiendo unas buenas prácticas no sólo se pueden mitigar estos riesgos, sino que se abre la posibilidad de realizar mejoras en los procesos que afectan a las actividades más vitales del negocio. La implantación de un sistema ERP conlleva unos riesgos y recompensas importantes, por lo que no se debería escatimar a la hora de invertir en formación, prácticas, pruebas, revisión y ayuda de un consultor. Recuerde, estas inversiones se rentabilizarán al establecer una forma mejor de gestionar su compañía y su cadena de suministro, y le permitirán dar un mejor soporte a sus clientes durante muchos años.
