Nuevas oportunidades en torno a la digitalización y la gestión documental

Las organizaciones necesitan, más que nunca, digitalizar la información, almacenarla y hacerla circular para alimentar los procesos de negocios. Para los partners son buenas noticias: la nueva generación de soluciones de escaneo y gestión documental puede convertirse en parte de un negocio muy rentable.

Si la información es la sangre de los negocios, los datos históricos que aun residen en papel, y todos aquellos que ingresan a través de formularios físicos pero que no son inmediatamente digitalizados, son algo así como un trombo en la vena de los negocios. Acaso el impacto de estos coágulos de información en el cuerpo del negocio no sea tan grave como sí lo es un coágulo obstruyendo el torrente sanguíneo en un ser humano, pero queda claro que cualquier cúmulo de información de difícil acceso le quita ventaja potencial a las empresas.

Ariel Abrancato

La cuestión es ahora más urgente que antes, porque hoy en día sí existen herramientas asequibles de procesamiento para gran cantidad de datos, y sí, también están al alcance de una empresa pequeña. La nube provee estos recursos y el pago es sólo por el tiempo que se los use. En otras palabras, si las herramientas son accesibles, es necesario ayudar a que todos los clientes puedan sacar provecho de ellas, o en todo caso asegurarse de que esos clientes entienden las consecuencias de no hacerlo.

Para Ariel Abrancato, director de Ventas para la región Sur de América Latina (Argentina, Chile, Uruguay, Paraguay, Bolivia, Perú y Colombia) de Alaris, una empresa de Kodak Alaris, “hay oportunidades (para el canal) en todo tipo de negocios, y en todo tipo de verticales”. El ejecutivo explica que, en algunos verticales, la aceleración de la pandemia hizo aún más necesaria la captura descentralizada de datos, esto es: poder realizar esa digitalización en diferentes oficinas o sucursales, para luego almacenarlas en un único reservorio central. “Esto de alguna forma impulsó la in corporación de tecnología de digitalización para mejorar los procesos de gestión documental”.

Escaneres AX (Click para ampliar)

Con todo, gracias a los avances en materia de tecnología, la captura de la información y la gestión documental presenta hoy cierta evolución cualitativa. Hoy es posible integrar la captura de datos y la gestión documental a los procesos de negocios, automatizando ciertas tareas (por ejemplo: saber si el formulario de Alta de un paciente, en un san

En Alaris, la tecnología que permite este nivel de automatización se llama INfuse. “Es una solución de digitalización inteligente que no requiere tener una computadora asociada, sólo requiere una conexión de red”, resume Abrancato. Esta solución permite aplicar ciertas reglas a lo que se está digitalizando, y reportar si dicho evento de digitalización ha sido satisfactorio o erróneo. El equipo también presenta numerosas ventajas a la hora de ser configurado (el proceso de configurar el segundo, tercero, cuarto escáner de una base instalada, literalmente dura el tiempo que lleva escanear el código QR). Así, las compañías pueden tener procesos de negocios altamente integrados, ya desde las primeras instancias de la captura de datos y gestión documental. La solución tiene componentes de hardware (escáneres INfuse AX) y software (ya sea el software de gestión de INfuse, como apps de terceros).

    Aumentar la eficiencia

    Gabriel Miranda

    Para Gabriel Miranda, Channel Manager VARs Business Inkjet & Scanners en Epson Latinoamérica, “La oportunidad se encuentra en las empresas que buscan incrementar la eficiencia de sus procesos, eliminar el concepto tradicional de almacenar sus documentos en papel mediante una política Paperless, e incrementar la seguridad de los documentos. Para los canales esto es una excelente oportunidad de incorporar un valor agregado en sus propuestas, ya que no se trata simplemente de vender hardware, o hardware con un software, sino de involucrarse en la mejora de procesos de las empresas”.

    A la hora de abordar estos prospectos, Miranda sugiere “indagar en los procesos que tiene el cliente, en su eficiencia y también en las necesidades de cada empresa. Con esa información se puede hacer un diagnóstico de la situación y a partir de allí, proponer soluciones que le permitan al cliente aumentar su productividad. Se trata de dar una solución integral que combina todo: hardware, software y servicio”.

