Box, OneDrive, Drive y Dropbox… ¿Cuál es el mejor para su cliente empresarial?

Todos los servicios de almacenamiento en la nube parecen iguales y, de hecho, muchas organizaciones les confían sus datos a servicios pensados para consumidores, con seguridad y capacidad de gestión mínima, y sin soporte. Sin embargo, los grandes jugadores de este negocio tienen sus versiones empresariales y pretenden posicionarse de forma de captar al usuario de negocios. Pasamos revista a cuatro de las opciones más populares.

Hace algunas semanas, Microsoft anunciaba una ofensiva contra Box, Dropbox y Google Drive, consistente en ofrecerles gratuitamente OneDrive para que los usuarios de los servicios de la competencia cancelasen sus contratos. Dicha gratuidad se extenderá por el tiempo de cobertura que tenían los contratos con los tres competidores mencionados, y las organizaciones deben comprometerse al menos con 500 posiciones. Paralelamente, Dropbox arrancó en el NASDAQ, a once años de su fundación, con una subida superior al 40% en los primeros minutos de negociación. Si a esto sumamos que buena parte de los proveedores de estos servicios están sumando capacidades de aprendizaje de máquina e inteligencia artificial para mejorar la experiencia y en tareas de descubrimiento de contenido, entre otras, tendremos una buena idea de la dinámica del mercado de servicios de almacenamiento en la nube (o, como se dio en llamar más recientemente, a partir del valor agregado que estas plataformas proveen: CCP / Content Collaboration Platforms).

En este punto, es importante pensar qué hay detrás de cada una de las ofertas empresariales que los clientes deben evaluar. En su reporte anual sobre CCPs (Magic Quadrant for Content Collaboration Platforms, de julio pasado), Gartner definió a los líderes del sector.

ONEDRIVE PARA EMPRESAS

En el caso de OneDrive para Empresas (ODB, por sus iniciales en inglés), de Microsoft, se trata de un componente importante de Office 365, que se puede obtener como servicio de manera autónoma, o dentro de la oferta de la suite de productividad en la nube. Así, la oferta de esta plataforma de almacenamiento empresarial, colaboración y sincronización en la nube viene en dos sabores (Plan 1 y Plan 2), además de los que incluyen este servicio dentro de la variada oferta de Office 365 y SharePoint Server. Admite además múltiples opciones de despliegue.

Como parte de Office 365, se integra con todas las aplicaciones y servicios de la suite de manera fluida, lo cual crea una experiencia de usuario sin fisuras, pudiendo sacar provecho además de muchas de las funcionalidades de Office 365.

El Plan 1 ofrece 1 TB de almacenamiento por usuario (tamaño máximo de archivo 15GB), permitiendo además compartirlos de manera segura dentro y fuera de la organización. Además, permite la sincronización de archivos y carpetas con las copias locales guardadas en Mac o PC. También permite crear y editar documentos a través de las versiones en línea de las aplicaciones de Microsoft (OneNote, Word, PowerPoint, Excel), o moverlos entre OneDrive y Sharepoint. Esto puede hacerse de manera colaborativa (varias personas trabajando sobre el mismo documento, más información aquí. Del mismo modo, permite la edición y creación de archivos desde móviles, dado que se integra en las versiones para Android, iOS y Windows de las aplicaciones de Office. OneDrive ofrece además herramientas de búsqueda y detección. La oferta incluye soporte telefónico y vía web. Con la compra de más de 50 posiciones brinda soporte para implementación FastTrack.

El Plan 2 expande la capacidad de almacenamiento (arrancando en 5TB para suscripciones de cinco o más usuarios o, caso contrario, de 1 TB por usuario). Además, ofrece capacidades avanzadas de prevención de pérdida de datos, que permiten identificar, supervisar y proteger la información confidencial. También brinda conservación local para preservar documentos eliminados y editados para eDiscovery.

En materia de Seguridad, el servicio permite establecer reglas de dispositivos, consulta de informes de dispositivos y eliminar de forma remota los datos de los dispositivos perdidos o robados, todo desde el centro de administración. También es posible ver qué archivos están siendo compartidos y con quién. El uso compartido desde la propia aplicación permite a cada empleado compartir y establecer permisos de acceso específicos a sus archivos sin problemas, según la configuración de la organización.

El servicio se integra no sólo con las aplicaciones de Microsoft, sino con la de terceros como DocuSign, Salesforce, Autocad 360, TrendMicro, Vimeo, Zoom, Trello y muchos más.

Gartner advierte que OneDrive Business carece de conectores nativos para algunos repositorios de contenido empresarial y aplicaciones comerciales, y se informó de complejidad en la integración con herramientas fuera del ecosistema de Microsoft. Esta situación se puede mitigar en parte por el hecho de que la mayoría de las aplicaciones empresariales tienen conectores nativos en SharePoint, además de lo cual se construye OneDrive para empresas. Por otra parte, explican, las capacidades mejoradas de nivel empresarial para ODB sólo están disponibles con productos adicionales, por ejemplo, conectores a sistemas que no son de Microsoft (con Flow) y colaboración grupal (con Teams o SharePoint).

