Cómo alcanzar el círculo virtuoso de la digitalización, según Xerox

No todo es dispositivos. Cuando la digitalización se vale de personal destinado a hacer tareas repetitivas, la transformación del proceso es incompleta e ineficiente. Carro Ford, ejecutivo de Marketing de Xerox, explica cómo encarar la digitalización de procesos de manera eficaz.

En un reciente post, Carro Ford, ejecutivo de Marketing de Xerox, se pregunta: ¿Con qué frecuencia siguen utilizando los empleados las impresoras y los escáneres para los documentos? “Cada día, alguien necesita escanear o realizar una copia de algo. Las impresoras multifuncionales (MFP, por sus siglas en inglés) continúan desempeñando un trabajo en la oficina moderna, y ese trabajo se llama asistente de oficina”.

Ford sostiene que “un asistente de oficina puede ocuparse mejor de los documentos y ayudar con la digitalización, la contratación, el servicio al cliente, el cierre de ventas y la apertura de cuentas —tareas que se pueden automatizar con una aplicación y un MFP—. Este par de manos adicional digitaliza y acepta los documentos y los canaliza a los flujos de trabajo indicados. El punto de llegada se convierte en el punto de partida para la transformación digital”, la cual puede comenzar con una MFP.

La digitalización empieza con la aplicación

Ford hace dos preguntas claves: ¿Cuántos pasos manuales se requieren para concluir el trabajo? ¿Cuántos se pueden delegar en el A.O. (es decir, tu asistente de oficina)? El ejecutivo recomienda empezar con la aplicación. “Las aplicaciones listas para usarse resuelven problemas específicos y conocidos”. Citando a Paul Miller, experto en soluciones y aplicaciones de Xerox, añade: “Si consideramos las aplicaciones en el continuo de soluciones en general, dentro del reino de los documentos tenemos soluciones de software, soluciones de fax y soluciones de gestión de impresión. Es muy extenso y poco aprovechado”.

Dado que una buena cantidad de casos de uso y procesos ya han sido contemplado, es muy probable que la aplicación que requiere una empresa o departamento ya exista. Ford recomienda comenzar la búsqueda por la Galería de Aplicaciones de Xerox. Además, muchas impresoras multifunción cuentan también con galerías de aplicaciones.

Cómo trabajar con un desarrollador de aplicaciones personalizadas

“El desarrollador de aplicaciones personalizadas comenzará a trabajar contigo para definir un enunciado de trabajo por medio de una herramienta de mapeo de flujo de trabajo para crear la aplicación”, explica Ford. El enunciado de trabajo y el proceso de mapeo de flujo de trabajo abarcan los siguientes temas:

  • ¿Qué función tiene este documento en la empresa o el departamento y qué debo hacer con él?
  • ¿Cuáles son los pasos en el flujo de trabajo actual?
  • ¿Quién interviene en el flujo de trabajo y los documentos?
  • ¿Qué pasos podemos eliminar con la aplicación?
  • ¿Qué pasos podemos automatizar?
  • ¿La aplicación se encuentra solo en la impresora multifunción o se enlaza a diferentes programas, servidores o programas en la nube?
  • ¿Qué programas necesitan interactuar con esta aplicación?

Nuevamente, citando a Miller, Ford enuncia: “Estos procesos pueden ser complejos, y cuando la gente evalúa el tipo de asistente de oficina o tecnología de impresión que necesita, no siempre los toma en cuenta. Estas aplicaciones despiertan esa curiosidad por buscar y abren la posibilidad de generar eficiencias reales”.

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Alejandro Alonso

Alejandro Alonso

Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

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