    DS 32000

    Dentro de la oferta que Epson tiene para atender las necesidades de este segmento, figuran:

    • Scanners portátiles: ES-60W y ES-200 (dúplex).
    • Scanners de alimentación vertical: DS-530, ES-500W, DS-770, DS-780N, DS-860, DS-970, DS-30000, DS-32000
    • Scanner de cama plana: DS-1630, DS-6500, DS-7500, DS-60000, DS-70000
    • Software: Document Capture Pro y Document Capture Pro Server

     

    Para más información sobre las líneas DS y Workforce DS, ver aquí.

    “Los partners que trabajan este tipo de soluciones son mayormente integradores y distribuidores con foco en agregar valor y dar servicio. Son soluciones que requieren cierto expertise para atender los requerimientos de los clientes”, aclara Miranda.

    Transformación digital acelerada por la coyuntura

    “La llegada del COVID-19 ha acelerado la transformación digital de forma transversal en todo tipo de verticales e industrias —asegura Ariel Davis, gerente de Canales de HP Inc. Argentina—. Por un lado, aquellas compañías que ya estaban iniciando el camino de transformación debieron apresurar la toma de decisiones y ejecución de sus planes frente a un escenario que demandó respuesta y soluciones ágiles para continuar con la operatoria del negocio. Por otro, este contexto irrumpió también en la realidad de las empresas que aún no habían comenzado el viaje hacia la reinvención de su modelo desde tecnologías de digitalización, generando un cambio de paradigma completamente disruptivo y sin precedentes”. Davis considera que la disponibilidad de acceso constante a la información alojada en la nube ha sido un pilar crucial para la adopción de esta transformación. “Si bien ya venía dándose en la región, debió de sortearse de un momento a otro por la aparición de la pandemia en el mundo”.

    Ariel Davis

    Consultado sobre las tecnologías o soluciones que HP tiene a disposición de sus partners en éste segmento de aplicación, Davis recuerda que el pasado abril HP estuvo lanzando innovaciones “que permiten a la fuerza de trabajo móvil y digital de hoy integrar perfectamente los flujos de trabajo en papel y digitales. El portafolio completo de soluciones de seguridad y workflow pueden ser implementados tanto de manera On premise (local) o Cloud (en la nube) permitiendo conectar cada uno de los dispositivos de captura en un flujo de trabajo”. 

     

    “Desde HP impulsamos constantemente soluciones que permitan potenciar el trabajo y las habilidades de las personas. La nueva línea de dispositivos «siempre conectados HP» y la plataforma HP Workpath permite a nuestros clientes crear aplicaciones que simplifiquen los procesos comerciales a través de la integración de dispositivos multifuncionales a sus procesos y modelo de negocio, expandiendo las posibilidades hacia nuevos niveles. La plataforma cuenta con un ecosistema para desarrolladores que habilita a distribuidores, programadores y clientes de servicios de impresión, crear nuevas aplicaciones o tener acceso a aplicaciones existentes e instalarlas directamente en las impresoras multifuncionales”, dice Davis.

    A través de una plataforma híbrida, es posible acceder a soluciones estándar, como la conectividad con OneDrive for Business, GDrive y SAP, y también a servicios profesionales para conectar dispositivos directamente con cualquier sistema propietario a través de web services. “Por ejemplo, de esta manera, se puede integrar el panel de control de un equipo multifuncional con un sistema de registro de pacientes, trabajando directamente en la interfaz de la pantalla táctil eliminando pasos innecesarios durante el manejo de cada documento. También permite escanear un documento y mediante una app en la impresora, y guardarlo directamente en una carpeta compartida de Microsoft Teams o Google Docs”, explica el gerente de Canales. “HP Workpath está diseñada en función de la protección y la seguridad de la información: los escaneos pueden realizarse de forma segura transfiriendo desde el MFP al repositorio de terceros, evitando la exposición de los datos confidenciales en correos electrónicos y discos duros”.

    Más allá de la oficina

    Al hablar de oportunidades, Andrés Ávila, gerente de Mercadeo de Verticales para Zebra Technologies Latinoamérica, toma como ejemplo lo que sucede en la Argentina. “Si bien la digitalización viene creciendo paulatinamente desde hace diez años, últimamente ha tomado un lugar exponencial, sobre todo en las industrias de Retail, Manufactura y Salud”. Ávila asegura que hoy, más que nunca, las organizaciones están buscando digitalizar sus procesos con tecnología, para hacerlos más eficientes, sobre todo en lo referente a Logística: desde la recepción de materia prima, pasando por la producción y la trazabilidad del producto terminado cuando llega a cliente.

