Google G Suite y Office 365, side by side

Productividad y colaboración son dos rubros que se han visto revolucionados a partir de la existencia de los servicios de nube pública. Las principales protagonistas de estos espacios, son Google G Suite (antes Google Apps) y Microsoft Office 365. Ambas presentan numerosas herramientas que las organizaciones aprovechan, a menudo de manera combinada. Pero, ¿qué servicios y ventajas ofrece cada uno, y cuáles son las opciones que brindan a partir de las suscripciones pagas? Se lo contamos.

Soportados por la nube, Google G Suite (antes Google Apps) y Microsoft Office 365, se han posicionado como dos poderosas plataformas de productividad y colaboración, que permiten el pago bajo suscripción mensual (en la modalidad as a Service), como suele suceder con otros servicios de nube. Las aplicaciones provistas por Google nacieron en la nube, y rápidamente ganaron adeptos en función de su gratuidad y las capacidades novedosas que ofrecía. En el caso de Microsoft Office 365, su adopción se vio favorecida por el legado de sus aplicaciones on premises (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Outlook y otras), y la nube repotenció y renovó ese legado.

OPCIONES EMPRESARIALES EN MÚLTIPLES SABORES

En el caso de G Suite (información de América Latina), la opción más básica (Basic) cuesta US$ 5 por mes (o US$ 50 por usuario al año, más impuestos), y ofrece hasta 30 GB de almacenamiento. La oferta se completa con:

  • Correo electrónico empresarial por medio de Gmail (se puede usar el dominio propio).
  • Videoconferencias y llamadas de voz (a través de Hangouts, con video HD, hasta 25 personas que forman o no parte de la organización).
  • Calendarios compartidos.
  • Documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
  • Asistencia todos los días las veinticuatro horas, por teléfono, correo electrónico y en línea.
  • Controles de seguridad y administración.

Tanto el plan Business como Enterprise, ofrecen opciones ilimitadas de almacenamiento y archivado (1TB por usuario si hay menos de cinco usuarios). En Business, que tiene un costo de US$10 al mes (se debe sumar impuestos), a la oferta ya mencionada se suma:

  • Búsqueda inteligente en todo el paquete de G Suite con Cloud Search.
  • Archivado y seteo de políticas de retención para correos electrónicos y chats.
  • Detección electrónica para correos electrónicos, chats y archivos.
  • Informes de auditoría para hacer un seguimiento de la actividad de los usuarios.

La opción Enterprise (US$ 25 por mes más impuestos) suma, además:

  • Prevención de pérdida de datos para Gmail.
  • Prevención de pérdida de datos para Drive.
  • S/MIME alojada para Gmail (es un método de encriptación de los correos).
  • Integración de Gmail con herramientas de archivado de terceros que cumplen con las normas correspondientes.
  • Control de acceso de nivel empresarial con llave de seguridad obligatoria.
  • Análisis de registro de Gmail en BigQuery (acceso a los registros de Gmail en BigQuery, para ejecutar consultas sofisticadas y personalizadas de alto rendimiento, analizar datos y crear paneles de control personalizados).

Google ofrece alternativas de Plan flexible (se pueden agregar y eliminar usuarios en cualquier momento, y sólo paga el servicio que usa durante el mes), y Plan anual (ha compromiso con G Suite durante un año y obtiene un descuento en la tarifa: se pueden agregar más usuarios, pero si se borran usuarios durante ese año se seguirán cobrando los cargos correspondientes). El Plan anual sólo está disponible en el plan de Basic.

Microsoft Office 365 también ofrece tres sabores, y facturados en moneda local (se publicarán precios de Argentina, a modo de referencia). Ofrece también tres ofertas: Office 365 Empresa Essentials (AR$ 90 al mes por usuario, con compromiso anual, o AR$ 108 por mes sin ese compromiso anual, más impuestos), Office 365 Empresa (AR$ 148,50 por mes por usuario si se contrata por un año, o AR$ 180 por mes, más impuestos) y Office 365 Empresa Premium (AR$ 225 / AR$ 270).

  • Office 365 Empresa ofrece versiones de escritorio de Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Onenote y Access (solo PC), e incluye servicios de Onedrive (espacio de 1TB), además de versiones web de Word, Excel y Powerpoint. Cada licencia es válida para cinco equipos por usuario. No incluye hospedaje de correo de clase preferente.
  • La versión Empresa Premium incluye las características anteriores, correo de clase preferente e incorpora Exchange, Shraepoint, Skype for Business, Teams y Yammer. Esta versión permite, por ejemplo, participar con una intranet de la compañía y sitios de grupos con Sharepoint, además de organizar videoconferencias en línea hasta 250 personas, entre otras características empresariales de alto valor. En esta versión, el hospedaje de correo con buzón llega a 50 GB y permite dirección de dominio de correo personalizada.
  • La versión Essentials excluye la oferta de aplicaciones de Office, e incluye los servicios de Exchange, Onedrive, Sharepoint, Skype for Business, Teams y Yammer, además de varias de las características de la versión Empresa Premium.

