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Digitalización de documentos: Un puente hacia otras oportunidades

Contrario a lo que se podría pensar, la digitalización de documentos no se acabó con la pandemia y, de hecho, es apenas la puerta de entrada hacia otras oportunidades que están escondidas más allá del escáner. Los expertos de Xerox, Epson y Kodak Alaris nos ayudan a entender esos negocios.

Es dable pensar que la pandemia obligó a la mayoría de las empresas y entidades públicas a completar sus proyectos de transformación digital, donde la digitalización de documentos suele ser parte del tramo inicial. Sobran ejemplos de organizaciones que no lo hicieron y se vieron obligadas a bajar persianas para siempre. El sentido común indica que todo el que debía digitalizar ya lo hizo, y los demás evitaron el papel desde el primer momento de sus operaciones. Pero la realidad nos sorprende y, de hecho, aun después de la pandemia, este negocio parece sostenerse y avanzar sobre nuevos verticales.

Un estudio de Mordor Intelligence estima, por ejemplo, que el mercado de escáneres para documentos crecerá entre 2023 y 2028 a una tasa compuesta anual del 6,64%. “Con las prácticas de trabajo híbridas convirtiéndose en la nueva normalidad, los avances facilitan la colaboración con escaneo preciso de gran volumen, procesamiento de imágenes avanzado y una gran cantidad de opciones de flujo de trabajo inteligente y optimización de documentos. Además, los documentos en papel deben escanearse correctamente y ser legibles para el usuario previsto, ya que las oficinas modernas dependen cada vez más de los sistemas de gestión de documentos digitales. Para mantener la oficina contemporánea funcionando sin problemas, la capacidad de escanear rápidamente grandes cantidades de documentos en registros de búsqueda con calidad de archivo es importante, y se observan varias innovaciones en el mercado”, resumen los analistas.

¿Qué oportunidades aun están dormidas en América Latina? Ésa es una pregunta que vale la pena hacerse.

El negocio escondido más allá del escáner

Digitalización de documentos: Un puente hacia otras oportunidades
David Guzmán Cabrera

En este mercado, uno de los jugadores que ha ido ganado espacio en los últimos años es Kodak Alaris, en buena medida merced a su especialización en el territorio de la digitalización, captura de imágenes y procesamiento de la información. David Guzmán Cabrera, gerente de Canales para Cono Sur de Kodak Alaris, explica que el fabricante ofrece un portafolio de software y hardware que incluye, por ejemplo, unos 36 modelos de escáneres, abarcando desde las pequeñas unidades de escritorio de 20 páginas por minuto hasta modelos de alta producción de 180 ppm. En los cuatro países a cargo de Guzmán Cabrera, el “go to market” es realizado a través de mayoristas y partners del canal, aclara el ejecutivo.

Para el gerente regional de Canales, si bien la venta transaccional de equipos sigue siendo parte del negocio, “estamos impulsando a los partners a que vayan más allá de la venta de un equipo”. Si el cliente actuó rápidamente durante la pandemia y asegura tener un sistema de digitalización activo, el desafío para el canal de valor agregado será encontrar la oportunidad de sentarse con los clientes y averiguar de qué otras formas están recibiendo la información, cuál será el destino final de esa información, qué instancias de la empresa la necesitan, cómo será procesada… Entender este workflow le permitirá al canal identificar las opciones para optimizarlo o incluso automatizarlo completamente. “Le decimos a nuestros canales: ya tienen dominado el tema de la venta del equipo, pero ahora veamos más allá porque, en última instancia, eso será lo que le da valor a la solución que están comercializando”.

Digitalización de documentos: Un puente hacia otras oportunidades
E1040

Para el ejecutivo de Kodak Alaris, si bien las iniciativas de oficinas paperless se han ido concretando en los últimos años, todavía hay proyectos donde el hardware sigue siendo necesario y, de hecho, para muchas actividades los escáneres de escritorio pueden formar parte de la nueva normalidad. Con todo, en algunas empresas se ha dado un fenómeno de consolidación de trabajo (en equipos de más capacidad) y centralización vía software. Allí donde tenían diez o quince equipos repartidos en los escritorios, ahora tienen cinco y éstos son de tipo departamental, con mayor capacidad de producción y hasta cierta inteligencia en las plataformas que hacen el tratamiento de esos documentos. En estos casos, el software ayuda a automatizar las tareas en equipos y, gracias a esa centralización de los procesos, éstos se vuelven eficientes desde lo económico y también se pueden aplicar políticas de seguridad.

