Sábado 22 de julio de 2017
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Coca-Cola: Resolviendo el desafío de los sistemas legados en la industria de bebidas

En 2012, Coca-Cola cumplió setenta años en la Argentina. La primera distribuidora de fue Reginald Lee (fundada en 1942), empresa que pocos años después crearía la primera planta embotelladora. Hoy Reginald Lee cuenta con nueve líneas de producción y atiende a unos 28.000 comercios del Sur del Gran Buenos Aires (Quilmes, Berazategui, Florencio Varela, Almirante Brown), La Plata, Gran La Plata, Partido de la Costa, Villa Gesell, Mar del Plata, Necochea, Tandil, Cañuelas y Lobos, abasteciendo así la demanda de unos 4,5 millones de personas.

Roberto Rolón, gerente de Sistemas en Coca-Cola Reginald Lee, recuerda que su compañía arrastraba un software para AS/400 que rondaba la obsolescencia (el Facil400, desarrollado en RPG). Era costoso de mantener (y con el tiempo se había quedado sin soporte del proveedor), y no permitía actualizaciones (por ejemplo, las relacionadas con la cambiante realidad impositiva) ni funciones nuevas. “No teníamos siquiera el código-fuente, y lo poco que tenía no necesariamente se correspondía con lo que estábamos usando”. Las funciones faltantes estaban desarrolladas satelitalmente en planillas de Excel. Entre otras carencias, el software tampoco tenía Gestión de la Producción. Para pedidos, stock, entregas y facturación, Reginald Lee utilizaba (y todavía utiliza) Basis2, también sobre el AS/400. La ventaja de usar la infraestructura basada en AS/400 reside en que estos procesos son críticos, por lo que se requieren equipos capaces de soportar inmensas cargas de trabajo en determinados momentos del día. La planificación y distribución hoy se hace con Roadnet.

Para afrontar el proceso de cambio, la embotelladora decidió en primer término tomar un software para la gestión de Producción y Almacenes. Esta era, en palabras de Rolón, el área más abandonada, porque Basis2 tenía un módulo “engorroso” para esta tarea (por lo que había quedado descartado), y se venía utilizando un desarrollo propio, con resultados poco satisfactorios. Fue la misma gente de Producción quienes tuvieron a su cargo la elección del proveedor más adecuado. Entre las postuladas en su momento se presentaron JDE, Datasul y Adonix/Sage X3. Si bien la corporación Coca-Cola impulsa SAP (un template llamado Coke One), pero los decisores de Reginald Lee consideran que evitar esa opción les está ahorrando mucho dinero en materia de consultoría.

La búsqueda para Producción estaba orientada a un producto de software que se adaptara al negocio, que estuviera basado en tecnologías actuales, que incluyera mejores funcionalidades y un soporte rápido, que permitiera una mejora en la trazabilidad de materiales y procesos (lo que se conoce como MRP), que además ofreciera una localización impositiva confiable, y que permitiera —luego de su implementación— la eliminación del software satélite. La opción elegida fue Sage X3.

Además del reconocimiento que tiene tanto la plataforma como el implementador, algunas de las razones esgrimidas para esta elección fueron:

  • Adaptabilidad a la forma operativa de trabajo.
  • Posibilidad de Internacionalización.
  • Multi-Idioma, Multi-Empresa, Multi-Legislación.
  • Soporte satisfactorio.
  • Inversión Constante en I+D por parte de los proveedores de la tecnología.
  • Poder realizar desarrollos/adaptaciones sin perderlos en migraciones posteriores.
  • Relación Costo-Beneficio.

“Las implementaciones se dieron en dos etapas, arrancando en 2008 con Producción y Almacenes, y abarcando en una segunda fase posterior (en 2015) Contabilidad General, Impuestos, Compras, Proveedores y Tesorería. “Seguimos completando Bienes de Uso y la parte bimonetaria” – Roberto Rolón, Coca-Cola.

Tiempos implementacion Sage X3

 

El despliegue de ambas fases siguió un modelo predictivo (en oposición a los modelos adaptativos, ágiles). Un punto especialmente sensible para Reginald Lee, acota Rolón, fue el de Cajas, dado el volumen de facturación que tienen (de 7000 a 8000 facturas diarias en temporada baja, con picos de 13.000 en temporada alta: desde diciembre hasta abril del año siguiente). Estas facturas deben estar listas en el horario en que salen los camiones a entregar los pedidos, por lo que se acumula una importante carga de procesamiento en esa franja de tiempo (de 11.00 a 16.00). “El software debe ser lo suficientemente rápido y robusto como para atender este nivel de demanda”. El desarrollo de Cajas, a causa del alto grado de customización y de su criticidad, se hizo en paralelo al despliegue predictivo de los módulos administrativos, pero utilizando metodologías ágiles, precisó Xavier Buxade, Professional Services Manager en Adonix Argentina, quien también destacó que el nivel de soporte brindado en la actualidad acompaña esta criticidad del área de Cajas.

Una de las dificultades que debieron afrontar tanto los responsables de Sistemas, como la gente de Adonix, se relaciona con la cultura del usuario de sistemas basados en AS/400 (la mecánica de la carga de formularios sobre pantalla verde, las diferencias entre los teclados, la rapidez en la respuesta del sistema). Allí se preveía cierta resistencia, pero con el correr del tiempo y con el aporte de las ventajas introducidas por Sage X3, la cuestión se fue disolviendo. Una gran ventaja, comenta Rolón, “es que tuvimos usuarios muy comprometidos”. En principio, la parte de Producción y Almacenes fue concebida para poco más de 20 usuarios concurrentes, pero en la actualidad (ya sumada la gente que se ocupa de la administración) hay 45.

Los retos “superados” incluyeron:

  • Usuarios clave acostumbrados al “desarrollo a medida”.
  • Temporada alta desde diciembre hasta abril, lo que obligó a demorar algunos despliegues.
  • Desarrollo clave de Gestión de Cajas.
  • Integración con Controladores Lógicos (PLC), que se utilizan en el proceso de llenados de envases y cuya información impacta en el stock. Hoy, Sage X3 también “conversa” con Basis2.
  • Alto volumen de transacciones.
  • Distribución geográfica de las locaciones (8 depósitos, de los cuales 4 son cabecera: La Plata, Mar del Plata, Lobos y Ranelagh).

Los beneficios que aportó Sage X3 (hoy se utiliza la versión 5) junto con el servicio de Adonix, incluyen:

  • Versatilidad y velocidad.
  • MRP confiable y ágil.
  • Muy buen soporte telefónico y remoto.
  • No encontramos limitaciones para la parametrización y uso
  • Módulo de Seguridad y Auditoria por usuario muy fuerte.
  • Exportación de todos los datos impositivos necesarios.
  • Mejoraron los tiempos y los procesos.
  • Facilidad de uso.
  • Se evitó la duplicidad de tareas.
  • Muy buena integración del sistema Adonix a la forma de trabajo de Reginald Lee.

Los responsables del despliegue atribuyen el éxito del proyecto a la flexibilidad del Sage X3, a la predisposición al cambio de los involucrados, al fuerte compromiso del equipo del proyecto y al gran conocimiento de los procesos por parte usuarios clave, además del expertise que Adonix aportó en materia de producto y procesos.

Acerca de Alejandro Alonso

Alejandro Alonso
Periodista especializado en ciencia y tecnología. Trabajó en publicaciones como Banqueros & Empresarios, Telecomunicaciones & Negocios, Customer Service, Prensa Económica, Computerworld, e Insider, entre otras.

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