Domingo 24 de septiembre de 2017
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Google impulsa la productividad y la innovación con sus herramientas “for Work”

En el segundo semestre del año pasado, Google cambió la denominación del área Enterprise, que pasó a llamarse Google for Work. Bajo este paraguas, el proveedor tecnológico colocó Search for Work, Cloud Platform, Maps for Work, Chrome for Work y Apps for Work. Entidades como BBVA, el Grupo Asegurador La Segunda (en el Cono Sur) o Cementos Tequendama (Colombia), forman parte de las 5 millones de empresas que utilizan estas herramientas.

En particular, Google Apps for Work permite a las empresas acceder desde la nube a correo electrónico profesional, almacenamiento en línea, calendarios compartidos y videoconferencias, entre otras prestaciones, con el foco especialmente puesto en la colaboración de los equipos de trabajo. Incluye herramientas de productividad de Google (como Google Docs, Sheets y Slides), Gmail, Hangouts, Google Calendar y Google Drive, entre otras.

Google, más que competir contra cualquier otro proveedor tecnológico existente, en realidad competimos contra el no hacer nada”, explica Ricardo Payan, gerente de Ingeniería e Innovación para Google for Work. Y es que estas herramientas sientan las bases de un cambio en los procesos y de cultura empresarial, en vistas a incorporar innovación. “Una vez que las organizaciones atendieron los problemas técnicos y de seguridad de utilizar Google, el mayor desafío que tienen llega con la gestión del cambio”, agrega Payan.

Vale aclarar que, en América Latina, estas soluciones se distribuyen a través de socios del canal de Google. “No son resellers que venden una licencia. Proveen Software como Servicio (SaaS). Y el valor de estos socios de negocios poder acompañar este proceso de gestión del cambio y hacer la implementación. El cliente se mantiene con Google no porque esté atado a un contrato, sino porque le ve valor a Google”. Este hallazgo de valor no se da de un día para el otro. Puede comenzar por la incorporación del correo electrónico desde la nube y el espacio de almacenamiento en la nube, y luego seguir por la posibilidad de compartir la edición de documentos y calendarios, para luego comenzar a modificar procesos. “En esto, el valor de nuestros partners es fundamental”.

Apps for Work: Mensajería, colaboración y productividad

A lo largo de los últimos años, de hecho, la demanda de las compañías ha cambiado. Según Payan, hace varios años las compañías buscaban el correo electrónico en la nube (Gmail) para responder a las demandas de espacio y disponibilidad de los e-mails. Hoy también buscan es espacio de almacenamiento y colaboración en la nube. En este orden, Google Drive for Work ofrece espacio ilimitado, funcionalidades de almacenamiento y backup, y de trabajo colaborativo. “Lo cierto es que el proceso de innovación en cada empresa será muy diferente”, aclara el ejecutivo. Sin embargo, todas las empresas necesitan mostrar resultados rápidos. “En el caso de almacenamiento de archivos, si el usuario antes guardaba el archivo en un pendrive USB, y hoy con un abordaje corporativo puede subirlos a Drive y acceder a ellos de forma segura desde su PC o su tablet, esto aporta una ventaja gigantesca. Luego de esta innovación en el producto, llega la innovación en los procesos. Allí es donde nos sentamos con los clientes a entender cómo son sus procesos y empezar a proponer formas de utilización de las plataformas tecnológicas”.

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Sobre Google Drive se montan las herramientas de edición (de documentos de texto, planillas de cálculo, formularios y presentaciones). “Desde el punto de vista de comunicaciones, ofrecemos Hangouts, que permiten comunicar a los empleados externa o internamente. Va desde el chat básico a videoconferencias de hasta quince personas”, explica Payan. Recientemente se incorporó la posibilidad de hacer broadcast de streamings en vivo, conectándose a Youtube (Hangouts On Air). Esto permite publicar la conversación en tiempo real para que cualquiera pueda verla.

