Las oportunidades detrás de la adquisición y migración a Office 365

Nuevas generaciones entrando al mundo laboral impulsan espacios de trabajo modernos. Pequeñas organizaciones que siguen ancladas a suites de productividad obsoletas, o incluso ilegales, necesitan opciones asequibles. Los nuevos dispositivos móviles habilitan nuevas formas de colaboración… Tierra fértil (muy fértil) para las ventas de Microsoft Office 365.

A medida que las nuevas generaciones ingresan en el mundo laboral y que las empresas se descentralizan, surge la necesidad de entornos de trabajo (workplaces) cada vez más flexibles y modernos, que permitan trabajar en ventanas horarias que exceden el tradicional “de 9.00 a 5.00”, desde cualquier lugar en que el trabajador se encuentre. Las herramientas de trabajo provistas desde la nube se convirtieron en aliadas de estos espacios de trabajo modernos, y muy particularmente Microsoft Office 365. A diferencia de la versión perpetua de la suite, Office 2019 (que puede ser para el hogar o para negocios), la inversión en Office 365 se puede dar en forma escalonada o bajo demanda, a través de una suscripción de alcance variable.

Según, Gavriella Schuster, vicepresidente corporativa de One Commercial Partner de Microsoft, el espacio de trabajo moderno es una parte crítica de la visión de transformación digital que Microsoft tiene para sus partners. Hace un año, la ejecutiva instaba a ayudar a los clientes a hacer la transición a Windows 10 y la versión profesional más reciente de Office 365, de modo que no quedaran clientes retrasados.

“Con la finalización del soporte de Windows 7 y Office 2010 el año entrante (2020), le estamos pidiendo a nuestro equipo mundial de ventas que se asegure que los clientes hacen la transición”. De más está decir que en buena parte de América Latina ese desafío sigue en pie. “La transición crea una gran oportunidad para los socios. Un estudio reciente de Forrester encontró que los socios pueden ganar hasta US$ 24 por usuario por mes en servicios relacionados con el escritorio moderno. Esto representa una oportunidad de socio de US$ 100 mil millones durante un período de tres años”, proclamaba Schuster.

Un estudio de hace poco más de un año destacada que, con Microsoft 365, había un estimado de más del US$ 85,3 millones en ingresos anuales por servicio administrado, más de US$ 28,7 millones en margen bruto anual de servicio administrado, y un margen bruto promedio de servicio administrado del 34%.

Las oportunidades

De acuerdo con Jimena Purriños, CDS Device Champ de Microsoft, existe una probabilidad mayor de que los clientes accedan a comprar el Office 365 cuando éste es ofrecido en el momento de la compra de la computadora de escritorio o la notebook, lo cual tiene también ventajas en cuanto a precio. “Por otra parte, la mayor oportunidad de negocios de Office está en las Pequeñas Empresas”, asegura. Esto se debe a que la sumatoria de puestos de trabajo es mayor en las PyMEs que en la totalidad de las empresas medianas o grandes. En este caso hablamos de empresas de hasta 300 puestos de trabajo. “Pero además es donde encontramos una mayor cantidad de dispositivos sin Office (o, de manera similar, corriendo versiones ilegales del Office)”. Adicionalmente, también se da que por no conocer el producto, muchas de estas organizaciones están atadas a versiones perpetuas de Office que ya son virtualmente obsoletas.

Dos datos a tener en cuenta sobre esta oportunidad:

  • El 95% de las empresas del mundo son PyMEs, generando el 63% del empleo total. Es posible que este último porcentaje sea mayor en LATAM.
  • Dentro del segmento PyME, la penetración de los productos asociados a la visión de Modern Workplace de Microsoft es sumamente baja, apenas del 14%. Esto implica que existe una gran oportunidad latente. Vale aclarar que el Office 365 es un elemento clave dentro de esta propuesta de espacio de trabajo moderno.
  • En general, este tipo de compañías no tiene departamento de IT, de modo que es el canal el que cumple esa función, ayudando al cliente a determinar qué opciones son las más adecuadas para su empresa.
Fechas a tener en cuenta. El 14 de enero de 2020 finaliza el soporte de Windows 7. El 13 de octubre de 2020 finaliza el soporte de Office 2013.
La oportunidad de renovación del sistema operativo a partir del EOS de Windows 7 es de 4 millones de PCs en América Latina. Buena parte de esos equipos serán renovados, por lo quie existe la posibiidad de hacer attach de la oferta de Office 365.

Existe, por otra parte, una circunstancia que hace que la oportunidad sea aún mayor, que es la renovación de PCs y la migración hacia dispositivos modernos. Esto no sólo tiene que ver con temas de diseño, sino con funcionalidad y seguridad. Mientras que el celular se cambia cada dos o tres años, los equipos de cómputo llegan hasta cinco o seis años. Esto implica sistemas operativos desactualizados e inseguros, y herramientas de productividad obsoletas. La posibilidad de adjuntar el Office en la venta de nuevos equipos se vuelve crucial, habida cuenta de que hoy en día es bastante baja la penetración del Office legal. En la Argentina, por ejemplo, el 41% de los dispositivos está trabajando con versiones viejas de Office, cuando no versiones pirata.