Con todo, si el cliente ya tiene el hardware que necesita, el canal puede avanzar hacia la segunda fase de la digitalización que involucra la automatización de los procesos que permiten extraer información del documento escaneado, o incluso de aquello que llega vía e-mail o Whatsapp. “Nosotros tenemos sistemas que nos permiten jalar esa información, indexarla, y obtener así los datos que el cliente necesite ingresar a sus otros sistemas (ERP, CRM, HCM, etc.) o bases de datos”.

Consultado sobre cómo abordar estas oportunidades más profundas, y menos evidentes, Guzmán Cabrera certifica: “Todas las organizaciones tienen alguna dolencia, aunque lo más probable es que no la reconozcan”. El ejecutivo recomienda a las áreas comerciales que investiguen en sus clientes, y no necesariamente en las posiciones de management. “Donde tendremos mayor oportunidad de detectar una dolencia es más abajo, en el nivel de las operaciones de IT, Contabilidad, Logística y otras. Deben averiguar allí cómo procesan la documentación que les llega. Deben lograr conversar con ellos para entender los procesos y así detectar si es posible reducir la cantidad de pasos, produciendo ahorros o liberando recursos para otras tareas”.

Si bien hoy los canales de Kodak Alaris han abordado exitosamente verticales como Gobierno, también están surgiendo oportunidades en Educación (sobre todo, universidades), Salud y Aseguradoras.

Consultado sobre las ofertas de hardware y software que más oportunidades pueden despertar, el gerente de Canales menciona dos nuevos modelos de escáneres de nivel de entrada: el E1030 y el E1040. Son equipos de 30 y 40 ppm (bajo volumen), ideales para el “día a día” en sucursales bancarias y de otras entidades. Estos equipos están siendo introducidos al mercado y la marca los está posicionando fuertemente. Del otro lado del espectro, el sistema Infuse, en conjunto con otras soluciones de software, dotan de inteligencia a la identificación y la extracción de la información, habilitando la automatización de los procesos. “Para esto tenemos alianzas con otras empresas, como es el caso de UiPath (el conocido proveedor de soluciones de RPA). Tenemos una solución en conjunto que ayuda a automatizar procesos: reconocimiento de información, autenticación de esa información, etcétera. Es una solución bastante completa que estamos impulsando y se han cerrado algunos negocios, pero le vemos mucho más potencial aun”.

También las PyMEs necesitan agilizar procesos

“Es un momento de muchas oportunidades—sostiene Gabriel Miranda, Senior Product Manager para Business Inkjet & Scanners en Epson. Si bien el sector corporativo es el que sigue liderando la transformación digital, cada vez son más las PyMES que necesitan agilizar sus procesos internos y brindar una mejor experiencia a sus clientes para mantenerse competitivas. En el plano interno, las organizaciones necesitan aumentar su eficiencia operativa, optimizar los procesos de reclutamiento humano, así como disminuir sus costos en TI. En cualquiera de estos escenarios, hay un verdadero potencial de negocios para desarrollar”.

Digitalización de documentos: Un puente hacia otras oportunidades
Gabriel Miranda

Epson ocupa hoy el primer lugar en el mercado de escáneres en Latinoamérica, asegura Miranda, citando el “Annual Scanner Tracker de Keypoint Intelligence de Q4 2022. “Contamos con uno de los lineales de escáneres más amplios del mercado y soluciones de software que permiten realizar reconocimiento óptico de caracteres (OCR), diseñar workflows de documentos o escanear directamente a servicios en la nube, entre otras funciones. Hoy contamos con presencia en una gran cantidad de empresas y en reparticiones de todos los niveles del Sector Público”.

“En la integración de soluciones —agrega el ejecutivo—, los canales juegan un rol fundamental. Trabajamos con partners especializados que pueden entregar soluciones a medida tanto con el software de Epson como de terceros”.

En la Argentina, grafica Miranda, “Epson cuenta con 16 modelos de escáneres que abarcan las categorías de portátiles, cama plana, fotográficos y alimentación vertical, siendo esta última la más demandada por el mercado y donde Epson posee su portafolio más amplio. Este lineal se completa con Document Capture Pro, el software de escaneado avanzado de Epson, que permite administrar los documentos y generar workflows a distintas ubicaciones, tanto locales como a los servicios en la nube. Incluso, si fuera necesario, pueden integrarse soluciones de terceros, con las que nuestros escáneres tienen compatibilidad”.