GOOGLE DRIVE

Es un componente de la G Suite, y viene incluido en la oferta empresarial de esta suite en la nube de Google. Las ediciones Business, Enterprise y Teams de G Suite proporcionan almacenamiento ilimitado, administración centralizada, prevención de pérdida de datos y Vault para Drive, lo cual facilita la administración de los usuarios y el uso compartido de archivos, a fin de satisfacer las necesidades de cumplimentación de los datos.

Con el aprendizaje automático de Google, Drive predice el contenido al que se necesitará acceder. Acceso rápido de Drive utiliza las señales de la búsqueda por lenguaje natural y el reconocimiento óptico de caracteres para obtener el contenido importante y ahorrar tiempo de búsqueda. Además de las aplicaciones de la suite de Google, Drive trabaja con cientos de otras aplicaciones y puede entrar en el flujo de trabajo de herramientas de productividad, como Office y Outlook a través de complementos. La plataforma permite abrir más de 40 tipos de archivos, incluyendo MPEG4 y PDF, y se pueden trabajar varios tipos de documentos directamente desde Drive.

La edición Basic de G Suite ofrece 30 GB de almacenamiento por usuario que se comparten entre Drive y Gmail. Permiten además utilizar correo electrónico empresarial vía Gmail, videoconferencias y llamadas de voz, compartir calendarios, documentos y presentaciones y brinda controles de seguridad y administración. Las ediciones Business y y Enterprise de G Suite ofrecen almacenamiento ilimitado (las cuentas con menos de 5 usuarios obtienen 1 TB por usuario). Agrega además Cloud Search para potenciar las capacidades de búsqueda inteligente, permite el archivado y establecer políticas de retención, y permite realizar informes de auditoría de la actividad de los usuarios. Enterprise ofrece además control de pérdida de información para Gmail, controles de acceso de clase empresarial e integración de Gmail con herramientas de archivado de terceros, entre otras posibilidades. También hay una oferta para equipos (Teams).

En materia de Seguridad, G Suite les ofrece a los administradores el control empresarial de la configuración del sistema y las aplicaciones por medio de un panel que se puede utilizar para optimizar la autenticación, la protección de activos y el control operativo. También cumple con normativas y estándares del tipo ISO 27001, ISO 27017 y 27018, HIPAA, o FISC, entre otros. A su vez, las herramientas de supervisión de G Suite permiten que los administradores busquen patrones alfanuméricos y contenido ofensivo en los mensajes de correo electrónico. Asimismo, los administradores pueden crear normas para rechazar los correos electrónicos que coincidan con la búsqueda antes de que lleguen a los destinatarios previstos, o bien para que se entreguen con modificaciones. A través de Google Vault también se pueden ejercer distintas acciones de retención, archivado y exportación de correos electrónicos, necesarios para análisis de evidencia y compliance. En cuanto al Soporte, Google garantiza asistencia 24×365 vía teléfono, correo electrónico y online. En materia de acceso de usuarios, puede ser integrado con SSO y Active Directory, además de otras medidas de control de acceso más seguras.

Según Gartner, Google Drive está disponible sólo como una oferta de nube pública. No hay ningún modelo de almacenamiento híbrido disponible para mantener los archivos en las nubes privadas o en el almacenamiento local. Las organizaciones deben migrar archivos de repositorios existentes a Google Drive para abordar casos de uso específicos. Google proporciona el producto AppBridge para migraciones empresariales. Actualmente, Google no admite la soberanía y la residencia de datos internacionales. Las implementaciones de la nube regional están planificadas, pero aún no están disponibles. La ubicación de almacenamiento basada en políticas, el aislamiento regional de los centros de datos y la georeferenciación están actualmente ausentes. Gartner también advierte sobre la integración limitada con sistemas de TI existentes y productos de TI de terceros, y sobre las capacidades limitadas de administración e informes en algunos casos de uso.

DROPBOX BUSINESS

A la ya popular versión para consumo, se suma desde 2013 la versión para negocios. Es, básicamente, un servicio de nube pública que ofrece capacidades de compartir, sincronizar y colaborar de manera segura. La amplia adopción de esta solución por parte de los individuos hizo que Dropbox se expandiera rápidamente en el mundo de las empresas. De hecho, muchos departamentos de TI decidieron convertir el uso individual o de grupos de Dropbox en servicios regulares de TU a través de Dropbox Business.

De esta forma, Dropbox Business se ajusta bien a las demandas de organizaciones que quieren habilitar prácticas modernas de productividad y colaboración con terceros, priorizando la experiencia del usuario y la flexibilidad. Dropbox se integra tanto en dispositivos de escritorio como en móviles, a través de apps y extensiones.

¿Qué brinda Dropbox Business?