Payan sostiene que antes, los principales compradores de estas soluciones provenían de las áreas de TI, para disminuir costos o deshacerse de algunas tareas de operación y mantenimiento diarias. “Con todo, cada vez más son los usuarios del negocio los que están pidiendo estas soluciones”, asegura.

El caso de éxito del Grupo Asegurador La Segunda sirve para graficar estas afirmaciones. La organización, constituida por un conjunto de empresas argentinas dedicadas a operar en Seguros Patrimoniales, Riesgos del Trabajo, y Seguros de Vida y Retiro, presta servicios a través de una red de más de 1.000 centros de atención personalizada en todo el país, sumados a las más de 3.000 personas que conforman la estructura interna de la organización. El ingreso de nuevas generaciones jóvenes, tanto en el plantel de empleados como en su cartera de clientes, comenzó a demandar de la compañía las mismas tecnologías que usaba en su hogar. A esto se sumó las incomodidades planteadas por su vieja plataforma de correo y colaboración (Lotus) y las complejidades del sistema de backup, además de la necesidad de disponibilizar recursos en línea para la fuerza de ventas.

Así fue como el equipo de sistemas de La Segunda comenzó a trabajar con las áreas de negocios y de RRHH, y en conjunto decidieron buscar una solución en la nube. Evaluaron para ello distintas variantes antes de decidirse por Google Apps for Work. La alta dirección aprobó el cambio de inmediato, haciendo foco en la eficiencia de la herramienta y su capacidad de evolución a lo largo del tiempo. Como resultado, la organización pudo cristalizar ahorros importantes de licencias, mantenimiento y cuota de almacenamiento. Hoy la alta dirección comprueba con satisfacción que la organización, a pesar de sus 80 años, está cambiando, y reconocen que para ello Google fue un factor de éxito clave. Les permitió adaptarse al mercado, impulsar nuevos servicios, nuevas forma de relacionarse, aceptar y estar a la altura de los cambios generacionales, pero fundamentalmente ser más eficientes en las operaciones.

Las novedades en Google for Work

En los últimos meses, Google sumó dos propuestas nuevas a su portafolio “for Work”. Se trata de Android for Work e Inbox for Work.

La primera, lanzada a fines de febrero de 2015, es un programa del que además participan varios partners tecnológicos de Google, que busca ayudar a la mejor gestión empresarial de los dispositivos basados en este sistema operativo. Funciona en las versiones de Android 4.0 en adelante (con funciones nativas en Android 5.0). Algunos de los componentes incluyen la posibilidad de aislar y proteger la información laboral (estableciendo un perfil separado del que tiene la información personal) que estará encriptada, restringir el despliegue a sólo ciertas apps aprobadas (para ello se creó un nuevo almacén de apps empresariales: Google Play for Work), y tener una gestión consistente de todos los dispositivos.

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En tanto, Inbox for Work (en fase experimental) es otro programa que se propone crear un nuevo abordaje a Gmail que ayude a que los usuarios se enfoquen en las cosas que realmente le importan, aportando inteligencia y contexto a los mensajes relevantes, y modificando en última instancia la forma en que la gente trabaja, sobre todo en dispositivos móviles. “No es un reemplazo de Gmail. Es un nuevo abordaje, que no será obligatorio para los usuarios. Parte del valor de Inbox está en poder organizar la información, o agruparla, extendiendo las categorías que ya tiene Gmail. También resalta la información dentro de los correos electrónicos: si recibes un correo electrónico referente a la confirmación de un viaje, sin tener que darle click al correo electrónico, Inbox destacará la información relevante de ese mensaje. Y finalmente Inbox ayuda a gestionar las respuestas, para ser más productivos”, resume Payan. Vale recordar que en octubre pasado se lanzó la versión de Inbox para consumidores, y en febrero se anunció el inicio del programa para empresas, de modo que aún no se sabe qué funcionalidades empresariales añadirá la versión “for Work”.

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Acerca de Luciana Zazzali

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