Lunes 18 de diciembre de 2017
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Cómo repensar el espacio de trabajo digital

En las empresas, los programas de espacios de trabajos digitales a menudo pierden de vista sus objetivos, o bien fallan a causa de un abordaje fragmentado que prioritiza los parches por sobre la estrategia de negocios. Gartner considera que, para combatir esta situación, se deben considerar ocho componentes críticos del espacio de trabajo digital.

No es extraño que las compañías busquen nuevos abordajes al trabajo, habida cuenta del cambio que implica el ingreso de nuevas generaciones de trabajadores (partidarias de la flexibilidad en el espacio de trabajo), las posibilidades de colaboración a distancia brindadas por las tecnologías móviles y de nube, y la necesidad de achicar los costos fijos asociados a las locaciones físicas. “El espacio de trabajo digital promete un entorno de trabajo más flexible, inteligente y atractivo que puede aprovechar las condiciones cambiantes del negocio”, explicó Carol Rozwell, vicepresidente y analista distinguido de Gartner. Rozwell considera que para ser exitoso, “un espacio de trabajo digital no puede ser construido sobre un vacío. Debe ser parte de una estrategia de negocio más amplia que busque impulsar la agilidad de los empleados y su vínculo al desarrollar un entorno de trabajo más consumerizado”.

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Gartner identificó ocho componentes críticos (o bloques constructivos) que los líderes de aplicación necesitan considerar al planificar, dirigir y hacer evolucionar los espacios de trabajo digitales:

  1. Visión: Describe cómo debería lucir un lugar de trabajo digital exitoso. La visión describe el estado futuro del lugar de trabajo digital y cómo beneficiará a todas las partes interesadas. Debe ser coherente con los valores de la organización y servir como una fuente de inspiración para los interesados que elaborarán la estrategia y las tácticas para realizar la visión.
  2. Estrategia: Crear una hoja de ruta para alcanzar el destino. La estrategia describe el enfoque que una organización utilizará para lograr su visión y crear una fuerza de trabajo empoderada digitalmente. Define claramente la hoja de ruta estratégica para alcanzar los objetivos de negocio de la organización.
  3. Métricas: Medir el rendimiento y el valor. La manera en que los líderes de las aplicaciones de los programas de lugar de trabajo digitales miden el valor de sus iniciativas debe ser una extensión del enfoque actual de la organización. Cada iniciativa debe diseñarse para tener un impacto positivo en una métrica de valor comercial, como la efectividad de la fuerza de trabajo, la agilidad de los empleados, la satisfacción de los empleados y la retención de los empleados. Las métricas eficaces también proporcionan un mecanismo de realimentación para el desarrollo continuo de estrategias y tácticas, sirven como grandes herramientas para la gestión del cambio y ayudan a estructurar incentivos para los empleados.
  4. Experiencia del empleado: Diseñar para una mejor interacción entre los empleados. Crear una excelente experiencia de los empleados es un aspecto fundamental de un lugar de trabajo digital. Una mano de obra comprometida, creativa y enérgica supera a la competencia en términos de prestación de servicios, ejecución y diseño de productos. “El objetivo debe ser aumentar la participación de los empleados en cualquier rediseño del lugar de trabajo, a fin de crear un ambiente que los haga más eficaces y los conecte mejor con los resultados del negocio”, dijo Rozwell.
  5. Cambio orgánico: Empezar por lo pequeño, pero pensar en grande. A medida que las iniciativas digitales en el lugar de trabajo maduran, requieren un cambio considerable en los procesos internos de una organización, estructuras departamentales, incentivos, habilidades, cultura y comportamiento. En última instancia, las iniciativas digitales en el lugar de trabajo afectarán a todos los sistemas, procesos y funciones dentro de la organización.
  6. Procesos: Reingeniería de cómo se hace el trabajo de alto impacto. Los programas de lugar de trabajo digitales son particularmente poderosos cuando se fijan en aumentar la eficacia de las personas que realizan trabajos de alto impacto. Este trabajo se beneficia de procesos más ágiles, receptivos y colaborativos que dependen más de la capacidad de responder rápidamente a las circunstancias cambiantes. La reingeniería de los procesos de negocio requiere una mirada cercana sobre cómo los empleados trabajan actualmente, con el fin de diseñar nuevos viajes de trabajo. Las formas de trabajo nuevas y mejoradas implicarán la adición de nuevas herramientas que permitan el trabajo colaborativo, el uso de otras nuevas tecnologías y la adaptación de procesos obsoletos.
  7. Información: Reajuste de acceso y uso del contenido, y análisis. Los trabajadores esperan que las herramientas empresariales para buscar, compartir y consumir información sean tan “inteligentes” y convincentes como las que usan en sus vidas personales. Quieren que la información y la analítica sean contextualizadas, basadas en su trabajo y entregadas cuando lo necesiten. Para el año 2020, los algoritmos mejorarán el comportamiento de un millón de trabajadores.
  8. Tecnología: Tome un abordaje de plataforma para las inversiones en lugares de trabajo. Los líderes de aplicaciones responsables por los programas de espacio de trabajo digitales deben trabajar sobre cómo usar la tecnología para alcanzar a los clientes, cosas conectadas a Internet y ecosistemas. También deben determinar cómo las nuevas tecnologías —como la inteligencia artificial e Internet de las Cosas— pueden habilitar formas de trabajar más efectivas, y cómo explotar la próxima ola de innovación de tecnología sin tener que rearquitecturar constantemente.

Acerca de Alejandro Alonso

Alejandro Alonso
Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

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