  • Control de permisos a través de links (protege los vínculos con contraseña, inhabilita descargas o define fechas de caducidad para el acceso).
  • Panel de administración para supervisar la actividad del equipo, dispositivos conectados, y auditar la actividad del uso compartido.
  • Borrado remoto de los dispositivos extraviados o robados.
  • Recuperación de archivos y versiones anteriores.
  • Una herramienta llamada Dropbox Paper, que permite crear, compartir y mantener sincronizada la actividad de los equipos.
  • Herramienta de transferencia de cuenta (por ejemplo, cuando cambian roles y responsabilidades en la organización).
  • Integración con más de 300.000 aplicaciones vinculadas.
  • Administración de carpetas, sincronización inteligente y creación de grupos de miembros. La sincronización permite que los archivos de las carpetas de Dropbox se mantengan actualizados en todos los dispositivos vinculados a la cuenta, permitiendo además vincular la cuenta personal con la laboral (pero sin perder la confidencialidad de esta última).
  • Autenticación de usuarios en varios niveles, según plan.
  • Facturación centralizada.
  • Soporte por teléfono, correo electrónico o chat.

Los planes de Dropbox Business vienen en tres sabores: Estándar, Advanced y Enterprise. El primero ofrece 2TB de almacenamiento, en el segundo no hay límite de capacidad, y el tercero se construye a medida de la demanda del cliente. El plan Advanced ofrece además controles de administración avanzados, aprobación de dispositivos, y SSO con acceso a repositorios de identidad como Active Directory. Enterprise agrega, entre otras capacidades, el soporte para la administración de movilidad empresarial (EMM), control de la red y captura de cuentas.

Gartner certifica que (a julio del año pasado) Dropbox corría en una infraestructura de almacenamiento dedicada para un mejor desempeño del servicio y mayor confiabilidad, con 10 aceleradores regionales y 14 puntos de presencia en los Estados Unidos, EMEA y Asia (en algunos de estos puntos es posible la localización regional de los datos). Con todo, las consultas de Gartner determinaron que el soporte técnico no siempre es rápido, y que la integración con la infraestructura de datos corporativa y aplicaciones es pobre. Tampoco soporta despliegues híbridos y on premises.

BOX

Es una organización fundada hace doce años con sede en California y oficinas en Europa y Japón. Se posiciona como un repositorio para cualquier contenido empresarial, y provee automatización del flujo de trabajo, habilitación de procesos de negocios y APIs para customización e integración. Box existe sólo como servicio de nube, y se provee a través de centros de datos propios en los Estados Unidos u otras locaciones (en este caso a través de datacenters de terceros, como AWS o IBM).

Box incluye al menos cuatro planes de suscripción, para abarcar las necesidades de grupos pequeños de trabajo (Starter, sólo 100 GB de almacenamiento seguro, con un límite máximo de tamaño de archivo de 2GB), negocios (Business), negocios con necesidades mayores de seguridad y administración (Business Plus), y grandes empresas (Enterprise). A partir del plan Business, la capacidad es ilimitada, y el límite en el tamaño del archivo se extiende a 5GB. En todos los casos se requiere una suscripción mínima de tres usuarios.

En materia de administración, la edición Starter incluye controles granulares de acceso y colaboración, acceso a archivos desde el escritorio, acceso móvil, historial de versiones, SSL y encriptación “at rest”, autenticación en dos pasos, gestión de usuarios y 25.000 llamadas a APIs por mes. La edición de negocios añade reportes avanzados de seguridad y usuario, integración con Active Directory y SSO, integración con proveedores de EMM, medidas de prevención de pérdida de datos, y duplica las llamadas a APIs. Business Plus suma a lo anterior la posibilidad de tener una cantidad ilimitada de colaboradores externos, gestión y visibilidad completa del contenido, delegación del rol de administrador, y otras características. Opcionalmente, se pueden incorporar los módulos Box Governance, Box KeySafe, Box Zones (este último sólo en algunas regiones). La edición empresarial a las capacidades de Business, compliance con HIPAA/HITECH elegible, cantidad ilimitada de colaboradores externos, gestión y visibilidad completa del contenido, grupos de usuarios, automatización del flujo de trabajo, requerimientos de movilidad avanzados, refuerzo de passwords y políticas y más.

Según Gartner, Box es bueno para aquellas organizaciones que sean amigables con las nubes públicas y que priorizan la transformación del espacio de trabajo digital. Los analistas le otorgan a la plataforma una fuerte visión en servicios de contenido y reconoce las capacidades avanzadas de transformación de contenido streaming y edición en tiempo real, como así también de aprendizaje de máquina e Inteligencia Artificial. También reconoce la capacidad de crear aplicaciones sobre Box para asegurar nuevas experiencias sin perder la seguridad y cumplimentación de la plataforma original.

Entre las limitaciones, como en otros casos, está la ausencia de esquemas de implementación híbridos y on premises. Por otra parte, requiere de conectividad online para que puedan ser aprovechadas sus características de productividad.

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Alejandro Alonso

Alejandro Alonso

Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

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