—¿Cuánto de servicio y cuánto de producto hay en la oferta de Epson? ¿Cómo fueron cambiando los canales de Epson en estos últimos tiempos?
—Las soluciones de digitalización requieren del hardware, el software y el servicio de preventa y posventa. La etapa de preventa es clave para entender la necesidad del cliente, así como su entorno tecnológico. A partir de ese relevamiento puede diseñarse una solución. En la evolución que tuvo nuestro negocio de digitalización se fueron incorporando canales con una mayor experiencia en la integración de soluciones y enfocados en agregar valor en sus propuestas.

—¿Cómo hacen los canales para subirse a esta oportunidad?
—La digitalización de documentos requiere la integración de dispositivos con software en entornos muy diversos, según las condiciones de cada cliente. Por esta razón, es clave la especialización de aquellos que quieran explotar esta oportunidad. La etapa de preventa juega un rol central, ya que un buen relevamiento y asesoramiento permitirán entregar al cliente una solución acorde a su necesidad y ajustada también a su presupuesto.

 

Una transformación digital “viva”

En palabras de Claudia Oropeza, Xerox es una empresa que no solo brinda equipos y prensas digitales a sus clientes, sino que además provee soluciones de TI, Inteligencia Artificial, Digitalización y Gestión Documental, Captura y Contenido, así como de Experiencias con Clientes (estrategias de Marketing uno a uno y personalización)”.

Digitalización de documentos: Un puente hacia otras oportunidades
Claudia Oropeza

Oropeza es Champion de la estrategia para Canales en América Latina (Channel 2.0 para Xerox) y, al hablar del “go to Market” de la compañía explica: Lo hacemos de forma directa con el equipo de Enterprise, y también a través de nuestros Distribuidores de Valor Autorizados que no solo ofrecen servicios de MPS, sino también ya son proveedores de Soluciones y Servicios de TI”. En este sentido, la especialista precisa: En el 2022, tuvimos en promedio de 80% de equipos de impresión y 20% de Soluciones, y justo es uno de los objetivos y metas a cumplir: el ir incrementando este porcentaje de Soluciones”.

“La pandemia aceleró los conceptos que ya Xerox exponía frente a los canales por los últimos quince años, y los canales ven que sus clientes ya están pidiendo de manera urgente la transformación de sus procesos críticos. No se habla ya de solo que van a imprimir, sino de cómo transformar la forma en que se usan los documentos tanto físicos como electrónicos y, por supuesto, qué hacer con los datos y qué tipo de analítica se hace con ellos”, define Oropeza, para quien ejercer una venta consultiva es fundamental: Es la base para tener una plática realmente constructiva con un cliente potencial. La venta consultiva es la columna vertebral de este tipo de ciclos comerciales sin la cual no hay forma de llegar a una exitosa negociación”.

En cuanto a la manera en que se está dando la transformación digital en las organizaciones de la región, Oropeza asegura que no es un “organismo estático”, sino que es un organismo “vivo”, que sigue transformándose, “por lo que, si bien la pandemia aceleró algunas necesidades puntuales y procesos de las empresas, estos cambios y necesidades siguen presentándose ahora ya después de la pandemia y lo que se tiene que hacer en conjunto con los canales es estar cerca de los clientes para conocer de cerca estas necesidades y poder dar una solución acorde con sus requerimientos”.

—¿Qué productos y servicios de Xerox pueden ayudar a atender esta demanda?
—Contamos con servicios de digitalización (software de captura y organización embebido en los escáneres Xerox) y gestión de contenidos (Docushare), apps (Connect Key) y soluciones de soporte técnico con inteligencia artificial (CareAR), además de otras de firma digital o factura electrónica (con terceros), entre otras.

—¿Cómo hacen los canales para subirse a esta oportunidad?
—Contactar a su ejecutivo local en cada país para que les den los detalles de cómo pertenecer y propuesta de valor que tiene Xerox en cada región en LATAM. Y por supuesto yo los puedo canalizar si me envían una nota al correo electrónico claudia.oropeza@xerox.com.

Autor

  • Alejandro Alonso

    Periodista de ciencia y tecnología, y escritor. Ha trabajado en medios como Insider, ComputerWorld, IT Resellers Magazine, Telecomunicaciones & Negocios y Prensa Económica, entre otros, a lo largo de más de 25 años de trayectoria.

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Alejandro Alonso

Periodista de ciencia y tecnología, y escritor. Ha trabajado en medios como Insider, ComputerWorld, IT Resellers Magazine, Telecomunicaciones & Negocios y Prensa Económica, entre otros, a lo largo de más de 25 años de trayectoria.

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