Lunes 18 de diciembre de 2017
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Cómo lograr un férreo control de costos sobre copias e impresiones

Verticales como Educación, Gobierno, y ciertos servicios públicos y profesionales deben lidiar con abundante material impreso, lo cual puede resultar en una sangría presupuestaria y la pérdida del control de dichos procesos. La solución es la gestión centralizada de impresiones, copias, escaneos y faxes. ITSitio.com habló con Darío Sanz, Sales & Business Development en EcoprintQ, Centro de Soluciones Autorizado de PaperCut, sobre las alternativas que estas organizaciones pueden abordar.

Cuando los procesos de copiado, impresión, escaneado, incluso la facturación dentro de ciertos verticales escala en magnitud, es importante mantener el control. Los beneficios de hacerlo a través de las herramientas adecuadas, exceden por mucho los ahorros en costos. Una gestión adecuada amplifica el control y la visibilidad de los procesos, los usuarios, los recursos y los activos involucrados.

PaperCut MF es una forma sencilla de supervisar y gestionar automáticamente las copias e impresiones en las organizaciones, obteniendo el control sobre sus costos y el impacto medioambiental. PaperCut MF intercepta los trabajos de impresión del servidor de impresión y los analiza, aplicando reglas que permitan aplicar las políticas de impresión. El uso de esta herramienta, permite reducir residuos (incluso achicar la “huella de carbono” de la organización), ejecutar políticas de impresión a lo largo de toda la organización, generalizar la disponibilidad de las impresiones sin necesidad de instalar drivers, liberar de manera segura las impresiones, generar informes y gestionar los procesos de manera centralizada, entre otros beneficios. PaperCut MF es multiplataforma y permite además la integración con otras plataformas y soluciones.

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SOLUCIÓN LISTA PARA USAR

EcoprintQ representa en la Argentina las soluciones de Papercut desde hace cinco años, y trabaja con todas las marcas de impresoras del país, y con los distribuidores de estas marcas. El producto estrella, Papercut MF, tiene versiones para establecimientos educativos (escuelas y universidades), empresas y gobierno, y estudios jurídicos. Las soluciones de PaperCut son comercializadas a través de distribuidores (sobre todo, distribuidores de servicios de impresión), que son a su vez quienes explican a los clientes cómo usar esta nueva tecnología. “Desde sus principios PaperCut se creó para el mercado educativo, y es líder indiscutido en el mundo por ser un producto sencillo de usar e implementar en todas las organizaciones”, explica Darío Sanz, Sales & Business Development en EcoprintQ. La solución puede ser implementada sobre diversas plataformas, abarcando ambientes con servidores Windows, Linux, Novell o Mac.

“Todas las licencias de PaperCut son perpetuas —aclara Sanz— y salen a nombre del cliente final. El cliente puede optar por un mantenimiento premiun que va desde el año a los cinco años. Durante todo ese periodo el cliente obtiene asistencia de parte nuestra (EcoprintQ) y actualizaciones de versiones y de releases. Recientemente salió la versión 17.0 y todos los clientes con mantenimiento pudieron actualizarla”.

Sanz asegura que las empresas que instalan PaperCut automáticamente empiezan a ahorrar no menos de un 30% a un 50% en sus consumos de impresión. “PaperCut cuenta con varias políticas de impresión. Una es que todas las impresiones salgan en duplex. Esa política, pos sí sola, ya ahorra el 50% de hojas de papel. No obstante, la mayoría logra un 30% dado que las impresiones enviadas a la impresora o mfp no salen solas: el usuario debe levantarse y autenticarse en el equipo. Eso puede hacerlo de tres formas: Usuario y Password, PIN o liberación con tarjeta. Ya estamos trabajando también con lectores biométricos. Esta funcionalidad se llama impresión segura, retención de impresión o impresión es confidencial”. Sanz acota que esta función en muy buscada por las empresas, y evita los documentos impresos no reclamados en torno a las impresoras. “Es muy normal ver en todas las empresas en el sector de las impresoras cajas y bandejas con pilas de papeles que nadie fue a buscar nunca. Eso desaparece. Es más, PaperCut tiene una funcionalidad que, luego de pasadas cierta cantidad de horas, borra todos los trabajos que no fueron retirados”. Existe además otra funcionalidad del tipo Follow Me, que permite crear una única cola de impresión para que los usuarios puedan retirar sus trabajos desde cualquier impresora disponible en la empresa.