    Andrés Ávila

    “En el caso de la industria de la Salud —agrega Ávila—, las instituciones cada vez más invierten en dispositivos móviles que les permita ofrecer una rápida y acertada atención a los pacientes, desde su ingreso al hospital hasta su salida. Muchos hospitales y clínicas se han transformado digitalmente a raíz de la Ley de Derechos del Paciente, historia clínica y consentimiento informado (Ley 26.529), que tiene vigencia desde noviembre de 2009. De esta manera, el sector tomó la delantera en la digitalización de sus operaciones con flujos de trabajo de colaboración basados en datos”.

    Ávila cita el estudio IBEAS sobre prevalencia de eventos adversos en hospitales de Latinoamérica, que dice que globalmente un 10,5% de los pacientes presentan EA (Eventos Adversos) mientras que en la Argentina es del 12,1%, “lo que indica que aún existe un grado notorio de inseguridad e ineficacia en la atención de los pacientes. Para evitar elevar ese porcentaje, y que año a año sea menor, en estos tiempos de crisis en el sistema de salud, en donde hay una alta concentración de personas en los sanatorios e instituciones, los médicos deben estar equipados con herramientas y dispositivos que les permitan brindar la mejor atención posible a los pacientes, que sea libre de errores y que, al mismo tiempo, su seguridad esté asegurada sin dejar de lado su productividad”. Parte de este panorama se repite en otros países de la región, con sus bemoles particulares.

    En este sentido, el uso de dispositivos de captura de información como escáneres o computadores móviles, u otros como impresoras de etiquetas de códigos de barras o RFID, permiten el acceso a información en tiempo real y de manera precisa para tomar decisiones oportunamente. “Del mismo modo, las plataformas de análisis de datos son cada vez más implementadas en las empresas para no solo tener la data, sino también para que, con base en ella, mover estratégicamente los procesos”.

    Ávila destaca las soluciones basadas enb dispositivos móviles clínicos, equipados con escáneres de códigos de barra e impresoras especialmente diseñados para ser utilizados en bodegas, tiendas o el punto de atención al paciente. También destaca la tecnología de identificación por radiofrecuencia (lo que se conoce conm RFID). Durante este último tiempo, estas soluciones han cobrado valor para muchas entidades de diferentes industrias que les permitirá contar con una estrategia de gestión del cambio para una mejor eficiencia en sus procesos. Sin ir más lejos, para tocar nuevamente la industria que hoy consume nuestra mayor atención por el contexto actual, según el Estudio sobre Hospitales 2022 de Zebra Technologies, el 97% de los enfermeros, el 98% de los médicos y el 96% de los farmacéuticos estarán utilizando estos dispositivos en 2022”.

    Zebra ofrece un portafolio con tecnología de vanguardia para hacer más productivo el workflow y asegurar la trazabilidad de los activos y las personas de todo tipo de compañías. “Nuestros lectores de códigos de barras o de tecnología RFID, computadoras móviles, brazaletes médicos, impresoras de tarjetas de identificación y hasta impresoras de etiquetas y de escritorio, ofrecen una solución integral que les permite ingresar y acceder a su propio sistema de información de datos minimizando los errores y otorgando más tiempo al staff para la atención de los clientes”.

    A diferencia del resto de la industria, agrega el gerente de Mercadeo, “nuestras computadoras cuentan con una inteligencia de software denominada Mobility DNA, que además de aumentar la productividad, facilita la integración en los procesos de trabajo, simplifica y protege la administración, y acelera el desarrollo de aplicaciones. Sin embargo, hay otra ventaja única en nuestro portfolio; nuestros lectores de Zebra, como así también las impresoras, cuentan con una solución denominada DataCapture DNA y Print DNA respectivamente, que trascienden los códigos de barras brindando una experiencia de escaneo más sencilla e integral, mientras mantiene conectados y con altos estándares de seguridad a todos los equipos de un negocio. Por último, podemos mencionar nuestro sistemas RTLS y RFID para localización y trazabilidad de activos, o personal. En Argentina, por ejemplo, el Sanatorio Finochietto ha sacado provecho de esta tecnología que ofrecemos para su proceso de lavandería de ropa y uniforme, que ayudó al hospital a ahorrar US$ 300.000 al año y a cumplir con las regulaciones de la industria en materia de sanidad”.

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    Alejandro Alonso

    Alejandro Alonso

    Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

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