Sistemas de chat y colaboración en la nube: Tres opciones para considerar

No todos los clientes han advertido aun la complejidad de su operación, e insisten en seguir trabajando como antaño: cuando todos los empleados compartían la misma oficina. Ayudar a estos clientes a ser productivos a través de las herramientas tecnológicas es parte de la misión de proveedores de servicios y partners. Algunas opciones que pueden resultar útiles.

La dinámica a través de la cual muchas empresas ingresan en el mundo de la colaboración suele ser precaria, y a la larga peligrosa. La secuencia podría ser, primero, no advertir la necesidad de cambiar las prácticas para mantener la productividad. Luego, sin mayor consideración al respecto, incorporar herramientas que típicamente fueron desarrolladas para el mundo del consumo, no para un contexto empresarial, con los riesgos que ello implica. En última instancia, una brecha en la seguridad o en los procedimientos durante el uso de esas herramientas inadecuadas puede terminar en una vulnerabilidad inadvertida, o directamente en una calamidad de varios miles de dólares.

A continuación, algunas de las herramientas que fueron concebidas para ser usadas desde la nube, y en contextos empresariales.

El nuevo incumbente: Microsoft Teams

Teams es una solución completa de chat y reuniones en línea, que permite organizar conferencias de audio, video y web, y chatear con cualquier persona de dentro o fuera de la organización. Su principal beneficio es la estrecha integración con la suite de productividad Office 365, de la que forma parte. En 2017 se anunció que Teams reemplazaría a Skype for Business, y esto cristalizó completamente en el tercer trimestre del año pasado. Existe una versión gratuita de Teams, carente de algunas funcionalidades, y hay planes que lo incluyen en el paquete Office 365 Empresa Essentials, y Office 365 Empresa Premium.

En su versión gratuita, permite su uso a través de una app de Windows o vía web online.

  • Búsqueda y mensajes ilimitados
  • Acceso de invitado
  • Máximo de 300 usuarios
  • Aplicaciones Word, Excel, PowerPoint y OneNote en Teams
  • Más de 140 servicios y aplicaciones integrados
  • Videollamadas y llamadas de audio en línea personales y en grupo
  • Reuniones de canal
  • Pantalla compartida
  • Disponibilidad en más de 150 mercados y 35 idiomas
  • Residencia de datos según la región
  • Cifrado de datos en reposo y en tránsito

Teams facilita el trabajo en equipo, el compartir archivos y el crear documentos (planillas de Excel, documentos de Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint y Power BI). Además integra las aplicaciones de Microsoft y de servicios de partner de terceros para adaptar tu proceso y aumentar el trabajo en equipo y la productividad.

El patrón del barrio: Slack

Slack se convirtió en la opción de preferencia de muchas organizaciones, por su versatilidad. El software corre en servidores están ubicados en Estados Unidos, por lo que (en América Latina, al menos) no resulta conveniente guardar en ellos información sensible, o sujeta a regulaciones.

Su rápida aceptación en el entorno empresarial mucho le debe a la sencillez de uso, que arranca en la instalación misma. El punto fuerte de Slack son las salas de chat, que los líderes de proyecto creen rápidamente canales y administren permisos. Cada canal permite tener una visión 360 de los debates y los documentos y links compartidos. También es muy sencillo comentar documentos directamente en la aplicación. Desde una actualización realizada en septiembre de 2017, es posible la comunicación entre empresas y entre equipos. Slack está disponible en inglés, español, francés, alemán y japonés, entre otros idiomas.

Slack no brinda de manera directa funciones de gestión de contenido, pero se integra con varias aplicaciones populares en el ámbito empresarial, particularmente las de Google (ofrece apps para enlazar con los servicios de Google Drive, Hangouts y Calendar). Con Zoom, Slack añade la función de conferencia en video, a la que se suman otras como Zendesk, OneDrive, Dropbox, Twitter y Salesforce.

Adicionalmente, Slack ofrece herramientas de búsqueda. Todo esto en un contexto seguro, que abarca autenticación de dos factores y el inicio de sesión único para garantizar la seguridad de los datos y proteger a las organizaciones.

Vale recordar que la popularidad de Slack, llevó a l proveedor de software Atlassian a aliarse con Slack y discontinuar sus soluciones de colaboración: Hipchat y su sucesor Stride.

El contendiente Open Source

Rocket.chat se posiciona como una alternativa gratuita a Slack, y de código abierto. Dato importante, desde su lanzamiento hace tres años cuenta con numerosos miembros dentro de la comunidad de desarrolladores de GitHub. Esta alternativa destaca no solo por ser gratuita, sino también porque resulta fácilmente personalizable para los desarrolladores de la empresa.

La oferta de esta solución se alínea en tres planes (https://rocket.chat/pricing): uno gratuito, otro para profesionales y otro empresarial. Rocket.chat reúne todas las características habituales de mensajería, como los chats de equipos y de proyectos, los mensajes privados y otras opciones. Los canales privados son cerrados, están encriptados y no se archivan. La comunicación interna de la empresa se maneja con la misma fluidez que el chat en vivo B2C integrado a través de Rocket.chat en su página web. Además, se puede sumar usuarios, invitados y canales ilimitados, y la autenticación de dos factores para compartir archivos proporciona seguridad adicional.

Algunas aplicaciones que se pueden integrar en Rocket.chat son:

  • Google Calendar
  • DeadSimpleScreenSharing
  • Azure Alerts
  • BitBucket
  • Jira
  • PagerDuty
  • Nixstats
  • Travis CI
  • Trello
  • GitHub y GitLab
  • Zapier

El año pasado, Rocket.chat implementó la función de llamadas de voz y video (incluso antes que Slack). Soporta 37 idiomas con traducción automática en tiempo real, distingue entre chats B2B y B2C y es fácil de instalar en una infraestructura ya existente. Algunos usuarios sostienen que todavía tiene algunos bugs que solucionar.

Etiquetas
Mostrar más
Alejandro Alonso

Alejandro Alonso

Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Close