—¿Cómo se despliega?

—PaperCut es un producto que “simplemente funciona”. La instalación es muy simple y suele hacerse en menos de 30 minutos. Dependiendo de si hay varios servidores de impresión involucrados, puede tardar un poco más, pero aun así la instalación es muy rápida y sencilla.

—¿Con qué otras soluciones funciona?

—PaperCut es una solución multiplataforma, eso quiere decir que funciona con servidores Windows, Linux, Novell o Mac. Por otro lado, también tiene soluciones para todas las marcas de impresoras (OKI, Toshiba, Canon, HP, Lexmark, Kiocera, Sharp, Epson, Xerox, Sindoh, Minolta, etc.) Muchos de nuestros distribuidores a veces deben incluir en sus servicios equipos multimarca para ofrecer mejores prestaciones, y es ahí donde PaperCut es irremplazable.

—¿Cuánto cuesta el servicio?

—El costo de un servicio de este tipo es muy bajo, habitualmente ronda entre un 20% a un 30% de la solución total de impresión.

—¿Cómo se integra con Google Cloud Print?

—PaperCut tiene un módulo incluido y sin costo adicional que permite que los usuarios que utilicen los servicios de Google puedan imprimir en sus empresas desde cualquier dispositivo que tenga Android, o desde Linux o Mac con un explorador Chrome, y estos trabajos sean enviados a PaperCut para luego ser ruteados a cualquier impresora (y luego que sean retirados por los usuarios, previa autenticación). Imaginemos que uno sale del trabajo a la facultad y olvidó imprimir un trabajo práctico, pero lo tiene en el celular. Solamente debemos seleccionarlo y le damos Print. Cuando llegamos a la facultad, buscamos la impresora que más cómoda nos resulte, nos autenticamos y lo imprimimos. Tan simple como eso. Obviamente PaperCut, más allá de hacer la interacción entre Google y PaperCut, también descontó los créditos empleados por el usuario correspondientes a las hojas impresas de ese trabajo. Si, en cambio, los usuarios no utilizan Google Cloud, PaperCut (en la versión 17) lanzó una serie de aplicaciones para que todos los usuarios, sin importar el dispositivo que usen, puedan imprimir y ser a su vez monitoreados.

—¿Cuándo debe considerarse el uso de PeperCut? ¿Cuáles son los verticales y casos de uso donde la solución tiene más sentido?

—PaperCut es usado en estudios jurídicos que tienen desde 25 usuarios, donde ayuda a los abogados, no sólo a saber cuánto imprimieron y copiaron, sino también a facturar luego de que los casos son finalizados a sus clientes las impresiones y copias que hicieron todos los miembros del buffet. También resulta apropiado para PyMEs y empresas desde 50 usuarios en adelante. Los motivos varían, y van desde dividir costos entre distintas gerencias, a tener impresión segura para evitar cualquier tipo de filtración de datos, y también para retirar los trabajos en cualquier equipo disponible (Follow Me). En colegios, permite que los chicos puedan imprimir desde sus casas, o desde sus dispositivos móviles, tabletas o computadoras personales, y retirar los trabajos con un sistema de créditos (que se pueden recargar en la librería del establecimiento, por ejemplo). También en esos casos ofrecemos lectoras de tarjetas que son compatibles con las tarjetas SUBE para autenticarse frente al equipo y no teclear el PIN en los mismos.

Acerca de Alejandro Alonso

Alejandro Alonso
Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

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