TIPS PARA ELEGIR G SUITE

  • G Suite no requiere la instalación de versiones de escritorio de sus aplicaciones. El trabajo offline requiere, sin embargo, trabajar con las extensiones y el servicio de sincronización del navegador Chrome (existe además una app para Gmailo, y varias apps móviles para dispositivos basados en Android e iOS). En cambio, algunos de los planes de Microsoft Office 365 ofrecen apps de escritorio y versiones web de algunas de las aplicaciones de productividad. Habitualmente esto significa una riqueza de funcionalidades que no se da en las versiones web. En esos planes, además, Microsoft ofrece las respectivas actualizaciones de las apps de Office.
  • En la oferta online, se puede considerar, side by side, las siguientes equivalencias entre las aplicaciones de Google y las de Microsoft.

 

Office 365 G Suite
Word Google Docs
Excel Google Sheets
Powerpoint Google Slides
Outlook Online Gmail
OneNote Online Google Keep
Sharepoint Google Sites
Skype for Web Google Hangouts
Microsoft Teams Google Keeeps (aproximado)
   

 

  • Google ofrece un plan llamado Team, a US$ 10 por usuario por mes, que habilita almacenamiento ilimitado y herramientas de colaboración basadas en la nube que se pueden utilizar junto a la solución de correo electrónico y calendario actual de la empresa. Incluye videoconferencia y llamadas de voz, distintos modos de asistencia, apps online de productividad, almacenamiento en la nube hasta 1 TB y permite la administración de todos los usuarios del equipo de trabajo.
  • La capacidad ocupada por los documentos creados con las apps de Google (Google Docs, Sheets, Slides y Drawings) no descuentan capacidad de almacenamiento. Esto es: no afectan al límite de almacenamiento del plan de G Suite.
  • Los usuarios avanzados y las organizaciones grandes encontrarán que las capacidades de e-Discovery que tienen los planes Business y Enterprise les serán útiles: permiten archivar todas las comunicaciones de la organización de acuerdo con las reglas que defina. Esto puede ser útil si, por razones legales, se requiere almacenar un extenso historial de comunicaciones y desenterrar correos electrónicos antiguos.
  • Las herramientas de pérdida de datos de Google G Suite sólo se incluyen con los planes Enterprise más caros.
  • No todos los planes de Microsoft Office 365 incluyen correo de “clase preferente” o empresarial. La oferta de e-mail de los planes de nivel de entrada de Office 365 ofrecen 50 GB de inbox por sobre el terabyte de almacenamiento incluido. En el caso de G Suite sólo son 30 GB. Con todo, en el plan Business de G Suite no hay tome en el tamaño de la inbox.
  • Google ofrece Calendarios Compartidos en todos los planes. Las aplicaciones avanzadas de planificación del trabajo de los equipos y de citas en línea sólo está en el plan Premium empresarial de Microsoft Office 365.
  • En los planes básicos, Google ofrece 30 GB de almacenamiento en la nube (no afectado por los documentos creados con herramientas propias) y Microsoft 1TB. Pero en los planes avanzados, Google no pone límites de almacenamiento (con más de cinco cuentas). Ambas ofertas permiten comprar espacio adicional.
  • Yammer es un verdadero diferencial en la oferta de Microsoft: permite implementar una red social interna, más dinámica que una intranet tradicional.
  • La colaboración vía nube parece ser más simple en G Suite, en parte debido que ofrece menos funcionalidades que sus equivalentes en office 365, si bien también ayuda el que fuera concebido nativamente como solución de nube.
  • La capacidad máxima de participantes de videoconferencia es mayor en la oferta de Microsoft (250 versus los 25 que admite Hangout de Google).
  • Ambas plataformas incluyen apps móviles, con diversas funcionalidades específicas.
  • Ambas ofertas incluyen herramientas de construcción de intranets, herramientas de e-discovery, reportes avanzados, archivado de e-mails y restricciones por temas legales en las bandejas de entradas. Microsoft ofrece además protección avanzada de virus, gestión de derechos y un servicio de hosting de llamadas telefónicas basado en la nube.

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Alejandro Alonso

Alejandro Alonso

Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.
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