La mayor oportunidad de negocios de Office está en las Pequeñas Empresas.

Jimena Purriños, de Microsoft

Microsoft tiene dos tipos de oferta de Office. Por un lado la perpetua (Office 2019), que el cliente adquiere por única vez y puede conservar. Por otro lado, con el Office 365 y, a través de una suscripción anual, el cliente accede no sólo a las aplicaciones de productividad, sino a actualizaciones y otros productos de Microsoft brindados desde la nube (como por ejemplo una licencia de Microsoft Teams para trabajo colaborativo, o bien un terabyte de espacio de almacenamiento en OneDrive y capacidades de sincronización). “Antes la licencia de Teams salía lo mismo que el Office 365 completo”, explica Purriños e insta a los canales a posicionar bien cada uno de estos valores agregados. Por otra parte, esta oferta es actualizada permanentemente.

Las oportunidades de dar valor agregado

Camila Ferreira Pedrosa, gerente de Marketing de Éxito del Cliente para Microsoft Latinoamérica, asegura que, más allá de la fuerte adopción de Microsoft Office 365 que hay en la región, que además se da de forma bastante similar entre todos los países, “aún existe un amplio margen para aprovechar las oportunidades que ofrecen recursos más avanzados, como Inteligencia Artificial (IA), automatización y herramientas de seguridad”.

“Nuestro enfoque primordial sigue siendo apoyar a nuestros socios y clientes para que puedan trabajar cada vez de forma más inteligente, móvil, moderna y productiva. En este momento, los desafíos más importantes se concentran en lo que se refiere al Change Management (o la Gestión de Cambio)”, añade Ferreira Pedrosa. Esta Gestión del Cambio es el lado humano de la Transformación Digital, dice. “La tecnología es sólo una herramienta, una forma de ayudar a nuestros socios y clientes a hacer cosas increíbles, resolver problemas más grandes, crear experiencias más gratificantes y, en última instancia, crear más valor. Pero la verdad es que sólo después de poner como prioridad el lado humano, a los individuos, es que el verdadero poder de la tecnología tiene efecto”.

Estudios recientes, cita Ferreira Pedrosa, muestran que los clientes tienen seis veces más probabilidades de cumplir o exceder los objetivos comerciales cuando existe una Gestión de Cambio eficaz. “De hecho, el desarrollo de servicios de Adopción y Gestión de Cambio (ACM, por su nombre en inglés) permite a nuestros socios aprovechar un mercado de US$9.500 millones para la Gestión de Cambios relacionados con tecnologías de Microsoft”.

Pensemos, por ejemplo, en una empresa que busca implementar prácticas de trabajo remoto, grafica la ejecutiva: “Sin duda, esto plantea un cambio cultural y de procesos al interior de cada empresa. Datos recientes sugieren que los equipos remotos disfrutan de mayor felicidad, porque el trabajo remoto permite a los empleados desarrollarse en el entorno que prefieren. Sin embargo, sólo se pueden esperar resultados favorables si se cuenta con las herramientas correctas y seguras, como: software que facilite el almacenamiento, la organización y el uso compartido de archivos, para que cualquier miembro del equipo pueda acceder a ellos para colaborar y editarlo dentro y fuera de la oficina; servicios de video y chat para conversaciones en tiempo real para mantener la comunicación abierta y estable en todo momento; todo implementado de forma segura para que la información de la empresa permanezca siempre protegida de cualquier amenaza externa. Esto, sin dejar de lado invertir en fomentar relaciones respetuosas pero cercanas entre los miembros del equipo”.

Oportunidades en torno a Microsoft 365 y Office 365

Oportunidades de consultoría

  • Estrategia y hoja de ruta:
    • Software y aprovisionamiento de dispositivos.
    • Migración y configuración.
    • Personalización en integración.
    • Rediseño de procesos comerciales.
    • Organización y gestión del cambio.
  • Entrenamiento.
  • Servicios administrados.

Creación de nuevos servicios

  • Habilite el chat, los archivos compartidos y las reuniones con Microsoft Teams.
  • Evite los archivos adjuntos de correo electrónico malicioso con Office 365 Advanced Threat Protection.
  • Identifique, monitoree y proteja información confidencial con Data Loss Prevention.

Aumentar el valor a lo largo del ciclo de vida del cliente

  • Administre procesos de cumplimiento de extremo a extremo con el Administrador de Cumplimiento.
  • Habilite escenarios BYOD y proteja los datos de correo electrónico con Azure Information Protection.
  • Evalúe la preparación de seguridad y solucione problemas con Microsoft Secure Score.

