Jueves 27 de abril de 2017
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Tiempo de renegociar los contratos de licencias

Martín Francisco Elizalde, socio y fundador del estudio Foresenics
Martín Francisco Elizalde, socio y fundador del estudio Foresenics

Por estos días, muchas organizaciones se ven en la tediosa tarea de renegociar los contratos de software. Es un proceso complejo, que exige el trabajo mancomunado de varias áreas de la empresa (no sólo TI), que puede requerir una revisión del uso que se le da a ese software. Hablamos con Martín Francisco Elizalde, socio y fundador del estudio Foresenics, sobre este tema.

Cuando los plazos de las licencias de software van venciendo, las empresas se ven en la necesidad de renegociarlas con los proveedores. No es una tarea trivial. Como cualquier otro contrato, implica aspectos comerciales, legales y técnicos. Con todo, es una tarea que puede rendir buenos frutos si se hace bien.

Para Martín Francisco Elizalde, socio y fundador de Foresenics, la estrategia comercial de estas negociaciones es una decisión particular sobre la cual no vale la pena pontificar. “Desde el punto de vista de la tecnología, la cuestión va atada a la caducidad de los programas. Pero aquí su vida útil dependerá también del crecimiento de la empresa, la evolución de la competencia y las demandas de los clientes”. Foresenics es un laboratorio tecnológico donde se mezcla la visión legal de la prueba digital, con la mejor tecnología forense para recolectarla y preservarla. En general, Foresenics se dedica a investigaciones informáticas y a la preservación de la evidencia documental digital, en diez países de Latinoamérica. El expertise de Foresenics combina Derecho y Tecnología, un diferencial que le permite crecer a escala local y en toda América Latina.

Tomada la decisión, agrega Elizalde, hay que tener en cuenta:

  • Condiciones de servicio que la organización estima fundamentales para un funcionamiento adecuado. “Haga una lista, será la columna de lo que debe negociar”, recomienda Elizalde.
  • Las condiciones que la licencia, a la luz del punto anterior, debe ofrecer. La licencia tal cual está ahora en vigor, si es renovación, ¿satisfizo las necesidades de la organización?
  • “Consulte con sistemas, haga una lista de deficiencias/incumplimientos”.
  • Trabaje sobre el texto que le propone el proveedor. El contrato propuesto, que siempre es una forma general, ¿describe adecuadamente el software tal como se lo describieron a su cliente o como está publicitado?
  • ¿Están todos los componentes que se licencian en la descripción del software?
  • ¿Quiénes son los usuarios del software? Es decir, ¿son identificables o el software puede usarse en toda la empresa?
  • ¿Se especifica claramente el plazo de uso? ¿Es explícito en cuanto al monto exacto de cuotas, costos de mantenimiento, y cualquier suma debida al proveedor? Los números deben ser claros, se va a ahorrar un sinfín de problemas, y sus clientes de costos, si es riguroso en este aspecto.

Es posible que la empresa deba aportar condiciones mínimas de sistema para que el software licenciado pueda correr: sistemas operativos, otros programas… Elizalde recomienda hablar con Sistemas y cotejar:

  • El contrato propuesto, ¿hace un listado de estos requerimientos.
  • ¿Cómo espera usted/su organización que interactúe el nuevo software con el que ya tiene?
  • ¿Consta en el acuerdo el sistema que el vendedor le propone para que su organización pueda lograr este objetivo?
  • ¿Existe un compromiso efectivo en alguna de las cláusulas?
  • Entrenamiento: ¿Es un aspecto decisivo y que hay que aclarar de entrada?

—¿Qué áreas deben ser involucradas en el proceso?

—El dream team es: Sistemas+Legales+Usted, el empresario.

—¿Varía esta situación si se trata de una PyME?

—Depende del rubro. Las PyMEs, en el área de Tecnología, trabajan cada vez más de la mano de abogado especialista. Nadie quiere pagar de más o pagar por algo que no sirve. Y en aquéllas donde no haya áreas de Sistemas/TI, entonces serán quienes “le dan una mano con los fierros”.

—Estas buenas prácticas, ¿están siendo aplicadas localmente o hay que evangelizar?

—No siempre. Hay desconocimiento por parte de algunos letrados al momento de negociar y una actitud un tanto fatalista. Pero eso está cambiando. Informar sobre el tema, empaparse de las cuestiones técnicas y animarse a negociar en igualdad de condiciones, es un objetivo que se va a imponer.

Acerca de Pamela Stupia

Pamela Stupia
Editora de ITSitio para toda la región. Comenzó su camino en medios gráficos y digitales hace más de 10 años. Escribió para diario La Nación y revista Be Glam del mismo grupo.

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