Gmail for Work tiene ahora capacidades de Data Loss Prevention (DLP), que permiten a los administradores establecer políticas sobre el tipo de información que los usuarios pueden enviar a través de Gmail. El objetivo es proteger los registros confidenciales y asegurarse de que los usuarios no filtren accidentalmente datos clave.
Las políticas también podrían ser utilizadas para poner en cuarentena los mensajes hasta que un administrador pueda revisarlos o modificarlos para recordar a los usuarios no compartir información confidencial fuera de la empresa. Google ha tratado de hacer que la elaboración de esas políticas sea más fácil mediante una biblioteca de detectores de contenido predefinidos que ayudan a los administradores a construir políticas inteligentes. Para las situaciones que no están cubiertas por los detectores preconstruidos, los administradores pueden crear los suyos propios.
Una de las capacidades interesantes en el sistema DLP de Gmail es que realmente puede escanear dentro de los contenidos de los archivos adjuntos comunes como presentaciones, documentos y hojas de cálculo para asegurarse de que los archivos que la gente está enviando con los mensajes de correo electrónico también se ajustan a la política de la empresa.
Google también escanea los archivos adjuntos para determinar qué tipos de archivos están enviando los usuarios. Eso significa que los usuarios no deberían poder eludir las políticas sobre el envío de archivos .xls cambiando el tipo de archivo a .doc.
Gmail no es el primer producto de correo electrónico en proporcionar capacidades de prevención de pérdida de datos. Los productos Microsoft Exchange Server y Exchange Online también permiten a los administradores establecer reglas sobre lo que sus usuarios pueden hacer, y otras empresas como Cisco y Symantec también ofrecen sistemas DLP.
El lanzamiento de la funcionalidad es parte de los continuos esfuerzos de Google para hacer que sus productos sean más interesantes para las empresas, especialmente para las grandes. La compañía ha realizado varias acciones para atraer a las empresas, como certificar sus Apps for Work en el estándar de privacidad ISO 27018.