Diferenciación de las ofertas

  • Brinde servicios de asesoramiento y amplíe la plataforma Microsoft 365 para aumentar la rentabilidad y la retención de los clientes.
  • Desarrolle ofertas especializadas, dirigidas a desafíos específicos de la industria.
  • Cree herramientas repetibles para simplificar la administración y el acceso.
  • Desarrolle IP de valor agregado para abordar la automatización de procesos.
  • Existe potencial para aumentar su beneficio bruto de las soluciones comerciales en un 26%.
  • Los servicios administrados se encuentran entre las oportunidades de flujo de ingresos más importantes para un socio. Cubren una amplia gama de ofertas, desde servicios de monitoreo de seguridad económicos, hasta soluciones llave en mano de tecnología como servicio a gran escala.

Microsoft 365 es un facilitador de la transformación empresarial que ofrece a sus clientes las mejores herramientas de productividad y colaboración en su clase, lo que lleva a una forma completamente nueva de trabajar. “Entre las herramientas de Microsoft que fomentan colaboración y productividad, están: Outlook para correo electrónico, SharePoint y OneDrive para compartir archivos, Yammer para conectarse a través de la empresa, Microsoft Teams –única entre estas aplicaciones–, es el centro del trabajo en equipo pues reúne conversaciones, reuniones, archivos y aplicaciones en un sólo lienzo. Consideramos fundamental que nuestros clientes adopten estos servicios y los integren a su ritmo de trabajo habitual. En Microsoft, estamos convencidos de que el cambio proviene de un espíritu de aprendizaje constante, de hacernos preguntas todo el tiempo, de mantener viva la curiosidad tanto en lo que respecta a la ejecución como en la interacción con las personas, de estar genuinamente interesados en obtener diferentes perspectivas. Así, vemos la Gestión de Cambios como una estrategia imprescindible para sacar lo mejor de todos en cada proceso, algo en lo que buscamos bridarles soporte y acompañamiento a todos nuestros clientes y socios”, asegura Ferreira Pedrosa.

—¿Qué industrias verticales están más atrasadas?
—Sabemos que toda organización está tratando de generar más valor. También, que es mediante la transformación digital que pueden encontrar nuevas formas para hacerlo. Hoy sabemos que las empresas más exitosas en su transformación digital se enfocan en cuatro pilares principales: una visión y estrategia que despierte la imaginación, una cultura flexible y conectada, el potencial de amplificar el valor, y las capacidades que permiten una transformación organizacional. Sin embargo, cada industria tiene necesidades y ciclos distintos. En la región, hemos notado que el sector financiero, por ejemplo, está aprovechando todos los recursos disponibles de seguridad y herramientas, como bots, de manera efectiva. Mientras que el sector minorista (retail) se está concentrando más en lo que se refiere a procesos de automatización.

“Dado que la transformación digital no es un cambio convencional de gran escala e irrepetible, sino un concepto de innovación constante, actualizaciones iterativas y crecimiento continuo, Microsoft está comprometido a apoyar a las compañías de todos los tamaños a lo largo de este proceso y a resolver los problemas que presentara para ayudar a los socios y clientes a ser más fuertes, participativos y eficientes”, resume la ejecutiva.

Vemos la Gestión de Cambios como una estrategia imprescindible para sacar lo mejor de todos en cada proceso.

Camila Ferreira Pedrosa, de Microsoft

—¿Qué tipo de canal puede aprovechar esta oportunidad? ¿Qué skills requiere?
—Construyendo sobre la respuesta anterior, todos los canales tienen sus particularidades y atraviesan diferentes fases. De allí la importancia de primero ubicar, en cada caso, el momento de transformación digital que transitan para entender cuáles son las estrategias que les resultarían más eficientes. En particular, nos interesa ser capaces de impulsar a nuestros clientes y socios a revisar sus procesos y empujar la Gestión de Cambio que les puede ayudar a ser más productivos, en un ambiente de trabajo moderno y seguro. Para las empresas de canal, la oportunidad también reside en entender los objetivos de negocio, para así identificar las formas en que la tecnología puede ayudar a resolver o mejorar. De esa forma, se generará una oportunidad de negocio que podrá responder permanentemente a los objetivos a largo plazo de la empresa.

—¿Qué recursos pone Microsoft a disposición de los canales para facilitar es la habilitación y la venta?
—Nuestras inversiones y programas comerciales buscan ayudar a los socios a diferenciar sus servicios y ofertas, a comercializarse y conectarse con clientes y a simplificar la forma de hacer negocios con nosotros y entre ellos. Invertimos sustancialmente en muchos aspectos: contamos con una Red de Socios de Microsoft (Microsoft Partners Network) como punto de entrada para el trabajo conjunto con nosotros y más socios; nuestro mercado comercial funge como plataforma de lanzamiento para poder salir al mercado y vender en asociación. Invertimos casi USD$3 mil millones cada año en nuestro ecosistema de socios para continuar creciendo juntos; finalmente, el marketplace representa un nuevo y emocionante modelo de distribución tanto para socios de servicios como para ISV.

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Alejandro Alonso

Alejandro Alonso

Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

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