Sábado 24 de junio de 2017
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Cómo lograr un almacenamiento seguro y colaborativo en las PyMEs

El almacenamiento, manejo y protección de los datos confidenciales es un proceso complejo. Con presupuesto ajustado y un, generalmente, inexistente departamento de TI, implementar una solución robusta de almacenamiento es todo un desafío. Las pequeñas empresas necesitan una solución de almacenamiento seguro que a la vez ofrezca acceso a la nube, con capacidad de copia de seguridad local y escalable (es decir, robusta como para satisfacer las necesidades actuales y flexible para crecer y adaptarse a las demandas futuras).

Hernán Franco, Senior Sales Manager de WD Cono Sur
Hernán Franco, Senior Sales Manager de WD Cono Sur

Western Digital (WD) propone cinco pasos que una pequeña empresa debe realizar para establecer y mantener un sistema de gestión de archivos fuerte, rápido y adaptable:

  1. Identificar las necesidades y crear un plan: determinar el tipo de acceso y la gestión correspondiente a las necesidades del negocio. ¿El equipo de ventas necesita tener acceso a los documentos fuera de la oficina, o el equipo de servicio al cliente tiene que ser capaz de revisar los registros completos de los clientes en un momento exacto? Lo primero es identificar quién en la organización necesita acceso a qué datos y desarrollar un plan acorde. El plan de gestión de archivos debe incluir quién gestionará el contenido y será responsable por las copias de seguridad de datos, y tiene acceso a la información. El plan también ayudará a determinar cuáles soluciones de almacenamiento de hardware se adaptan mejor a sus necesidades.
  1. Establecer un servidor de almacenamiento escalable: el dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS) es una solución fácil y asequible que permite a los usuarios designados compartir y acceder a archivos desde múltiples ordenadores y dispositivos. En lugar de depender de cables USB, los usuarios pueden acceder, vía Wi-Fi, a los datos en la nube personal de la empresa y realizar allí las copias de seguridad. Incluso, es posible elegir una unidad de almacenamiento que proporcione la capacidad de administrar permisos y accesos por carpetas. Y para maximizar la inversión, es importante considerar que la solución sea escalable: unidades de almacenamiento como WD Red de Western Digital, se diseñan con alta compatibilidad permitiendo que a medida que crece el negocio, sea fácil aumentar el número de usuario con acceso. Con discos duros como WD Red es simple compartir de manera rápida los archivos y carpetas con copias de seguridad fiable, y además ofrece un software que permite una perfecta integración con la infraestructura de red existente.
  1. Optimizar el sistema para maximizar performance. Hay que asegurarse de mantener toda la red actualizada antes, durante y después de la instalación de un servidor de almacenamiento. Un “saludable” ecosistema de discos rígidos, router y unidades módem son cruciales para la performance del sistema.
  1. Habilitar y gestionar el acceso de usuarios. Al almacenar los datos sensibles de la empresa, las restricciones de acceso y seguridad son la principal preocupación. La recomendación es un sistema de almacenamiento que permita manejar de forma simple accesos y restricciones. Las pequeñas empresas tratan de crecer rápidamente, lo que significa que las funciones y responsabilidades cambian con frecuencia: aunque exista rotación de empleados, es vital asegurarse de tener un control total sobre todos los datos.
  1. Desarrollar una buena estrategia para la nomenclatura de archivos y la estructura de carpetas. Mantener un sistema de almacenamiento centralizado y organizado reduce riesgos de error en la administración. “Documento A” u “Hoja de cálculo 3” son nombres inservibles cuando se está buscando a través de cientos de documentos: usa nombres significativos y en lo posible, cortos. Para ayudar con el control de versiones, emplear un sistema inicial de fecha que indique cuando y quién actualizó por última vez el documento. También es útil designar carpetas específicas para Finanzas, Ventas, y Operaciones.

“Esta serie de ítems a seguir pueden contribuir a que las pequeñas empresas accedan a un sistema de almacenamiento seguro, colaborativo y rápido, siempre y cuando cuenten con un dispositivo de almacenamiento acorde a sus necesidades. En este sentido, Western Digital cuenta con una amplia gama de discos para los diferentes intereses de cada negocio”, explicó Hernán Franco, Senior Sales Manager para Cono Sur de WD.

Según Franco, “quien se ocupe de la seguridad y las copias de respaldo, deberá tener el conocimiento técnico suficiente, así como saber qué tipo de archivos son sensibles para la compañía y deben mantenerse protegidos, comprendiendo las necesidades del negocio. Por otro lado, tiene que saber qué personas necesitan acceso a qué archivos, y si estos documentos serán utilizados fuera o dentro de la empresa. A su vez, deberá tratarse de una persona organizada, que esté capacitada para mantener centralizada la información y los accesos a los archivos”.

—¿Cómo debería ser la política de esta salvaguarda? ¿Qué archivos es necesario respaldar y cuáles otros se podrían recuperar de otra forma?

—Las políticas de almacenamiento y respaldo deben contemplar que todos los documentos importantes estén debidamente protegidos para evitar accesos indeseados, así como doblemente respaldados para asegurar que ninguna información se pierda. En ese sentido, el primer paso es identificar quién en la organización necesita acceso a qué datos y desarrollar un plan acorde. El plan de gestión de archivos debe incluir quién gestionará el contenido y será responsable por las copias de seguridad de datos, y quiénes tendrán acceso a la información, con cuanta frecuencia, desde que dispositivos, etc. Ese plan ayudará a determinar cuáles son las soluciones de almacenamiento que se adaptan mejor a las necesidades de la organización.

—¿Qué utilidad tiene la nube en el proceso de respaldo (aun teniendo un NAS en la red local)?

—El dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS) es una solución fácil y accesible que permite a los usuarios autorizados compartir y acceder a archivos desde múltiples ordenadores y dispositivos. Así, los usuarios pueden acceder vía Wi-Fi a los datos y documentos alojados en la nube personal de la empresa y realizar allí las copias de seguridad. Con un NAS se transfieren, fácil y rápidamente, grandes cantidades de datos al dispositivo a través de la red local, a los que se puede acceder remotamente utilizando una aplicación de escritorio o móvil gracias a la característica de la nube personal. En general, los servicios de nube personal ofrecidos por los dispositivos NAS son gratuitos e independientes de la plataforma empleada, de manera que se puede acceder a los datos desde una PC portátil Windows o Mac, así como desde dispositivos de mano que funcionen con iOS o Android. Y como el NAS reside en la oficina, la ventaja añadida es que nunca se pierde el control de los datos y siempre están en un lugar seguro. La nube pública, por su parte, puede ser una alternativa complementaria a un sistema de almacenamiento NAS, ubicando una copia de seguridad alternativa en un servidor remoto. Sin embargo, aquí es importante recordar que los servicios de nube pública no permiten controlar donde se alojan los datos, y requieren pagos para mantención de cantidades aceptables de almacenamiento.

Acerca de Pamela Stupia

Pamela Stupia
Editora de ITSitio para toda la región. Comenzó su camino en medios gráficos y digitales hace más de 10 años. Escribió para diario La Nación y revista Be Glam del mismo grupo.

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